6.6.1.1
Selezionare il corretto formato della presentazione, quale lavagna luminosa, volantino, diapositiva da 35mm, presentazione su schermo.

La presentazione che hai realizzato puoi renderla disponibile al tuo pubblico proiettandola sul monitor del computer oppure su una schermo di dimensioni maggiori, utilizzando un videoproiettore. In questo caso attiva il menu File e seleziona il comando Imposta pagina per impostare nella casella Formato diapositive, la voce Presentazione su schermo.

Tuttavia potrebbe essere necessario valutare altri formati utili di presentazione: quali diapositive da 35 mm e lucidi per lavagna luminosa. In questo caso tutte le animazioni e gli effetti inseriti nel programma si perderanno.

Puoi valutare anche di stampare su carta la tua presentazione come se fosse un volantino, per agevolare il ricordo della presentazione stessa. In questo caso puoi decidere di stampare da una fino a nove diapositive per pagina. L’opzione, tre diapositive per pagina, comprende uno spazio righe riservato agli eventuali appunti personali.

Su carta puoi decidere di stampare le singole Diapositive o la Pagina note, sulla quale viene visualizzata la diapositiva e nello spazio sottostante le relative Note. Questo tipo di stampa può essere utile al relatore.

6.6.1.2
Usare gli strumenti di controllo ortografico ed eseguire le modifiche, quali correggere gli errori, cancellare le ripetizioni.

In modo predefinito PowerPoint riconosce eventuali errori ortografici e i termini che non sono presenti nel vocabolario interno al programma e li presenta sottolineati di rosso. Quindi, se non hai modificato le impostazioni, mentre digiti il testo, eventuali errori di battitura sono facilmente individuabili e li puoi correggere immediatamente durante il lavoro.

Clicca con il testo destro del mouse sulla parola che presenta la sottolineatura ondulata rossa per visualizzare il menu di scelta rapida. Nel menu è presente l’elenco dei termini corretti da utilizzare in sostituzione dell’errore. Puoi selezionare la parola, con cui sostituire il termine errato, scegliendola tra i suggerimenti del correttore, qualora ne abbia individuato, oppure mediante l’opzione Ignora tutto puoi scegliere di non correggere la parola in questa occasione e anche le successive volte in cui dovesse comparire nella presentazione. Il comando Aggiungi ti permette di inserire il termine che comunque risulta corretto e di uso frequente nel dizionario utilizzato dal programma.

Puoi attivare la finestra Controllo ortografia selezionando il relativo comando presente nel menu di scelta rapida, oppure sulla barra degli strumenti Standard è disponibile il pulsante Controllo ortografia. In alternativa, attiva il menu Strumenti e scegli il comando Controllo ortografia. Se preferisci utilizzare la tastiera premi il tasto funzione F7.

Viene avviato il controllo ortografico e appare la finestra di dialogo che mostra, nella casella Non nel dizionario, dove è stato rilevato l’errore. La casella Suggerimenti offre le correzioni alternative. Nella casella Cambia in è inserita la scelta consigliata dal programma.

Per apportare le correzioni al testo devi selezionare una delle correzioni proposte, quindi clicca il pulsante Ignora se ritieni che il termine inserito in quel contesto è corretto, ma desideri che il programma ti segnali nuovamente la parola se fosse presente in un’altra parte della presentazione. L’opzione Ignora tutto ti permette di non correggere la parola in questa occasione e anche le successive volte in cui dovesse comparire. In modo analogo si comportano i comandi: Cambia e Cambia tutto. Ti consentono cioè di cambiare il termine errato solo nella porzione di testo in cui è segnalato in quel momento, oppure di correggere, in tutta la presentazione, lo stesso errore. Nel caso il correttore trovasse una parola ripetuta due volte, il comando Cambia viene sostituito con Elimina.

Il pulsante Correzione automatica, come definisce il termine stesso, lascia al “giudizio” del correttore l’eliminazione di eventuali errori. In modo automatico il primo suggerimento tra quelli presenti nell’elenco andrà a sostituire il termine ritenuto errato.

6.6.1.3
Aggiungere delle note per chi presenta le diapositive.

Ad ogni diapositiva della tua presentazione puoi aggiungere delle note alle quali puoi fare riferimento per mezzo di una copia stampata o direttamente sul video del computer. Per inserire delle note puoi operare in Visualizzazione Normale, in modalità Pagine note e in modalità Presentazione.

In Visualizzazione Normale hai a disposizione il riquadro delle note. Clicca con il mouse nel riquadro stesso e poi inizia a digitare.

