6.1.1.1
Aprire (e chiudere) un programma di presentazione.

Esistono diversi modi per avviare PowerPoint. Si può avviare il programma facendo doppio clic con il tasto sinistro del mouse sull’icona di PowerPoint, ammesso che sia presente sul desktop.

E’ possibile aprire PowerPoint utilizzando il menu Start presente sulla barra delle applicazioni. Occorre cliccare il pulsante Start, selezionare la voce Tutti i programmi per visualizzare l’elenco dei programmi installati e cliccare con il tasto sinistro sull’icona Microsoft PowerPoint. Si apre immediatamente il programma ed appare la finestra di lavoro.

E’ possibile inoltre avviare PowerPoint facendo un doppio clic sull’icona di una presentazione già esistente. Questa azione determina l’apertura del programma visualizzando il contenuto del file.

La modalità più veloce per chiudere PowerPoint è cliccare sul pulsante Chiudi (La X nell’angolo in alto a destra). Esistono però anche altri modi per uscire da PowerPoint: visualizzando il menu File e selezionando con un clic del mouse la voce Esci; oppure facendo un doppio clic sull’icona di PowerPoint presente in alto a sinistra sulla Barra del Titolo.

Utilizzando la tastiera è possibile chiudere il programma mediante la combinazione dei tasti ALT+F4 che devono essere premuti contemporaneamente. Oppure tieni premuto ALT, quindi premi F poi C.

Qualunque sia la scelta per chiudere PowerPoint, il programma ti inviterà a salvare il lavoro che hai appena realizzato. Più avanti affronteremo questo argomento in modo più approfondito.

6.1.1.2
Aprire una o piu’ presentazioni.

Per aprire velocemente un file già esistente è sufficiente fare clic sul pulsante Apri presente nella Barra degli Strumenti Standard.

Lo stesso comando può essere attivato mediante il menu File scegliendo la voce Apri, oppure utilizzando la tastiera tenendo premuto ALT e premendo il tasto F e poi R.
Se è attivo il Riquadro attività avrai a disposizione anche il comando Presentazioni.

Nella finestra di dialogo che si apre dovrai individuare il file che desideri aprire; è necessario indicare il nome e il percorso in cui si trova il file. La casella di riepilogo Cerca in indica la posizione in cui si trovano i file visualizzati nella finestra. Attraverso il menu a tendina,oppure cliccando su una delle cartelle elencate nel riquadro a sinistra è comunque possibile spostarsi in un’altra parte del disco.
Individuata la corretta posizione in cui si trova il file che desideri aprire, fai doppio clic sul file stesso, oppure selezionalo e premi il pulsante Apri. Una volta aperto il file, risulterà attiva la prima diapositiva della presentazione.
Utilizzando la tastiera, la combinazione dei tasti CTRL+F12 premuti contemporaneamente, permette di accedere alla finestra Apri dalla quale potrai scegliere la presentazione che intendi visualizzare.

Un altro modo per aprire una presentazione consiste nell’utilizzare il comando Apri documento Office. Occorre cliccare il pulsante Start,selezionare la voce Tutti i programmi per visualizzare l’elenco dei programmi installati e scegliere il comando Apri documento Office. In questo caso nella finestra di dialogo saranno visualizzati tutti i file dei programmi Office.

Per aprire contemporaneamente più file (che saranno sovrapposti) seleziona i loro nomi dalla finestra Apri, quindi premi il pulsante Apri. Nel caso i file che intendi aprire non fossero contigui, fai clic sul primo, quindi mantenendo premuto il tasto CTRL, seleziona gli altri con il clic sinistro del mouse.

Dedichiamo ancora una particolare attenzione alla finestra di dialogo che appare selezionando il pulsante Apri per approfondire le diverse opzioni che presenta.

Per impostare la corretta posizione in cui si trova il file da aprire puoi utilizzare anche il pulsante posto alla destra della casella Cerca in che ti permetterà di salire di un livello alla volta, all’interno della struttura gerarchica in cui sono organizzate le cartelle e i file.

