5.5.1.1
Creare e salvare un report basato su una tabella, query.

Prima di procedere nella creazione di un report, nel riquadro Oggetti della finestra database, per prima cosa, seleziona l’oggetto che intendi creare, nel nostro caso Report, e premi il pulsante Nuovo disponibile sulla barra degli strumenti della finestra stessa.

Si apre una finestra di dialogo, attraverso la quale puoi scegliere quale metodo utilizzare per creare il nuovo report: Visualizzazione struttura, Creazione guidata Report, Report standard a: colonne, tabulare, Creazione guidata Grafico, Creazione guidata Etichetta. Fai doppio clic direttamente sul comando, oppure selezionalo e premi il tasto OK.

Se scegli la realizzazione Report standard, utilizza il menu a discesa per impostare la tabella o la query di origine dei dati dell’oggetto, e premi OK. Devi solo attendere qualche momento, e il programma visualizza sullo schermo il nuovo report realizzato. Puoi comunque compiere delle personalizzazioni utilizzando la Visualizzazione Struttura.

Nella parte destra della finestra database sono invece disponibili i comandi: Crea un report in visualizzazione Struttura, Crea un report mediante una creazione guidata. Fai doppio clic sul comando, per avviare la procedura di creazione del nuovo report.

La creazione guidata è il metodo più semplice da utilizzare. La finestra che appare ti presenta l’elenco delle tabelle e delle query presenti nel database. Seleziona, una tabella o una query, per visualizzarne i relativi campi nel riquadro Campi disponibili. Seleziona il campo che desideri includere e visualizzare nel nuovo report e premi il pulsante Aggiungi. Nel riquadro Campi selezionati viene presentato l’elenco di tutti i campi che decidi di includere nel report. Il pulsante Aggiungi tutti ti permette di includere, tutti i campi della tabella o della query impostata, senza doverli selezionare uno alla volta.

In modo analogo i pulsanti Elimina e Elimina tutti ti permettono togliere dal report il campo selezionato, oppure tutti i campi presenti.

E’ possibile includere campi scegliendoli tra differenti tabelle e query. Imposta una nuova tabella o query e seleziona i campi che desideri includere. Una volta definiti tutti i campi del report premi il pulsante Avanti per proseguire.

Specifica come intendi raggruppare i campi, all’interno di ciascun gruppo. Seleziona il campo, premi il pulsante Aggiungi per definire gli intervalli di raggruppamento. E’ possibile impostare più di un intervallo di raggruppamento. Nel riquadro anteprima viene rappresentato un esempio del raggruppamento impostato. Premi il pulsante Avanti per proseguire.

Scegli il tipo di ordinamento da applicare ai record.
E’ possibile ordinare i record in base ad un massimo di quattro campi, in senso crescente o decrescente.
Utilizza il menu a discesa per selezionare il campo e clicca sul pulsante per decidere il tipo di ordinamento da applicare. Premi il pulsante Avanti per proseguire.

Seleziona la casella di opzione per impostare il layout da applicare al report: Con rientri, A blocchi, Bordato 1, Bordato 2, Allineato a sinistra 1, Allineato a sinistra 2 e definisci l’orientamento del foglio. E’ disponibile un riquadro anteprima che mostra un esempio del layout selezionato. Premi il pulsante Avanti per proseguire.

Nel passaggio successivo viene mostrato un elenco di stili grafici differenti, selezionali uno alla volta ed utilizza il riquadro anteprima per controllare quello che più soddisfa le tue esigenze. Premi il pulsante Avanti per proseguire.

Nell’ultimo passaggio puoi assegnare il nome al nuovo report e decidere se desideri aprirlo per visualizzarlo in anteprima oppure se preferisci aprirlo per poterne modificare la struttura. Seleziona la casella di controllo che corrisponde alle tue esigenze e premi il pulsante Fine.

In Visualizzazione struttura, come abbiamo già visto, è possibile intervenire per modificare o personalizzare i campi di un report già esistente, oppure puoi utilizzare la Visualizzazione struttura per creare un nuovo report. Fai doppio clic sul comando Crea un report in visualizzazione struttura, disponibile nella parte destra della finestra database, se desideri utilizzare questo metodo.

