6.2.1.1
Comprendere l’uso delle diverse modalità di visualizzazione delle presentazioni

Le modalità di visualizzazione di una presentazione di Microsoft PowerPoint sono tre:
- Visualizzazione normale,
- Visualizzazione sequenza diapositive,
- Visualizzazione presentazione.

La Visualizzazione normale è quella principale, utilizzata per scrivere e creare la presentazione.
L’utente ha a disposizione tre aree di lavoro: le schede, il riquadro delle diapositive e il riquadro delle note. A sinistra si trovano le schede che visualizzano alternativamente la Struttura e le anteprime delle Diapositive.

La scheda Struttura permette di visualizzare il testo della diapositiva in formato struttura. E’ l’area ideale per iniziare a scrivere i contenuti della presentazione, raccogliere le idee, pianificare come presentarle e per spostare le diapositive, il testo all’interno della diapositiva o tra una diapositiva e l’altra. La scheda Diapositive visualizza le diapositive della presentazione come immagini in anteprima.

Le anteprime consentono una visione d’insieme della presentazione e permettono di verificare gli effetti delle modifiche apportate alla struttura. In questa area è possibile inoltre ridisporre, aggiungere e eliminare le diapositive. Nell’area centrale si trova il riquadro delle diapositive in cui viene visualizzata la diapositiva corrente ingrandita è possibile aggiungere testo, inserire immagini, tabelle, grafici, oggetti disegno, caselle di testo, filmati, suoni, collegamenti ipertestuali ed animazioni. Nella parte inferiore è disponibile il riquadro delle note. Si tratta di un’area in cui puoi inserire delle note relative al contenuto di ogni diapositiva e puoi utilizzarle come riferimento durante la presentazione.

La Visualizzazione sequenza diapositive visualizza esclusivamente le diapositive sotto forma di anteprime. Quando si ha finito di creare e modificare la presentazione, la visualizzazione sequenza diapositive ne offre una visione globale, permettendo così di riordinare, aggiungere o eliminare delle diapositive, come anche di visualizzare in anteprima gli effetti di transizione ed animazione.

La visualizzazione presentazione occupa l'intero schermo, come una presentazione reale. In questa visualizzazione a schermo intero, la presentazione viene visualizzata come apparirà al pubblico. In questo modo è possibile verificare l'aspetto della presentazione effettiva.

6.2.1.2
Cambiare modalità di visualizzazione.

Per modificare la modalità di visualizzazione hai a disposizione la pulsantiera in basso a sinistra. Il primo pulsante a sinistra attiva la Visualizzazione normale, nella quale sono disponibili diverse aree: le schede, il riquadro delle diapositive e il riquadro delle note.

Per passare dalla scheda della struttura alla scheda delle diapositive fai clic con il mouse sulla “linguetta” della rispettiva scheda. Il riquadro schede può essere chiuso tramite il pulsante Chiudi presente nell'angolo superiore destro, oppure è possibile modificarne le dimensioni trascinando i bordi. Le schede Struttura e Diapositive visualizzano un'icona, al posto del nome, quando il riquadro si restringe. Il riquadro delle diapositive e delle note rimangono sempre visualizzati.

Il pulsante centrale consente di passare alla Visualizzazione sequenza diapositive in cui vengono mostrate tutte le anteprime delle diapositive, complete di testo ed elementi grafici.

L’ultimo pulsante verso destra esegue la Visualizzazione presentazione che occupa l’intero schermo e permette di controllare la presentazione, così come viene visualizzata al pubblico. Puoi attivare la Visualizzazione presentazione anche premendo direttamente il tasto F5 della tastiera oppure attiva il menu Presentazione e scegli il comando Visualizza presentazione.

Il passaggio da una modalità di visualizzazione all’altra può avvenire anche attivando il menu Visualizza e selezionando la voce che corrisponde alla visualizzazione che desideri impostare. La Visualizzazione pagina note è attivabile soltanto attraverso il relativo menu e consente di gestire meglio il testo di una nota.