Per operare in modalità Pagine note, per prima cosa seleziona la diapositiva sulla quale vuoi inserire il testo, attiva il menu Visualizza e scegli Pagina note. Clicca il segnaposto di testo per renderlo attivo. Se necessario puoi utilizzare lo strumento Zoom per ingrandire l’area in cui stai lavorando. Procedi inserendo il testo necessario. Se desideri puoi inserire anche disegni, immagini e oggetti grafici.

Per intervenire nelle Pagine note in modalità Presentazione devi visualizzare la relativa diapositiva, cliccare il tasto destro del mouse e scegliere la voce Note del relatore. Nella finestra di dialogo che appare inserisci la nota. Al termine fai clic su Chiudi.

Se desideri inserire un promemoria o un elemento grafico che sia presente in tutte le note delle diapositive, attiva il menu Visualizza, scegli Schema, infine Note. Inserisci l’elemento grafico e il testo necessario in una casella di Testo e premi Chiudi visualizzazione schema al termine. In questo caso il testo inserito e l’elemento grafico appare nella pagina note di ciascuna diapositiva e si aggiunge al testo specifico presente in ogni diapositiva.

6.6.1.4
Modificare l’orientamento della diapositiva: in orizzontale o in verticale. Cambiare le dimensioni della carta.

Terminata la realizzazione di una presentazione, occorre impostare il formato con il quale intendi rendere disponibile il tuo lavoro. Attiva il menu File e seleziona il comando Imposta pagina, nella finestra di dialogo che appare è presente in alto a sinistra la casella Formato diapositive dalla quale puoi scegliere una delle opzioni poste in elenco: Presentazione su schermo, diversi formati per la stampa su Carta, Diapositive 35mm, Lucidi, Striscione.

Se preferisci personalizzare le dimensioni della diapositiva, inserisci direttamente un valore nella casella Larghezza e Altezza, oppure utilizza le frecce per modificare il valore impostato.

Nel relativo riquadro puoi definire l’Orientamento delle Diapositive e delle Note, gli stampati e la struttura. Seleziona con un clic del mouse una delle caselle di opzione, Verticale o Orizzontale nei rispettivi riquadri. Premi OK per confermare le tue impostazioni.

6.6.1.5
Duplicare e spostare diapositive in una presentazione o tra presentazioni aperte.

All’interno di una presentazione, o tra presentazioni aperte, è possibile duplicare e spostare diapositive.
Per poter svolgere queste operazioni devi lavorare nella scheda Diapositive in Visualizzazione normale oppure in Visualizzazione sequenza diapositive.

Il modo più rapido per spostare una diapositiva all’interno della stessa presentazione consiste nel trascinare la diapositiva con il mouse. Clicca sulla diapositiva da spostare, tieni premuto il tasto sinistro e trascina la diapositiva nella nuova posizione. Durante il trascinamento accanto al puntatore un piccolo rettangolo tratteggiato rappresenta la diapositiva in movimento, una riga tratteggiata invece ti indica il punto nel quale viene posizionata la diapositiva al momento del rilascio del pulsante del mouse.

Procedi in modo analogo se desideri duplicare una diapositiva, ma mentre trascini il mouse tieni premuto il tasto CTRL della tastiera. In questo caso durante il trascinamento accanto al puntatore oltre al piccolo rettangolo tratteggiato compare anche il segno + (più).

La stessa operazione di trascinamento può essere effettuata mantenendo premuto il tasto destro del mouse. Al momento del rilascio del tasto destro, scegli dal menù di scelta rapida Sposta o Copia a seconda dell’operazione che vuoi compiere con la diapositiva.

Per duplicare o spostare diapositive puoi anche utilizzare gli strumenti Taglia, Copia, Incolla presenti sulla barra degli strumenti Standard. Seleziona l’elemento da duplicare e premi il pulsante Copia presente sulla barra degli strumenti Standard.

In altro modo, dopo aver compiuto la selezione dell’oggetto puoi attivare il menu Modifica e scegliere il comando Copia, oppure clicca il tasto destro del mouse sull’area selezionata per aprire il menu di scelta rapida e seleziona con un clic il comando Copia.
Utilizzando la tastiera lo stesso comando può essere attivato mediante la combinazione dei tasti CTRL+C che vanno premuti contemporaneamente, oppure tieni premuto ALT, quindi il tasto M e poi C.