Per poter creare un report in Visualizzazione struttura è necessario utilizzare gli strumenti disponibili in differenti finestre: il corpo del Report, la casella degli strumenti, la finestra delle Proprietà, la finestra elenco campi.

Può succedere che sia disponibile solo la finestra relativa al corpo del report. Questo viene determinato dall’ultimo salvataggio effettuato, cioè, se in precedenza questa sezione di lavoro è stata salvata con le finestre chiuse, il programma rispetta le impostazioni dell’utente e alla nuova apertura ripropone solo quelle finestre che erano state lasciate aperte.

Analizziamo insieme, prima di procedere, come fare per attivare tutte le finestre che contengono gli strumenti necessari alla creazione di un report.

Clicca il pulsante Proprietà presente sulla barra degli strumenti Standard, oppure attiva il menu Visualizza e scegli la voce Proprietà. In alternativa, se preferisci utilizzare la tastiera premi il tasto funzione F4. Si apre la finestra relativa alle proprietà del report che si presenta organizzata in diverse schede. Nella scheda Dati, utilizza il menu disponibile nella casella Origine record per indicare la tabella o la query a cui è associato il report.

Compare la finestra Elenco campi, relativa alla tabella o query selezionata. Ora puoi scegliere i campi da includere nel report. Seleziona un campo alla volta e trascinalo dalla finestra campi nell’area corpo del report. Se mentre lavori viene chiusa la finestra Elenco campi, per riattivarla, ricorda che è disponibile sulla barra degli strumenti standard il pulsante Elenco campi, oppure attiva il menu Visualizza e scegli la voce Elenco campi.

Per visualizzare la finestra Casella degli strumenti, è disponibile sulla barra degli strumenti il pulsante Casella degli strumenti, oppure attiva il menu Visualizza e scegli la voce Casella degli strumenti.

Puoi intervenire sul corpo report per modificare la disposizione degli elementi e per personalizzare i campi.
Seleziona ad esempio l’etichetta del campo, ed utilizza la scheda Formato della finestra proprietà, per personalizzarne il nome (etichetta), la visibilità, il colore, l’aspetto, il font, e così via….
Per controllare il reale aspetto del report, utilizza il pulsante Visualizza, oppure attiva il menu Visualizza e scegli Anteprima di stampa. In modo analogo, premi il pulsante Struttura, oppure attiva il menu Visualizza e scegli Visualizzazione struttura per proseguire nel tuo lavoro.

Definita la struttura del nuovo report premi il pulsante Salva presente sulla barra degli strumenti Standard, oppure attiva il menu File e scegli il comando Salva.
Se preferisci utilizzare la tastiera è disponibile la combinazione dei tasti MAIUSC+F12 che vanno premuti contemporaneamente. Nella finestra di dialogo che appare, assegna il nome al report che hai creato e premi OK per confermare.

Se viene chiuso un report, che è stato modificato, ma non ancora salvato, il programma fa apparire una finestra nella quale ti invita a salvare le modifiche al lavoro appena realizzato.

5.5.1.2
Modificare la collocazione dei campi di dati e le intestazioni all’interno di un report.

In qualsiasi momento è possibile aprire un report per modificare la collocazione delle intestazioni e dei campi di dati. Le modifiche possono essere apportate lavorando in Visualizzazione struttura. Nella finestra database, seleziona l’oggetto che intendi aprire e premi il pulsante Struttura.

Ogni elemento presente sul report può essere selezionato singolarmente. Posiziona il puntatore del mouse su un bordo del campo, quando assume la forma di una manina nera, clicca il tasto sinistro del mouse e mantenendolo premuto, trascina l’elemento nella nuova posizione. In alternativa, dopo aver compiuto la selezione dell’elemento da spostare, puoi utilizzare i tasti freccia per modificarne la collocazione.

E’ possibile spostare più campi contemporaneamente. Mantenendo premuto il tasto MAIUSC (maiuscole) seleziona tutti i campi che intendi spostare. Terminata la selezione utilizza la procedura di trascinamento, oppure i tasti freccia per compiere lo spostamento. Un clic del mouse in un’area libera dello schermo ti permette di eliminare la selezione su tutti i campi coinvolti nella modifica.