Utilizzando la tastiera tieni premuto il tasto ALT e clicca V per attivare il menu Visualizza.

6.2.2.1
Aggiungere una nuova diapositiva con un layout specifico, quale: diapositiva titolo, grafico e testo, elenchi puntati, tabella

Quando crei una nuova presentazione, in modo predefinito il programma genera una diapositiva di tipo Titolo nella quale puoi inserire un titolo e un sottotitolo.

Per aggiungere una nuova diapositiva il modo più veloce è cliccare il pulsante Nuova diapositiva presente sulla barra degli strumenti di Formattazione. In altro modo, attiva il menu Inserisci e seleziona il comando Nuova diapositiva, oppure utilizzando la tastiera premi contemporaneamente i tasti CTRL + M o CTRL + D.

Dopo aver inserito nella presentazione una nuova diapositiva, devi applicarle un layout specifico che puoi scegliere tra quelli disponibili nel Riquadro Layout diapositiva. Per "Layout" si intende il modo in cui gli elementi sono disposti su una diapositiva. Un layout contiene segnaposti, che a loro volta contengono del testo, ad esempio titoli ed elenchi puntati, e contenuti di diapositiva, ad esempio tabelle, grafici, immagini, forme ed elementi ClipArt Nel riquadro i diversi layout sono organizzati in quattro categorie: layout testo, layout contenuto, layout testo e contenuto, altri layout per diapositive contenenti elementi specifici.
Per applicare un layout predefinito ad una diapositiva, clicca con il mouse su uno dei layout disponibili.

Nel riquadro diapositiva compaiono un gruppo ordinato di segnaposto che includono le istruzioni per immettere i contenuti degli oggetti.

Analizziamo insieme alcuni tipi di segnaposto che puoi trovare nei layout predefiniti:
Titolo: si tratta di un campo di testo per inserire il titolo della presentazione.

Grafico: permette di inserire un grafico nella presentazione. In PowerPoint, il programma predefinito per la creazioni di grafici è Microsoft Graph, che viene installato automaticamente con PowerPoint. Un doppio clic del mouse all’interno del segnaposto consente di visualizzare un grafico e i dati associati in una tabella denominata foglio dati. È possibile immettere i dati nel foglio dati, importarli da un file di testo o da un file di Lotus 1-2-3, importare o inserire un foglio di lavoro o un grafico di Microsoft Excel.

Elenco puntato: è un segnaposto indicato per inserire un breve elenco di elementi testuali correlati.

Tabella: si tratta di un segnaposto per l’inserimento di una tabella. Un doppio clic sull’icona posta all’interno del segnaposto visualizza una finestra di dialogo attraverso la quale ti sarà possibile impostare i parametri della tabella.

Se desideri creare una diapositiva personalizzata senza utilizzare un layout predefinito, scegli la diapositiva vuota presente nella categoria Layout contenuto.

6.2.2.2
Modificare il layout predefinito di una diapositiva.

Per sostituire un layout con un altro, clicca con il mouse il layout che desideri venga sostituito con quello precedente scegliendolo dal Riquadro Layout diapositiva. Immediatamente il vecchio layout viene commutato in quello prescelto, mantenendo eventuale testo, immagini o grafici inseriti.

Se il Riquadro Layout diapositiva non risulta attivo, clicca il tasto destro del mouse in un’area vuota della diapositiva per visualizzare il menu di scelta rapida e seleziona la voce Layout diapositiva. In altro modo, attiva il menu Formato e scegli Layout diapositiva.
Utilizzando la tastiera premi il tasto ALT, quindi premi O ed infine L.

E’ possibile applicare contemporaneamente lo stesso layout a più diapositive. Per prima cosa devi selezionare nella scheda Diapositive quelle che intendi modificare. Nel caso le diapositive che intendi modificare non fossero contigue, fai clic sulla prima, quindi mantenendo premuto il tasto CTRL, seleziona le altre con il clic sinistro del mouse.
Se invece le diapositive da modificare si trovano in sequenza, fai clic sulla prima, quindi mantenendo premuto il tasto MAIUSC, seleziona l’ultima con il clic sinistro del mouse. Compiuta la selezione, clicca con il mouse sulla freccetta del layout che desideri venga sostituito con quello precedente, dal menu che appare seleziona Applica a diapositive selezionate.