Dopo aver selezionato la diapositiva, utilizzando la combinazione dei tasti CTRL+D puoi immediatamente duplicarla, oppure tieni premuto ALT, quindi il tasto M e poi I.

Compiendo l’operazione Copia, visivamente non succede nulla sulla diapositiva, in realtà il programma memorizza l’elemento copiato in un’area temporanea.
Nel Riquadro Appunti vengono memorizzati fino a 24 elementi, distinti per tipologia, mediante un’icona. Per richiamare questo riquadro attraverso il menu Modifica devi scegliere la voce Appunti di Office oppure puoi attivarlo mediante il menu a discesa del Riquadro Attività cliccando sulla voce Appunti.
Utilizzando la tastiera devi premere contemporaneamente la combinazione dei tasti CTRL+C+C (la lettera C va premuta due volte di seguito) oppure in alternativa tieni premuto ALT, quindi il tasto M e poi D.

Una volta copiato l’elemento da duplicare posizionati con il mouse nella nuova posizione in cui desideri inserirlo. Premi il pulsante Incolla presente sulla barra degli strumenti standard.

In alternativa puoi attivare il menu Modifica e scegliere il comando Incolla, oppure clicca il tasto destro del mouse per aprire il menu di scelta rapida e seleziona con un clic il comando Incolla.
Utilizzando la tastiera lo stesso comando può essere attivato mediante la combinazione dei tasti CTRL+V che vanno premuti contemporaneamente, oppure tieni premuto ALT, quindi il tasto M e poi O.

Se utilizzi il Riquadro Appunti, dopo aver posizionato il cursore nel punto in cui vuoi inserire il grafico o l’oggetto, premi l’icona dell’area appunti rappresentante l’elemento da “incollare”. L’elemento selezionato viene subito inserito al centro della presentazione, intervieni per ridimensionarlo e spostarlo nella corretta posizione.

Le operazioni di Taglia, Copia e Incolla possono essere effettuate anche tra presentazioni attive, infatti l’area Appunti rimane valida anche se ci si sposta da una presentazione all’altra. Il modo di procedere rimane identico. Seleziona l’elemento che intendi copiare e attiva il comando Taglia o Copia nel modo che ritieni più pratico. Rendi attivo il documento di destinazione. Posiziona il cursore nel punto dove vuoi inserire l’oggetto copiato e attiva il comando Incolla. Attivando il menu Finestra e scegliendo la voce Disponi tutto puoi duplicare o spostare una diapositiva tra presentazioni attive utilizzando le funzioni di trascinamento del mouse.

6.6.1.6
Eliminare una o più diapositive.

L’eliminazione di una o più diapositive può essere effettuata in Visualizzazione normale, sia nella scheda Diapositive sia nella scheda Struttura, oppure in Visualizzazione sequenza diapositive.

Per cancellare una o più diapositive, per prima cosa devi selezionarle, poi premi il tasto CANC. Oppure, dopo aver compiuto la selezione, attiva il menu Modifica, scegli Cancella oppure Elimina diapositiva.
Se desideri utilizzare la tastiera, clicca il tasto ALT, quindi M, poi N.

In alternativa, clicca il tasto destro del mouse sull’area selezionata, dal menu di scelta rapida che compare seleziona Elimina diapositiva.

Per cancellare una diapositiva selezionata puoi anche utilizzare la funzione Taglia attivabile dal menu Modifica, oppure con la combinazione di tasti CTRL+X. In questo caso tuttavia la diapositiva non è eliminata completamente, ma si trova negli Appunti e può quindi essere incollata nuovamente nella presentazione o in altre presentazioni con i comandi che attivano la funzione Incolla.

6.6.2.1
Stampare un’intera presentazione, specifiche diapositive, volantini, pagine di note, visualizzazione in sequenza delle diapositive, più copie di una presentazione.

Prima di procedere con la stampa della presentazione è utile controllare il lavoro mediante il pulsante Anteprima di stampa, presente sulla barra degli strumenti Standard in modo da avere così un’idea precisa del risultato che puoi ottenere con la stampa.

Attraverso i pulsanti Pagina precedente, Pagina successiva puoi scorrere tutte le diapositive che compongono la presentazione. Il menu a tendina della casella Stampa, ti permette di scegliere se stampare solo le Diapositive, gli Stampati, impostando da una fino a nove diapositive per pagina, la Pagina Note o la Visualizzazione struttura.