Quando risulta selezionato uno o più elementi, risultano disponibili anche tutti i pulsanti della barra degli strumenti di formattazione, con i quali puoi intervenire per apportare eventuali modifiche grafiche. Se invece desideri impostare un formato predefinito, clicca il pulsante Formattazione automatica, disponibile sulla barra degli strumenti. Lo stesso comando è disponibile anche attivando il menu Formato.

Mentre lavori, puoi verificare il risultato delle tue impostazioni premendo il pulsante Visualizza, presente sulla barra degli strumenti, oppure attiva il menu Visualizza e scegli il comando Anteprima di stampa. Viceversa, clicca il pulsante Visualizza, per ritornare in Visualizzazione struttura e continuare nelle tue modifiche.

Ricorda di controllare dove collochi i singoli elementi, perché a seconda della loro posizione cambia la visualizzazione nel documento finale. L’etichetta dei campi, ad esempio è inserita solitamente come intestazione di ogni colonna. Si tratta di un campo di testo che rimane fisso e disponibile in tutte le pagine del documento.

Il Campo di dati, a differenza, serve per rappresentare tutti i record e presenta quindi un contenuto variabile. Invertire la posizione di questi elementi comporta chiaramente l’impossibilità di visualizzare il contenuto esatto del report.

5.5.1.3
Raggruppare i dati sotto un’intestazione specifica (campo) di un report in ordine crescente, decrescente.

Abbiamo già analizzato, nella creazione guidata di un report, quali funzioni sono previste per poter raggruppare e ordinare i campi.

Analizziamo ora quali funzioni sono disponibili se decidi di lavorare in Visualizzazione struttura. Nella finestra database, seleziona l’oggetto che intendi aprire e premi il pulsante Struttura.

Analizziamo insieme la struttura di un report molto semplice, relativo all’elenco dei clienti. Nel corpo del report abbiamo incluso, scegliendoli dalla tabella clienti, i campi relativi rispettivamente al Nome della società, al Paese e alla Città. Visualizziamo l’anteprima del report per verificare come si presenta in questo momento l’elenco dei clienti.

Torniamo in Visualizzazione struttura per impostare un raggruppamento e un ordinamento dei campi inclusi in questo report. Premi il pulsante Ordinamento e raggruppamento, disponibile sulla barra degli strumenti, oppure posiziona il puntatore del mouse sulla struttura del report e clicca il tasto destro del mouse, nel menu di scelta rapida che appare seleziona la voce Ordinamento e raggruppamento. Lo stesso comando è disponibile anche attivando il menu Visualizza.

La finestra che appare è suddivisa in due colonne; utilizza il menu a discesa della casella Campo o espressione per selezionare il campo in base al quale si vuole impostare l’ordinamento. Nel nostro esempio selezioniamo il campo Paese e impostiamo il criterio di ordinamento Crescente.

Se desideri visualizzare un’intestazione per il gruppo appena inserito, utilizza il menu disponibile nella casella Intestazione (gruppo) e seleziona Sì. Osserva come nella struttura del report sia stata inserita l’intestazione del gruppo generato. Seleziona il campo Paese e trascinalo nella sezione Intestazione Paese. Assegniamo ai campi un colore diverso per evidenziarli e visualizziamo l’anteprima del report per verificare come si presenta in questo momento il report che stiamo raggruppando.

Torniamo in Visualizzazione struttura per impostare un ulteriore raggruppamento. All’interno del raggruppamento per paese, definiamo il raggruppamento per Città e scegliamo di visualizzare l’intestazione di questo gruppo.

In modo analogo a quanto analizzato prima, nella struttura del report viene inserita l’intestazione del gruppo generato. Seleziona il campo Città, trascinalo nella sezione Intestazione Città e imposta un diverso colore. Verifichiamo come si presenta in questo momento il report.

L’elenco dei clienti si presenta raggruppato: all’interno di ogni gruppo “paese” si presenta un’ulteriore suddivisione determinata dal gruppo “città”. Rispetto al report di partenza, ora l’elenco clienti è senz’altro più funzionale.