6.2.2.3
Modificare il colore dello sfondo di una diapositiva, di specifiche diapositive o di tutte le diapositive.

Per migliorare l’aspetto della presentazione puoi modificare il colore di sfondo delle diapositive. Attiva il menu Formato e seleziona il comando Sfondo. Nella finestra di dialogo che appare hai a disposizione il menu a tendina posto nella parte inferiore della finestra.

Puoi impostare un colore scegliendolo tra quelli standard, oppure creare effetti personalizzati scegliendo la voce Altri colori oppure Effetti di riempimento. Clicca sulla voce Altri colori per poter scegliere tra una selezione ampia di tonalità. Compare la finestra di dialogo strutturata in due diverse schede. Trascina l’esagono bordato, oppure clicca su un altro colore per selezionarlo.

Nella scheda Personalizzati la palette colori contiene centinaia di tonalità. Scegli la tonalità nell’area colori, trascina il cursore triangolare per modificare la luminosità e la saturazione di ogni colore. Se conosci i valori numerici precisi del colore desiderato puoi inserirli direttamente nei campi.

Selezionando il comando Effetti di riempimento presente nello stesso menu, appare una finestra di dialogo articolata in diverse schede nelle quali puoi applicare sfumature, trame, motivi o immagini.

Nella scheda Sfumature puoi selezionare uno o due colori per creare la sfumatura e scegliere la direzione in cui essa si sviluppa; nella scheda Trama seleziona dall’elenco la trama che desideri e nella scheda Motivo scegli l’opzione desiderata. Infine attraverso la scheda Immagine puoi selezionare come sfondo della diapositiva una foto digitale o un immagine. Premendo il pulsante OK confermi le tue impostazioni e ritorni alla finestra di dialogo.

Premi il pulsante Applica se desideri modificare lo sfondo solo alla diapositiva selezionata, premendo Applica a tutte lo sfondo impostato diventa presente in tutte le diapositive della presentazione.
Utilizzando la tastiera premi il tasto ALT, quindi premi O ed infine N per accedere alla finestra Sfondo.

6.2.3.1
Applicare un modello di struttura a una presentazione.

Per applicare un modello di struttura a una presentazione premi il pulsante Struttura presente sulla barra degli strumenti di Formattazione. Si apre il riquadro Struttura diapositiva che mostra tutti i possibili modelli tra cui puoi scegliere.

Puoi ottenere lo stesso risultato attivando il menu Formato e cliccando la voce Struttura diapositiva, oppure clicca il pulsante destro del mouse in qualsiasi area vuota della diapositiva, quindi dal menu di scelta rapida scegli Struttura diapositiva.
Utilizzando la tastiera premi il tasto ALT, quindi premi O ed infine D per attivare il riquadro Struttura diapositiva.

Quando nel riquadro hai individuato il modello di struttura che risponde alle tue esigenze, fai clic su di esso se intendi applicarlo a tutte le diapositive della presentazione. Per applicarlo solo alla diapositiva su cui sei posizionato, (o alle diapositive selezionate in Visualizzazione sequenza diapositive) fai clic sul pulsante freccia della struttura scelta, e dal menu di scelta rapida che compare, scegli Applica a diapositive selezionate. Il menu di scelta rapida del modello di struttura può essere anche attivato cliccando il tasto destro del mouse sull’icona che rappresenta la struttura.

Applicare un modello di struttura a una presentazione, significa scegliere ed uniformare l’aspetto grafico e strutturale delle diapositive già presenti nella tua presentazione, e, in tutte le nuove diapositive che inserirai in quella stessa presentazione.