All’interno della finestra è possibile inoltre modificare, attraverso l’apposito pulsante, la Visualizzazione in cui vengono presentati i file. Questa opzione permette di scegliere la visualizzazione ad elenco,oppure la visualizzazione dei dettagli che mostrerà una lista completa in cui insieme al nome del file sono presenti le specifiche relative al tipo di file, peso e data in cui è stato modificato il file.
Visualizzando le proprietà, l’ anteprima o anteprime dei file presenti, la finestra viene suddivisa in due parti e hai a disposizione una serie di informazioni o una vera e propria anteprima per dare un veloce sguardo al contenuto prima di aprire il file.

Il pulsante Apri della finestra di dialogo, offre differenti opzioni di apertura. Cliccando sul pulsante “freccia” disponibile sul lato destro sarà possibile visualizzare il menu a discesa e impostare uno dei comandi disponibili: selezionando “Apri in sola lettura”, potrai visualizzare il file ma non ti sarà possibile apportare modifiche. Scegliendo il comando “Apri come copia” si aprirà una copia del file, non l’originale.
L’opzione “Apri nel browser” ti permetterà invece di aprire e visualizzare il file nella finestra di Internet Explorer.

Il tasto Annulla o il pulsante Chiudi (la X in alto a destra) ti permetteranno di uscire dalla finestra senza compiere alcuna selezione.

6.1.1.3
Creare una nuova presentazione (modello predefinito)

Per creare velocemente un nuovo documento è sufficiente cliccare sul pulsante Nuovo presente sulla Barra degli Strumenti Standard. Hai a disposizione una nuova presentazione alla quale è assegnato il nome provvisorio Presentazione1, che in modo predefinito, è impostato sul modello predefinito.
Utilizzando la tastiera è possibile creare un Nuovo file di PowerPoint mediante la combinazione dei tasti CTRL+N che devono essere premuti contemporaneamente.
Nel Riquadro attività hai a disposizione anche il comando Presentazione vuota.

Per creare invece una nuova presentazione, basata su un altro dei modelli disponibili nel programma, devi utilizzare il comando Modelli Generali presente nel Riquadro attività. Infatti selezionando dal menu File il comando Nuovo, viene subito visualizzato il Riquadro attività se era stato chiuso in precedenza.
In alternativa con la tastiera tieni premuto ALT, quindi premi F e poi N.

La Finestra di dialogo che si apre è suddivisa in schede che organizzano per tipologia i diversi modelli disponibili. Per ricercare il modello sul quale basare il nuovo file, occorre cliccare su una delle schede disponibili. Seleziona l’icona del modello per visualizzarlo in Anteprima.

Compiuta la scelta e selezionato il modello da utilizzare, premi il pulsante OK oppure fai un doppio clic sul modello stesso. Si aprirà un nuovo file con le impostazioni del modello scelto.

Se è attivo il Riquadro attività avrai a disposizione anche i comandi Modelli su siti Web, Modelli dal sito Microsoft.com.

6.1.1.4
Salvare una presentazione all’interno di un’unità disco

E’ consigliabile salvare il file realizzato per poterlo conservare o riutilizzare. E’ buona abitudine salvare frequentemente il lavoro che si sta facendo, non soltanto al termine, per evitare disguidi in caso di malfunzionamento del PC o di un’imprevista interruzione dell’alimentazione elettrica.

Per salvare una presentazione possono essere utilizzati due differenti comandi Salva oppure Salva con nome.

Quando si salva un file la prima volta è necessario assegnargli un nome e precisare in quale posizione si desidera salvarlo. Dal menu File occorre selezionare con il mouse la voce Salva con nome.
Usando la tastiera occorre tenere premuto ALT, il tasto F e poi A. Nella finestra di dialogo che compare, nella casella Nome File, si dovrà inserire il nome che verrà assegnato al file.

La casella Salva in indica la posizione in cui si trovano i file visualizzati nella finestra. Attraverso il menu a tendina,oppure cliccando su una delle cartelle elencate nel riquadro a sinistra è comunque possibile spostarsi in un’altra parte del disco. Il file può essere salvato in una cartella del Disco locale (C:) o all’interno di una qualsiasi altra unità disco del computer. Individuata la corretta posizione in cui si desidera salvare il file, premi il pulsante Salva.

