7.6.1.1
Conoscere alcune tecniche per gestire efficacemente i messaggi, come creare e nominare cartelle, spostare messaggi nelle cartelle più adatte, cancellare i messaggi non desiderati, usare indirizzari.

La Posta Elettronica è diventato uno degli strumenti informatici più utilizzati da chi utilizza il computer. Una volta configurata la propria casella e-mail è possibile ricevere e accumulare in breve tempo molti messaggi. Per questo motivo è molto importante gestire i messaggi in modo efficace, organizzandoli e archiviandoli in modo ordinato per facilitare successivamente la ricerca dei messaggi più importanti.

Outlook Express mette a disposizione dell’utente cinque cartelle di archivio dei messaggi.
La cartella Posta in arrivo contiene i messaggi ricevuti.
La cartella Posta in uscita contiene i messaggi che devono essere inviati.
Posta inviata conserva i messaggi spediti.
La cartella Posta eliminata contiene i messaggi eliminati che sono conservati temporaneamente finchè l’utente non intenda cancellarli definitivamente.
Infine, la cartella Bozze viene utilizzata per le mail ancora in fase di preparazione o revisione.

Oltre alle cartelle predefinite di Outlook Express, per facilitare l’organizzazione dei messaggi ricevuti e spediti è possibile creare e nominare altre cartelle e sottocartelle nelle quali spostare e archiviare gruppi di messaggi in modo ordinato.

E’ suggeribile eliminare i messaggi poco significativi e la posta inutile per mantenere in ordine i messaggi più importanti e per ridurre lo spazio occupato sul disco dove la posta è memorizzata.

7.6.2.1
Creare un nuovo indirizzario/ lista di distribuzione.

Una rubrica ben organizzata ed aggiornata è sicuramente uno degli strumenti più efficaci per gestire i messaggi e-mail. La rubrica corrisponde all’archivio dove vengono memorizzati gli indirizzi e-mail. Il pulsante Rubrica è disponibile sulla barra degli strumenti.
La finestra della rubrica, in modo predefinito, si presenta suddivisa in due aree. Nel riquadro a sinistra è visualizzata l’organizzazione in cartelle e sottocartelle dell’archivio indirizzi, nel riquadro a destra è invece disponibile l’elenco dei contatti presenti nella cartella selezionata.

Per inserire un nuovo indirizzo nell’archivio, seleziona il pulsante Nuovo, quindi Contatto. Si apre sullo schermo una finestra articolata in diverse schede, per mezzo delle quali puoi inserire diverse informazioni relative al tuo nuovo contatto.

Inserisci i dati relativi al nome e cognome e nella casella Indirizzi di posta elettronica, digita l’indirizzo e-mail da memorizzare. Premi il pulsante Aggiungi, quindi OK per confermare il tuo inserimento.

Il nuovo contatto viene inserito nell’elenco, se desideri lo puoi selezionare e trascinare nella casella dell’archivio più appropriata. Gli indirizzi presenti nella tua rubrica possono essere organizzati il liste di distribuzione. Premi il pulsante Nuovo, quindi Gruppo.

Nella finestra che appare, digita il nome che intendi assegnare alla lista di distribuzione che stai creando. Puoi utilizzare il pulsante Seleziona per aggiungere contatti al gruppo, selezionando i nominativi dalla rubrica. Nella finestra di dialogo che appare, nel riquadro a sinistra, è disponibile l’elenco di tutte le voci presenti in Rubrica, scegli i nomi dei contatti che desideri includere nel gruppo, quindi premi Seleziona per aggiungere i membri alla lista.

Terminata la selezione dei membri del gruppo, premi il pulsante OK per confermare le tue impostazioni. Ricorda che un contatto memorizzato in rubrica, se desideri, può appartenere a diverse liste di distribuzione.

7.6.2.2
Aggiungere un indirizzo all’elenco.

Se desideri aggiornare l’elenco di una lista di distribuzione, aggiungendo un indirizzo, per prima cosa devi aprire la rubrica. Una lista di distribuzione viene contraddistinta da una particolare icona che rappresenta un gruppo. Individua la lista di distribuzione che desideri aggiornare e aprila con un doppio clic del mouse.

In alternativa, seleziona il gruppo e clicca il pulsante Proprietà disponibile sulla barra degli strumenti, oppure posiziona il puntatore del mouse sull’icona del gruppo e clicca il tasto destro del mouse, quindi nel menu di scelta rapida che appare seleziona la voce Proprietà.

Nella finestra che appare utilizza il pulsante Nuovo contatto per inserire le informazioni relative ad un nuovo indirizzo, utilizza invece il pulsante Seleziona se l’indirizzo che intendi aggiungere in elenco è già presente nella rubrica ma non è ancora stato inserito nel gruppo.