6.2.3.2
Cambiare modello di struttura.

Per modificare il modello di struttura applicato a una presentazione premi il pulsante Struttura presente sulla barra degli strumenti di Formattazione. Si apre il riquadro Struttura diapositiva che mostra tutti i possibili modelli tra cui puoi scegliere.

Puoi ottenere lo stesso risultato attivando il menu Formato e cliccando la voce Struttura diapositiva, oppure clicca il pulsante destro del mouse in qualsiasi area vuota della diapositiva, quindi dal menu di scelta rapida scegli Struttura diapositiva.

Quando nel riquadro hai individuato il modello di struttura che desideri venga sostituito con quello precedente, fai clic su di esso se intendi applicarlo a tutte le diapositive della presentazione. Per applicarlo solo alla diapositiva su cui sei posizionato, (o alle diapositive selezionate in Visualizzazione sequenza diapositive) fai clic sul pulsante freccia della struttura scelta, e dal menu di scelta rapida che compare, scegli Applica a diapositive selezionate.

Il menu di scelta rapida del modello di struttura può essere anche attivato cliccando il tasto destro del mouse sull’icona che rappresenta la struttura. Immediatamente la vecchia struttura viene commutata in quella prescelta, mantenendo eventuale testo, immagini o grafici inseriti.

6.2.4.1
Inserire, rimuovere disegni, immagini o oggetti in uno schema diapositiva.

Lo Schema Diapositiva è una diapositiva che memorizza le informazioni relative al modello di struttura applicato, compresi stili di carattere, dimensioni e posizioni dei segnaposti, struttura di sfondo e combinazioni di colori. Per inserire, rimuovere o modificare elementi della presentazione che devono rimanere fissi, puoi agire, per compiere la tua personalizzazione, sullo Schema Diapositiva, senza dover intervenire su ogni singola diapositiva

Attiva il menu Visualizza, seleziona la voce Schema, quindi nel relativo sottomenu scegli Diapositiva, per rendere attiva la Visualizzazione schema diapositiva.
Se vuoi utilizzare la tastiera premi il tasto ALT, premi V, quindi C ed infine S.

Nel riquadro a sinistra, è disponibile l’elenco degli schemi diapositiva, vedremo tra breve che possono essere più di uno, mentre, nella parte centrale dello schermo, viene visualizzato lo Schema diapositiva selezionato.
Puoi apportare modifiche allo schema diapositiva, con la stessa procedura utilizzata in qualsiasi altra diapositiva, ricorda però che il testo presente sullo schema ti serve solo per definire lo stile, il testo effettivo della diapositiva deve essere inserito in Visualizzazione normale, nella diapositiva stessa. Puoi intervenire con gli strumenti presenti sulla barra di Formattazione per scegliere il tipo di font, la grandezza del carattere, la tabulazione, il colore del testo.

Per inserire un’immagine, ad esempio il logo aziendale, che deve essere presente su tutte le diapositive della presentazione, clicca il pulsante Inserisci immagine disponibile sulla barra degli strumenti Disegno, oppure attiva il menu Inserisci, seleziona il comando Immagine, quindi scegli la voce Da file. Nella finestra di dialogo che appare individua l’immagine da importare nella tua presentazione e clicca Inserisci. L’immagine viene posizionata al centro dello schema, puoi ridimensionarla e spostarla nella giusta posizione.

Per inserire una ClipArt, oppure un altro oggetto puoi procedere nello stesso modo. Utilizza i pulsanti presenti sulla barra degli strumenti Disegno, oppure nel sottomenu Immagine devi selezionare la voce che corrisponde alle tue esigenze.

Le modifiche inserite nello Schema Diapositiva vengono applicate automaticamente a tutte le diapositive già presenti nella tua presentazione, e saranno applicate, come impostazioni predefinite, in tutte le nuove diapositive inserite in quella stessa presentazione.

Per cancellare un oggetto grafico dallo schema diapositiva, selezionalo con un clic del mouse e premi il tasto CANC.
Per tornare in Visualizzazione normale, premi il pulsante Chiudi visualizzazione schema dalla barra degli strumenti Visualizzazione schema diapositiva.