Dedichiamo ancora un po’ di attenzione alla finestra di dialogo che appare. Per impostare la corretta posizione in cui salvare il file puoi utilizzare anche il pulsante posto alla destra della casella Salva in che ti permette di salire di un livello alla volta, all’interno della struttura gerarchica in cui sono organizzate le cartelle e i file.

Se invece è necessario creare una Nuova cartella in cui conservare il lavoro puoi utilizzare l’apposito pulsante. Una finestra di dialogo ti richiede il nome da attribuire alla Nuova cartella e per confermare devi premere il pulsante OK. Automaticamente il programma imposta il salvataggio nella Nuova cartella.

Attraverso il menu Strumenti presente all’interno della finestra di dialogo, è possibile assegnare particolari opzioni al salvataggio del file. Selezionando la voce Opzioni di protezione è possibile impostare una password che verrà richiesta all’apertura del file e che consentirà di modificare oppure di aprire il file in sola lettura. Attenzione a non dimenticare la password che deve essere inserita in modo identico, rispettando anche il carattere maiuscolo/minuscolo, quando il sistema lo richiederà.

Non sarà possibile riaprire un file protetto da password se questa sarà dimenticata. Il file continuerà fisicamente ad essere presente nel PC, ma da un punto di vista logico sarà perso.

Il tasto Annulla o il pulsante Chiudi (la X in alto a destra) ti permettono di uscire dalla finestra senza compiere alcuna selezione. Dopo aver premuto il pulsante Salva, sulla Barra del Titolo, il nome assegnato alla presentazione in modo provvisorio, viene sostituito con quello impostato nel salvataggio.
Per salvare successivamente lo stesso file, mentre si sta completando il lavoro è sufficiente premere il pulsante Salva presente sulla Barra degli Strumenti Standard.

La stessa operazione di salvataggio si realizza con la tastiera tenendo premuto ALT quindi il tasto F e poi S. Oppure utilizza la combinazione dei tasti di scelta rapida MAIUC + F12.

Per concludere l’argomento relativo al salvataggio dei file è utile sapere che il software consente di impostare un salvataggio automatico. Nel menu Strumenti occorre selezionare la voce Opzioni. Nella finestra di dialogo che appare, nella scheda Salva, devi impostare l’intervallo di tempo che desideri far intercorrere tra un salvataggio e l’altro, e confermare premendo il pulsante Salva. Con questa impostazione è il software a salvare periodicamente il documento che stai creando, consentendoti di lavorare tranquillamente.

6.1.1.5
Salvare una presentazione con altro nome

Partendo da un file già esistente è possibile creare velocemente un’ altra presentazione dello stesso tipo. Dopo aver aperto un file già esistente puoi modificare il file e successivamente salvarlo con un altro nome per conservare entrambe le versioni.

Ripercorriamo insieme la procedura corretta da eseguire:
premi il pulsante Apri presente nella Barra degli Strumenti Standard,
oppure mediante il menu File scegli il comando Apri.

Nella finestra di dialogo che si apre individua il file che desideri aprire, fai doppio clic sul file stesso, oppure selezionalo e premi il pulsante Apri. All’interno del file puoi fare le modifiche necessarie per personalizzare la nuova presentazione.

Dal menu File seleziona la voce Salva con nome. Nella finestra di dialogo che compare, nella casella Nome File, occorre inserire il nome che intendi assegnare al nuovo file.

La casella Salva in indica la posizione in cui si trovano i file visualizzati nella finestra. Puoi salvare questa nuova presentazione nella stessa posizione in cui si trova quella già esistente oppure in un’altra parte del disco attraverso il menu a tendina Salva in, o cliccando su una delle cartelle elencate nel riquadro a sinistra della finestra di dialogo Salva con nome. Individuata la corretta posizione in cui desideri salvare il file, premi il pulsante Salva.
Al termine di questa procedura esisteranno nel PC due presentazioni distinte.

6.1.1.6
Salvare una presentazione con un altro formato: RTF, modello, immagine, tipo di software o numero di versione.

Per salvare una presentazione in una diversa versione di PowerPoint o in altro formato devi procedere nel modo seguente: nel menu File scegli la voce Salva con nome, si apre una finestra di dialogo. Nella casella Tipo File, imposta il formato desiderato. Clicca sulla freccia di selezione rivolta verso il basso per far apparire il menu a discesa, usa le frecce di scorrimento per visualizzare tutti i formati, e le versioni disponibili.