Al termine premi il pulsante OK per confermare il tuo inserimento.

7.6.2.3
Cancellare un indirizzo dall’elenco.

Se desideri aggiornare l’elenco di una lista di distribuzione, cancellando un indirizzo, per prima cosa devi aprire la rubrica. Una lista di distribuzione viene contraddistinta da una particolare icona che rappresenta un gruppo. Individua la lista di distribuzione che desideri aggiornare e aprila con un doppio clic del mouse.

In alternativa, seleziona il gruppo e clicca il pulsante Proprietà disponibile sulla barra degli strumenti, oppure posiziona il puntatore del mouse sull’icona del gruppo e clicca il tasto destro del mouse, quindi nel menu di scelta rapida che appare seleziona la voce Proprietà. Nel riquadro membri della finestra che appare, seleziona il nominativo che intendi cancellare e premi il pulsante Rimuovi.

Premi OK per confermare la tua impostazione.

7.6.2.4
Aggiornare un indirizzario con la posta in arrivo.

Un altro metodo per aggiornare un indirizzario consiste nel memorizzare gli indirizzi e-mail presenti nella posta in arrivo. Seleziona con il tasto destro del mouse il messaggio di posta e seleziona la voce Aggiungi il mittente alla Rubrica.

Dopo aver aperto un messaggio ricevuto, fai un doppio clic direttamente sull’indirizzo del mittente che desideri archiviare. Viene automaticamente visualizzata la finestra Proprietà del contatto, premi il pulsante Aggiungi alla rubrica per memorizzare questo nuovo indirizzo nell’elenco. Completa le diverse schede inserendo i dati che ritieni utili, quindi OK per confermare il tuo inserimento.

Esistono dei metodi più rapidi, che rendono automatico il processo di generazione dei contatti nella rubrica. Se desideri che tutti i destinatari ai quali spedisci messaggi e-mail vengano aggiunti in automatico alla rubrica, attiva il menu Strumenti e seleziona la voce Opzioni. Posizionati nella scheda Invio e seleziona la casella di opzione: Aggiungi automaticamente i destinatari delle risposte alla rubrica.

Con i metodi automatici, l'unica informazione registrata per un determinato utente è l'indirizzo di posta elettronica.
Se intendi completare il contatto con altre informazioni devi aprire la Rubrica premendo il pulsante posto sulla barra degli strumenti, seleziona il nome dell'utente del quale desideri inserire informazioni più dettagliate, fai doppio clic o premi il pulsante Proprietà. Si apre la finestra di dialogo Proprietà dove potrai inserire le informazioni nelle varie schede. Per confermare premi alla fine OK.

7.6.3.1
Cercare un messaggio per mittente, oggetto, contenuto.

Per cercare un messaggio, soprattutto quando il programma di posta ne contiene tanti, puoi utilizzare lo strumento di ricerca che può essere avviato in diversi modi. Premi il pulsante Trova sulla barra degli strumenti, oppure entra nel menu Modifica seleziona la voce Trova e dal sottomenu seleziona Messaggio.

In alternativa premi con il tasto destro del mouse su una delle cartelle e dal menu di scelta rapida che compare scegli Trova. Con la tastiera puoi avviare la ricerca premendo la combinazione di tasti Ctrl+Maiusc(maiuscolo)+F.

Si apre la finestra Trova Messaggio con la quale puoi compiere ricerche secondo molti criteri diversi.
Innanzi tutto è presente la casella Cerca in: dove puoi impostare la cartella all’interno della quale effettuare la ricerca. Premendo sul pulsante Sfoglia scegli nella finestra di Outlook Express, la cartella dove intendi compiere la ricerca e premi OK.

Si possono filtrare i messaggi in base al mittente, al destinatario, al titolo del messaggio o al testo in esso contenuto. Per impostare un criterio di ricerca puoi compilare le caselle Da:, A:, Oggetto: e Messaggio:. In questo modo puoi cercare i messaggi ricevuti o inviati da un determinato mittente, oppure messaggi con un determinato oggetto o che contengono un testo particolare.

Per affinare la ricerca puoi utilizzare più criteri contemporaneamente. Allo stesso modo puoi restringere il campo di ricerca ad un intervallo di tempo, sulla base della data di ricezione attivando i menu a tendina Ricevuto prima del e Ricevuto dopo il. Puoi anche limitare la ricerca ai messaggi con allegati o contrassegnati, selezionando le relative caselle di controllo.

Una volta impostati tutti i criteri, per avviare la ricerca premi il pulsante Trova. Al termine in un riquadro sottostante puoi visualizzare l’elenco di tutti i messaggi che Outlook Express è riuscito a individuare. Per aprire i messaggi presenti in questo elenco, è sufficiente fare doppio clic su di essi, oppure premi il tasto destro sul messaggio selezionato e dal menu di scelta rapida che appare scegli Apri.