Lo strumento Zoom ti consente di ridurre o ingrandire l’area visualizzata. I pulsanti Orizzontale e Verticale intervengono sull’orientamento della diapositiva. Il menu Opzioni permette di inserire l’Intestazione e il piè di pagina, di decidere di stampare a Colori o in Gradazioni di grigio, oppure di visualizzare una Cornice attorno alla diapositiva.

Terminato il controllo e l’impostazione di stampa, puoi procedere premendo il tasto Stampa, se desideri effettivamente stampare il tuo lavoro, oppure premi il pulsante Chiudi o il tasto ESC della tastiera se desideri rimandare la stampa ad un momento successivo.

6.6.3.1
Mostrare, nascondere diapositive.

Per nascondere una diapositiva puoi operare nella scheda Diapositive in Visualizzazione Normale e in Visualizzazione sequenza diapositive. Una diapositiva che è nascosta resta disponibile all’interno del file, ma non viene visualizzata durante la presentazione.

Seleziona la diapositiva che intendi nascondere, clicca il tasto destro del mouse sull’area selezionata e scegli, dal menu di scelta rapida, il comando Nascondi diapositiva.

In alternativa, dopo aver compiuto la selezione di una o più diapositive, attiva il menu Presentazione e scegli Nascondi diapositiva.
Se preferisci utilizzare la tastiera, premi ALT, poi P, quindi A.

Per ripristinare la visualizzazione di una diapositiva nascosta devi utilizzare gli stessi comandi appena visti. Dopo aver selezionato la diapositiva che intendi mostrare, raggiungi il comando Nascondi diapositiva nel modo che ti risulta più pratico. Come puoi notare, l’icona che rappresenta il comando, risulta contornata da una cornice. Per eliminare la selezione clicca con il tasto sinistro del mouse sul comando stesso.

In modalità Presentazione è possibile mostrare una diapositiva nascosta cliccando il tasto destro del mouse su qualsiasi diapositiva; dal menu di scelta rapida che appare scegli Vai a e clicca Scelta diapositive. Nella finestra di dialogo che appare puoi riconoscere le diapositive nascoste perché il loro numero è posizionato tra due parentesi. Fai doppio clic sulla diapositiva che intendi mostrare.

6.6.3.2
Avviare una presentazione da una qualsiasi diapositiva.

La tua presentazione può essere avviata da una qualsiasi diapositiva.
Attiva il menu Presentazione e scegli il comando Imposta presentazione.
Se preferisci utilizzare la tastiera, premi ALT, poi P, quindi I.

Nel riquadro Diapositive presentazione, in modo predefinito la selezione è attiva sulla voce Tutte.
Nella casella Da puoi inserire il numero della diapositiva, a partire dalla quale desideri che inizi la tua presentazione. Se preferisci impostare la tua presentazione utilizzando solo un intervallo di diapositive, puoi inserire nella casella A il numero dell’ultima diapositiva da visualizzare.

Nella finestra di dialogo Imposta presentazione puoi intervenire anche nelle impostazioni relative al Tipo di presentazione che intendi realizzare, inserire alcune Opzioni di presentazione e definire il criterio di Avanzamento delle diapositive.

Per avviare la presentazione premi il tasto F5 della tastiera, oppure attiva il menu Presentazione e scegli il comando Visualizza presentazione.

In alternativa puoi premere anche il pulsante Presentazione, ricorda che in questo caso la presentazione si avvia partendo dalla diapositiva corrente. Mentre visualizzi la presentazione puoi accedere ad alcuni comandi cliccando il tasto destro del mouse per attivare il menu di scelta rapida.

Attraverso questo menu hai la possibilità di spostarti da una diapositiva all’altra utilizzando i comandi Successiva o Precedente, oppure di posizionarti direttamente su una diapositiva specifica.
Il passaggio da una diapositiva all’altra si ottiene anche facendo clic con il mouse,oppure utilizzando i tasti Pag giù, Pag su della tastiera.
Utilizzando il menu di scelta rapida puoi inoltre selezionare Appunti presentazione, per prendere nota di una riflessione o di un’idea oppure visualizzare le Note del relatore.

Il comando Opzioni puntatore ti permette di decidere di Nascondere sempre il puntatore che resta invisibile per tutto il tempo della presentazione, oppure di modificarne la forma, scegliendo Freccia o Penna. La voce Colore penna consente di associare un colore allo strumento penna che puoi utilizzare durante la presentazione per sottolineare alcuni punti della diapositiva.

Per uscire dalla presentazione premi il comando Fine presentazione. In alternativa lo stesso risultato lo ottieni premendo il tasto ESC della tastiera.