Quando si salva una presentazione PowerPoint, questo viene salvato nel formato predefinito con estensione “.ppt”

Quando si salva una presentazione come file Rich Text Format, si perde il contenuto grafico della presentazione di Microsoft PowerPoint. Questo formato viene utilizzato per salvare la struttura di una presentazione come documento di struttura.

Le presentazioni che utilizzi più spesso o che intendi realizzare mantenendo una stessa impostazione, possono essere salvati come Modelli. Nella casella Tipo File, scegli la voce Modello. Questo salvataggio crea un file con estensione “.pot” e viene archiviato dal programma nella scheda Generale della cartella Modelli, dalla quale puoi recuperarli per i successivi utilizzi. E’ comunque possibile salvare i Modelli in qualsiasi altra parte del disco.

Una diapositiva può essere salvata come oggetto grafico per l'utilizzo su pagine Web, mediante la scelta di salvataggio nel formato Immagine, in cui i file possono essere GIF, JPEG, PNG oppure TIFF.

Al momento del salvataggio del documento è possibile inoltre scegliere il numero di versione e tipo di software. Questa opzione è particolarmente utile quando si prevede di dover aprire la presentazione su un computer diverso da quello che usate abitualmente e che potrebbe non essere aggiornato.

6.1.1.7
Spostarsi tra presentazioni aperte.

Utilizzando PowerPoint puoi aprire diverse presentazioni contemporaneamente. Ogni presentazione si apre in una differente finestra. Può essere attiva e quindi puoi operare, solo su una finestra e quindi su una presentazione alla volta. Il menu Finestra ti consente di selezionare dall’elenco dei file aperti, quella che intendi visualizzare.

I File aperti sono visibili anche sulla Barra delle Applicazioni ed è possibile passare da una presentazione all’altra cliccando direttamente sul pulsante che rappresenta il File. Visivamente il pulsante del File attivo appare lievemente infossato e con un colore più scuro, mentre i pulsanti dei documenti non attivi risultano di colore più chiaro.

Nel caso il numero dei File aperti è tale da impedire a tutti i pulsanti di restare posizionati sulla barra delle applicazioni, resta visualizzato un unico pulsante con una freccetta a destra, facendo clic sulla quale si apre un menu con l’elenco di tutti i titoli dei File aperti. Per passare da uno all’atro è sufficiente cliccare sul titolo.

Se desideri invece visualizzare in Finestra tutte le presentazioni aperte potrai utilizzare il menu Finestra e scegliere il comando Disponi tutto per ottenere una disposizione affiancata, oppure Sovrapponi per visualizzare tutte le presentazioni sovrapposte l’una all’altra.

Utilizzando la tastiera è possibile spostarsi tra File attivi premendo il tasto ALT, e in successione il tasto TAB.
Occorre mantenere premuto il tasto ALT, mentre il tasto TAB deve essere premuto e rilasciato per passare da un File all’altro. Durante l’utilizzo della combinazione di tasti ALT + TAB, sullo schermo appare la piccola finestra delle applicazioni in cui sono presenti una serie di icone che rappresentano tutti i File aperti. Il riquadro attorno all’icona indica quale file si sta selezionando e nel campo sottostante compare il nome del File con accanto il nome dell’applicazione con cui è stato creato. Rilasciando il tasto TAB sullo schermo si visualizza la presentazione scelta con la quale si intende lavorare.

6.1.1.8
Usare la funzione di guida in linea (help) del programma

Sulla Barra dei menu è disponibile il menu Guida in linea di Microsoft che risulta essere un valido ed efficace strumento da utilizzare per risolvere difficoltà che si possono presentare quando si lavora. Anche sulla Barra degli Strumenti Standard è presente il pulsante che permette di accedere in modo rapido alla funzione di guida in linea.
Utilizzando la tastiera per attivare la guida dovrai premere il tasto funzione F1. Oppure tieni premuto ALT, e contemporaneamente il tasto MAIUSC con ? (il punto di domanda).