7.6.3.2
Creare una nuova cartella di posta.

Per creare una nuova cartella di posta, posizionati per prima cosa nella cartella all’interno della quale intendi inserirla. Dal menu File seleziona Nuovo e poi Cartella, oppure premi il tasto destro del mouse sulla cartella, all'interno della quale desideri creare la sottocartella e dal menu di scelta rapida, che appare premi la voce Nuova cartella….
In alternativa tieni premuti i tasti Ctrl+Maiusc (maiuscolo) e poi premi il tasto E.

Si apre la finestra di dialogo Creazione nuova cartella. Assegna un nome alla nuova cartella e nell'area Crea come sottocartella di, seleziona una cartella già esistente per stabilire la posizione che deve assumere la sottocartella. A questo punto premi OK.

7.6.3.3
Spostare messaggi in una nuova cartella.

Come accade per i file in Esplora Risorse, per spostare un messaggio in un'altra cartella è sufficiente selezionarlo con il mouse e trascinarlo.
In alternativa, premi il tasto destro del mouse sul messaggio selezionato, scegli la voce Sposta nella cartella… e decidi in quale cartella intendi spostarlo.

In altro modo, dopo aver selezionato il messaggio apri il menu Modifica e scegli Sposta nella cartella…, oppure tieni premuti i tasti Ctrl+Maiusc(maiuscolo) e poi premi il tasto V.

Se desideri spostare più messaggi contemporaneamente, per prima cosa devi selezionarli.Per selezionare messaggi che sono contigui, seleziona con un clic del mouse il primo messaggio, quindi premi il tasto Alt e mantenendolo premuto, seleziona l’ultimo file.

Per selezionare messaggi che non sono contigui, seleziona con un clic del mouse il primo messaggio, quindi premi il tasto CTRL e mantenendolo premuto, seleziona tutti gli altri messaggi che desideri spostare.

Dopo aver compiuto la selezione, utilizza il metodo che ti è più comodo per procedere con lo spostamento.

7.6.3.4
Ordinare i messaggi per nome, per data.

Dopo aver ricevuto dei messaggi, questi vengono aggiunti all’elenco di quelli già presenti nella cartella Posta in arrivo. Tutti i messaggi possono essere ordinati in ordine crescente o decrescente secondo alcuni criteri come la data di ricezione, la dimensione del messaggio o l’ordine alfabetico del mittente o del destinatario.

All’interno della cartella l’ordinamento può essere effettuato facendo clic sulle intestazioni di colonna.
In base alla colonna sulla quale fai clic, i messaggi vengono ordinati in ordine crescente o decrescente. L’ordine può essere alfabetico, se ad esempio selezioni la colonna “Oggetto”, oppure l’ordine è espresso in funzione del tempo di ricezione se la colonna selezionata è quella che riporta data e ora in cui si è ricevuta l’e-mail.

La colonna selezionata per la quale è definito l’ordinamento dei messaggi presenta accanto all’intestazione una freccia. Quando la freccia è rivolta verso l’alto i messaggi sono ordinati in modo crescente, se la freccia è rivolta verso il basso, lo sono in modo decrescente. Facendo clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione di una colonna appare un menu di scelta rapida dal quale puoi scegliere Ordine crescente oppure Ordine decrescente.

In alternativa all'utilizzo del mouse, seleziona la cartella che desideri ordinare, apri il menu Visualizza e scegli la voce Ordina per. Nel menu che compare scegli il campo per il quale intendi ordinare i messaggi.
Dallo stesso menu puoi scegliere Ordine crescente o Ordine decrescente.

7.6.3.5
Cancellare un messaggio.

Ci sono molti modi per eliminare un messaggio. Puoi selezionarlo con il mouse e premere il tasto Canc, oppure il tasto Elimina presente sulla barra degli strumenti. In alternativa trascinalo tenendo premuto il pulsante del mouse nella cartella Posta eliminata.

L’eliminazione è possibile anche se premi il tasto destro sul messaggio e dal menu a scelta rapida scegli Elimina, oppure selezionalo, apri il menu Modifica e scegli Elimina.

Con la tastiera dopo aver selezionato il messaggio, puoi eliminarlo premendo la combinazione di tasti Ctrl + D.

Se desideri cancellare più messaggi contemporaneamente, per prima cosa devi selezionarli. Per selezionare messaggi che sono contigui, seleziona con un clic del mouse il primo messaggio, quindi premi il tasto Alt e mantenendolo premuto, seleziona l’ultimo file.

Per selezionare messaggi che non sono contigui, seleziona con un clic del mouse il primo messaggio, quindi premi il tasto CTRL e mantenendolo premuto, seleziona tutti gli altri messaggi che desideri cancellare.