5.5.1.4
Presentare campi specifici in un report raggruppati per somma, minimo, massimo, media, conteggio, con punti di interruzione adeguati.

E’ possibile presentare campi specifici in un report raggruppati per somma, minimo, massimo, media e conteggio. Facciamo insieme un esempio: nel report, relativo all’elenco dei clienti, che abbiamo raggruppato in precedenza, è possibile inserire, per ogni gruppo “paese”, il conteggio delle società che fanno parte dello specifico gruppo.

Per apportare modifiche ad un report già esistente devi lavorare in Visualizzazione struttura. Nella finestra database, seleziona l’oggetto che intendi aprire e premi il pulsante Struttura.

Utilizza il comando che ti è più comodo per visualizzare la finestra Ordinamento e Raggruppamento. Controlla che sia selezionato il campo che rappresenta il gruppo sul quale intendi basare il raggruppamento. Nella sezione Proprietà del gruppo, utilizza il menu disponibile nella casella Piè di pagina (gruppo) e seleziona Sì. Osserva come nella struttura del report sia stata inserito il piè di pagina al gruppo.

Nella sezione Piè di pagina Paese occorre ora inserire una Casella di testo. Premi il pulsante Casella degli strumenti, oppure attiva il menu Visualizza e scegli la voce Casella degli strumenti. Il riquadro è ora disponibile sullo schermo.

Seleziona il comando Casella di testo e posiziona il puntatore del mouse, che ha assunto una forma particolare, sull’area Piè di pagina Paese; quindi mantenendo premuto il tasto sinistro del mouse disegna un riquadro.

Impostiamo ora l’espressione affinché la casella che abbiamo appena generato contenga il conteggio dei clienti appartenenti ad ogni gruppo “paese”. Visualizza la finestra Proprietà e posizionati nella scheda Dati. Nella casella Origine controllo digitiamo l’espressione che permette di ottenere il valore desiderato: =Conteggio([NomeSocietà]).
Visualizziamo l’anteprima del report per verificare come si presenta in questo momento l’elenco dei clienti in seguito alla modifica apportata. Ora ogni gruppo “paese” presenta il campo, che corrisponde al totale dei clienti che appartengono al gruppo stesso.

Se preferisci, per inserire un’espressione, puoi utilizzare il pulsante dei generatori disponibile nella casella Origine controllo ed attivare il Generatore di espressioni.

Analizziamo ora insieme gli elementi da utilizzare per compilare correttamente un’espressione. Il segno di uguale (=) viene sempre anteposto nelle espressioni che prevedono controlli calcolati, cioè là dove il risultato viene ricalcolato ogni volta che vengono modificati i valori su cui si basa l’espressione.

Le parentesi quadre ( [ ] ) si utilizzano per racchiudere un identificatore. L’elemento racchiuso può essere un campo di una tabella o di una query, il valore di un controllo o di una proprietà.

Le parentesi tonde racchiudono invece la formule che restituiscono un valore. Seguendo questi semplici principi analizziamo ora insieme la sintassi corretta da utilizzare nella compilazione di alcune espressioni più comuni:

Somma Colonna da speakerare
=Somma([NomeCampo]) Somma i valori presenti nel campo indicato
=Somma([NomeCampo1] * [NomeCampo2]) Somma i valori presenti nel campo1 moltiplicati per i valori presenti nel campo2.

Minimo
=Min([NomeCampo]) Indica il valore minimo fra quelli contenuti nel campo indicato.

Massimo
=Max([NomeCampo]) Indica il valore massimo fra quelli contenuti nel campo indicato.

Media
=Media([NomeCampo]) Restituisce il valore medio fra quelli contenuti nel campo indicato.

Conteggio
=Conteggio([NomeCampo]) Esegue il conteggio dei record contenuti nel gruppo.

5.5.1.5
Inserire, modificare testo nell’intestazione, piè di pagina di un report.

Per inserire, modificare testo nell’intestazione o nel piè di pagina di un report occorre lavorare in Visualizzazione struttura, come abbiamo infatti già visto, è in questa modalità che puoi intervenire per impostare, modificare o personalizzare i campi di un report nuovo oppure già esistente.