Se è attivo il Riquadro attività avrai a disposizione anche il comando Guida in linea di Microsoft posto in basso a destra. La finestra della Guida contiene due riquadri, quello a sinistra serve per spostarsi da un argomento all’altro, quello a destra presenta la visualizzazione degli argomenti. Il riquadro di spostamento offre tre modi differenti per ricercare le informazioni.

Nella scheda Sommario tutti gli argomenti presenti nella Guida sono organizzati e ricercabili attraverso un indice. Ogni argomento è rappresentato da un’icona libro che una volta selezionata può essere aperta per visualizzare i sotto-argomenti in essa contenuti. E’ sufficiente fare doppio clic con il mouse o premere il tasto INVIO.

Nella scheda Ricerca libera è disponibile la casella “Come procedere?” in cui puoi inserire una domanda. Dopo aver premuto il pulsante Cerca o il tasto INVIO, nel riquadro si visualizzano tutti gli argomenti correlati alla domanda che hai inserito.

La scheda Indice permette di cercare parole specifiche o di effettuare una scelta dall’elenco delle parole chiave per restringere la ricerca a un numero limitato di argomenti. Puoi digitare una o più parole chiave nella casella Digitare le parole chiave presente nella parte superiore della finestra. A questo punto compaiono un elenco di parole chiave correlate nella casella sottostante dal titolo Oppure selezionarle dall’elenco. Un doppio clic su una parola o un clic sul pulsante Cerca dopo averla selezionata, fa apparire un elenco di argomenti nella terza casella in basso dal titolo Selezionare un argomento.

Trovato l’argomento che desideri approfondire, per visualizzarlo nel riquadro a destra della finestra, clicca con il tasto sinistro del mouse per selezionarlo.

Nella Guida sotto la Barra del Titolo sono disponibili dei pulsanti utili per:
affiancare la guida al file sul quale stai lavorando,
Nascondere o Mostrare il riquadro di spostamento.

I pulsanti freccia Indietro e Avanti ti saranno utili per ripercorrere gli argomenti visualizzati durante una sessione di ricerca, attraverso il pulsante Stampa potrai scegliere di stampare solo l’argomento appena selezionato oppure tutti gli argomenti relativi all’intestazione selezionata il menu Opzioni ripropone alcuni dei comandi appena analizzati.

Attraverso il menu Guida in linea di Microsoft potrai scegliere di attivare l’Assistente attraverso il comando Mostra l’Assistente di Office. L'Assistente fornisce automaticamente gli argomenti della Guida e i suggerimenti sulle azioni intraprese prima ancora che venga formulata una domanda. Per ricevere un suggerimento, fai clic sulla lampadina che compare vicino all'Assistente. Per disattivare l’Assistente nel menu Guida in linea dovrai scegliere la voce Nascondi l’Assistente di Office.

E’ disponibile anche la funzione Guida rapida molto utile per visualizzare sullo schermo un chiarimento relativo a un comando di menu, un pulsante della barra degli strumenti o una parte dello schermo. Dopo aver scelto la funzione Guida rapida, l’icona di un punto interrogativo compare a lato del puntatore del mouse. A questo punto clicca sull’elemento di cui desideri ottenere informazioni. PowerPoint visualizzerà il testo della guida in linea associato a quel particolare argomento.

Nel menu Guida in linea di Microsoft è disponibile la voce Office sul Web che ti permette di attivare una connessione al sito web di Microsoft in cui puoi trovare disponibili informazioni sempre aggiornate.

Per accedere velocemente alla Guida in Linea hai a disposizione anche la casella Ricerca Libera presente in alto a destra. In questa casella potrai inserire il testo della domanda, premendo il tasto INVIO attiverai la ricerca degli argomenti disponibili all’interno della Guida e che rispondono alla domanda inserita.

6.1.1.9
Chiudere una presentazione

La modalità più veloce per chiudere una presentazione è cliccare sul pulsante Chiudi Finestra ( La X nell’angolo in alto a destra) presente subito sotto il pulsante Chiudi.

Esistono però anche altri modi per chiudere una presentazione:visualizzando il menu File e selezionando con un clic del mouse la voce Chiudi.
Se vuoi utilizzare la tastiera tieni premuto ALT, quindi premi F poi H.