Dopo aver compiuto la selezione, utilizza il metodo che ti è più comodo per procedere con l’eliminazione dei messaggi, che verranno spostati nella cartella Posta eliminata.

Per cancellare in modo definitivo un messaggio di posta è necessario posizionarsi nella cartella Posta eliminata e ripetere le operazioni di selezione ed eliminazione del messaggio. In modo predefinito infatti, Outlook Express non elimina in modo definitivo i messaggi che intendi cancellare, ma in modo analogo a quanto avviene per il Cestino del Sistema Operativo, i messaggi cancellati vengono conservati nella cartella Posta eliminata.

Se desideri modificare questa impostazione, attiva il menu Strumenti e seleziona il comando Opzioni.
Posizionati nella scheda Manutenzione e seleziona la casella di opzione Svuota la cartella Posta eliminata all’uscita. In questo modo i messaggi presenti nella cartella Posta eliminata vengono definitivamente eliminati ogni volta che chiudi il programma Outlook Express.

7.6.3.6
Recuperare un messaggio dal cestino.

I messaggi eliminati vengono spostati nella cartella Posta eliminata, dalla quale tuttavia possono essere ancora recuperati. Infatti se si cancella un messaggio per errore puoi aprire questa cartella e riportare il messaggio nella cartella di origine.

Per recuperare un messaggio eliminato, apri la cartella Posta eliminata, quindi trascina il messaggio nella cartella Posta in arrivo o in un'altra cartella.

7.6.3.7
Svuotare il cestino.

Se vuoi eliminare definitivamente tutti i messaggi cancellati, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella Posta eliminata, quindi dal menu di scelta rapida seleziona Svuota cartella Posta eliminata. ln questo caso prima di procedere Outlook Express propone all’utente una finestra di avviso con la domanda “Eliminare in modo permanente il contenuto della cartella Posta eliminata?”. Rispondendo sì i messaggi saranno cancellati definitivamente.

In alternativa apri il menu Modifica e scegli l'opzione Svuota cartella Posta eliminata.

Se non desideri che i messaggi rimangano archiviati nella cartella Posta eliminata quando esci dall'applicazione di Outlook Express, entra nel menu Strumenti e scegli Opzioni. Nella scheda Manutenzione seleziona la casella di controllo Svuota la cartella Posta eliminata all'uscita.

7.6.4.1
Visualizzare l’anteprima di stampa di un messaggio.

Outlook Express non permette la visualizzazione dell'anteprima di stampa di un messaggio. Questa opzione è invece disponibile in altri programmi di gestione della posta elettronica, ad esempio in Microsoft Outlook. Dal menu File puoi selezionare il comando Anteprima di stampa per accedere alla finestra di anteprima dalla quale è possibile modificare i parametri di impostazione della pagina prima di procedere alla stampa.

Per stampare i messaggi di posta elettronica dal menu File scegli la voce Stampa. Dalla finestra di dialogo puoi decidere le diverse opzioni di stampa possibili. Se invece si preme direttamente il pulsante Stampa presente sulla barra degli strumenti, la stampa procede immediatamente senza accedere alla relativa finestra.

7.6.4.2
Scegliere tra opzioni di stampa come: messaggio intero, testo selezionato, numero di copie, e stampare.

Per visualizzare le opzioni di stampa, seleziona nel menu File la voce Stampa. Le opzioni presenti nella finestra di dialogo sono relative alla Stampante, alle Pagine da stampare, e al Numero di copie.

Nel riquadro Pagine da stampare stabilisci quali sono gli elementi da stampare: seleziona Tutte, per stampare tutte le pagine che compongono il messaggio. Scegli Pagina corrente, per stampare solo la pagina in cui è posizionato il cursore al momento della stampa. Seleziona Pagine, per specificare le pagine o un intervallo di pagine da stampare. Per impostare la stampa di un intervallo di pagine, inserisci il trattino tra il numero della prima pagina e il numero dell’ultima.

Nel casella Numero di copie inserisci il numero di copie che desideri stampare, oppure utilizza i pulsanti freccia per incrementare o diminuire il valore impostato.

L’opzione Fascicola è utile nel caso della stampa di più copie, perché permette di stampare le intere copie del documento, e non prima tutte le pagine 1, poi 2, poi 3, ecc…

Nel riquadro Seleziona stampante appare la stampante predefinita, che presenta un simbolo di spunta su sfondo nero.
Se hai configurato diverse stampanti puoi scegliere quale utilizzare tra quelle presenti.
Premi il pulsante Stampa per procedere con la stampa.

Esiste anche un’opzione denominata Stampa su file che permette di salvare il documento in un formato che può essere utilizzato anche da un'altra stampante.