Se alla tua presentazione hai applicato un modello di struttura, in Visualizzazione schema diapositiva, nel riquadro a sinistra viene visualizzato: uno schema diapositiva e uno schema titolo. Le impostazioni definite nello schema titolo influiscono sulle diapositive che hanno un layout Diapositiva titolo.

Se alla presentazione vengono applicati più di un modello di struttura, in Visualizzazione schema diapositiva ci saranno più schemi diapositiva. Per spostarti da una diapositiva all’altra e inserire le tue personalizzazioni, selezionala con un clic del mouse per visualizzarla nella parte centrale dello schermo.

6.2.4.2
Inserire del testo nel piè di pagina di alcune o di tutte le diapositive di una presentazione.

Per inserire del testo, da visualizzare nel piè di pagina di tutte le diapositive che compongono la tua presentazione, devi intervenire nello Schema diapositiva. Attiva il menu Visualizza, seleziona la voce Schema, quindi nel relativo sottomenu scegli Diapositiva, per rendere attiva la Visualizzazione schema diapositiva.
Se vuoi utilizzare la tastiera premi il tasto ALT, premi V, quindi C ed infine S.
Nel riquadro a sinistra seleziona la diapositiva sulla quale intendi operare, posizionati nel segnaposto che riporta la dicitura “piè di pagina”, fai clic al suo interno prima di iniziare a digitare il testo.

Se invece desideri inserire un testo, nel piè di pagina solo di alcune diapositive, devi attivare il menu Visualizza e selezionare la voce Intestazione e piè di pagina.
Utilizzando la tastiera premi il tasto ALT, premi V, quindi I.

Compare una finestra di dialogo nella quale puoi selezionare la casella Piè di pagina ed inserire il testo che desideri venga visualizzato.

Clicca il pulsante Applica per impostare il testo del piè di pagina appena inserito, solo sulla diapositiva corrente, oppure sulle diapositive che sono state precedentemente selezionate in Visualizzazione sequenza diapositive.
Ricorda che il testo presente in questa casella non sostituisce quello definito nello Schema diapositiva ma viene aggiunto. Premi Applica a tutte se intendi applicare a tutte le diapositive il testo inserito nella casella Piè di pagina.

6.2.4.3
Applicare al piè di pagina di alcune o di tutte le diapositive di una presentazione la numerazione automatica, una data aggiornata automaticamente o una data fissa.

Per applicare la numerazione automatica oppure la data al piè di pagina di alcune, o di tutte le diapositive di una presentazione, devi attivare il menu Visualizza e selezionare la voce Intestazione e piè di pagina.
Se vuoi utilizzare la tastiera premi il tasto ALT, premi V, quindi I.

Nell’area Includi su diapositiva, della finestra di dialogo che appare, puoi decidere di visualizzare le informazioni Data e ora oppure Numero diapositiva, inserendo con un clic del mouse il check di selezione.

Per quanto riguarda la Data e ora puoi scegliere di aggiornare automaticamente il relativo campo, all’apertura della presentazione. Nell’apposita casella, mediante il menu a discesa puoi definire anche il formato di data e ora che intendi visualizzare. Selezionando l’opzione Fisse puoi invece impostare una data che non verrà mai aggiornata.

Con un clic del mouse nel check box di selezione della casella Numero diapositiva puoi decidere di inserire la numerazione automatica.

Clicca il pulsante Applica per impostare il testo del piè di pagina appena definito, solo sulla diapositiva corrente, oppure sulle diapositive che sono state precedentemente selezionate in Visualizzazione sequenza diapositive. Premi Applica a tutte se intendi applicarlo a tutte le diapositive della presentazione.

Il riquadro Anteprima mostra in grassetto le informazioni inserite. Se desideri che queste impostazioni non vengano visualizzate nelle diapositive con layout Diapositiva titolo, seleziona l’apposito check box.