Qualunque sia la scelta per chiudere una presentazione, se questa è stata modificata, ma non ancora salvata, il programma fa apparire una finestra nella quale ti invita a salvare le modifiche al lavoro appena realizzato. Scegliendo Sì, salvi la presentazione mantenendo le modifiche apportate.

6.1.2.1
Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom.

È possibile ingrandire oppure ridurre la visualizzazione di un documento. Sulla Barra degli Strumenti Standard è disponibile la casella Zoom. Cliccando sulla freccia accanto alla casella si attiva il menù a discesa in cui è presente l’elenco delle percentuali predefinite. Seleziona il valore che corrisponde alle tue esigenze con il passaggio del puntatore del mouse e clicca per confermare la tua scelta.

Se il valore che desideri impostare non è presente nell’elenco puoi inserire tu un valore compreso fra 10 e 400 digitando il valore nella casella e poi premi il tasto INVIO per confermare.

Gli strumenti di ingrandimento/zoom sono disponibili anche attraverso il menu Visualizza cliccando la voce Zoom, oppure tenendo premuto ALT e cliccando prima V e poi Z. Nella finestra che appare puoi scegliere tra impostazioni predefinite oppure puoi inserire un valore nella casella Personalizzato che deve essere compreso fra 10 e 400. Una volta scelte le impostazioni fai clic su OK e chiudi la finestra di dialogo.

Ricorda che la funzione di Zoom può essere utile per ingrandire o ridurre l’area di lavoro mentre stai lavorando, ma non ha alcuna influenza sulla stampa del file.

6.1.2.2
Mostrare e nascondere le barre degli strumenti.

Il modo più rapido per mostrare o nascondere una barra degli strumenti è cliccare con il pulsante destro del mouse su una barra degli strumenti, quindi selezionare dal menu di scelta rapida che compare la barra degli strumenti che si desidera visualizzare o nascondere, clicca con il tasto sinistro per confermare la tua scelta. Nel menu di scelta rapida le barre già visualizzate sono distinte dal segno di spunta che compare sulla sinistra.
Se sul menu di scelta rapida non è visualizzata la barra degli strumenti desiderata, clicca sulla freccia Opzioni barra degli strumenti , scegli Aggiungi o rimuovi pulsanti, quindi Personalizza. Fai clic sulla scheda Barre degli strumenti, quindi nell'elenco Barre degli strumenti fai clic sulla barra desiderata.

Utilizzando il menu Visualizza seleziona la voce Barre degli strumenti per visualizzare l’elenco delle barre disponibili. Clicca con il tasto sinistro sulla barra che desideri nascondere o mostrare. Con la tastiera tieni premuto il tasto ALT, quindi premi V per aprire il menu Visualizza, poi la lettera B. Per scorrere l’elenco e posizionarti sulla barra da selezionare utilizza le frecce delle tastiera e premi il tasto INVIO per confermare la tua scelta.

Utilizzando il menu Strumenti seleziona la voce Personalizza e posizionati nella scheda Barre degli strumenti. Clicca con il tasto sinistro nel check box relativo alla barra degli strumenti che intendi nascondere o mostrare, immediatamente il programma eseguirà il comando impostato.

Per nascondere rapidamente una barra degli strumenti mobile, fai clic sul pulsante Chiudi della barra stessa.

6.1.2.3
Modificare le opzioni di base/ preferenze del programma: nome dell’utente, directory/cartella predefinita per aprire o salvare presentazioni.

Alcune opzioni di base del programma possono essere modificate scegliendo dal menu Strumenti la voce Opzioni. Attiva la scheda Salva per modificare la posizione predefinita in cui salvare o aprire i file all’avvio del programma.

Nella scheda Generale puoi modificare la casella Nome utente. Come opzione base PowerPoint utilizza il nome a cui risulta intestata la licenza. L’opzione File utilizzati di recente, se spuntata, ti permette di inserire un valore compreso fra 1 e 9. L’elenco dei file usati di recente sarà disponibile nel menu File e nel Riquadro attività e potrai utilizzarlo per richiamare velocemente una presentazione realizzata di recente.

Nella scheda Salva, nella casella Posizione predefinita, puoi inserire il percorso della cartella nella quale vuoi salvare le presentazioni. Senza cambiare queste impostazioni, premendo il pulsante Salva dal menu File la presentazione sarà salvata in questa cartella.