Attiva il menu Visualizza e scegli il comando Intestazione/Piè di pagina report, oppure clicca con il tasto destro del mouse sulla struttura del report, e dal menu di scelta rapida che appare seleziona Intestazione/Piè di pagina report. Nel report viene inserito uno spazio, al di sopra e al di sotto, della sezione corpo, destinato ad ospitare l’Intestazione e il Piè di pagina.
Ricorda che puoi intervenire modificando le dimensioni della finestra, sulla quale stai lavorando, utilizzando il pulsante ingrandisci, o trascinando con il mouse i bordi della finestra.

Se non è attiva la Casella degli strumenti, clicca il pulsante corrispondente, oppure attiva il Menu Visualizza e scegli il comando Casella degli strumenti. Anche nel menu di scelta rapida, che puoi attivare con un clic del tasto destro del mouse, è disponibile lo stesso comando.

Seleziona lo strumento Etichetta e posizionati nella sezione Intestazione. Quando il puntatore del mouse assume la forma della lettera A accompagnata dal simbolo più (+), clicca il tasto sinistro del mouse, e mantenendolo premuto disegna il riquadro. Quando il riquadro assume le dimensioni desiderate, rilascia il tasto del mouse. Compare un campo bianco nel quale puoi iniziare ad inserire il testo che desideri visualizzare nell’Intestazione.

Al termine premi il tasto INVIO per confermare il tuo inserimento. Puoi utilizzare i pulsanti disponibili sulla barra degli strumenti di Formattazione per personalizzare il testo.
Se desideri personalizzare i report inserendo un’immagine, oppure un logo aziendale, attiva il menu Inserisci e scegli la voce Immagine, oppure premi il pulsante Immagine presente sulla Casella degli strumenti.
Quando il puntatore del mouse assume la forma di una cornice accompagnata dal simbolo più (+), clicca il tasto sinistro del mouse, e mantenendolo premuto disegna il riquadro. Quando il riquadro assume le dimensioni desiderate, rilascia il tasto del mouse. Compare una finestra di dialogo attraverso la quale è possibile ricercare il file da utilizzare. Dopo averlo individuato, selezionalo e premi OK, oppure fai doppio clic direttamente sul file stesso.

Se desideri controllare il risultato del tuo lavoro premi il pulsante Visualizza.

5.5.1.6
Cancellare un report.

Per cancellare un report, nella finestra database, per prima cosa devi selezionarlo, quindi premi il tasto CANC, oppure clicca sul pulsante Elimina disponibile sulla barra degli strumenti della finestra database.
Lo stesso comando è disponibile anche attivando il menu Modifica. In alternativa, dopo aver selezionato il report con il tasto destro del mouse, nel menu di scelta rapida che appare seleziona il comando Elimina.

Qualsiasi sia la procedura utilizzata per eliminare un report, appare una finestra di dialogo per richiedere una tua conferma prima di procedere alla definitiva eliminazione. Premi il pulsante Sì per confermare, No per annullare l’operazione. Ricorda in caso di errore non sarà più possibile annullare l’operazione.

Se il report che desideri cancellare è al momento aperto, il sistema ti impedisce di eliminarlo, potrai procedere alla cancellazione del report solo dopo averlo chiuso.

5.5.1.7
Salvare e chiudere un report.

Se stai lavorando in Visualizzazione struttura di un report, prima di chiuderlo devi procedere con il salvataggio. Premi il pulsante Salva presente sulla barra degli strumenti Standard, oppure attiva il menu File e scegli il comando Salva. Se preferisci utilizzare la tastiera è disponibile la combinazione dei tasti MAIUSC+F12 che vanno premuti contemporaneamente.

Se viene chiuso un report, del quale è stata modificata la struttura, ma non ancora salvata, il programma fa apparire una finestra nella quale ti invita a salvare le modifiche apportate.

Ricorda che puoi utilizzare il comando Salva con nome, disponibile nel menu File, se desideri salvare le modifiche apportate al report generando un nuovo report e lasciando inalterato quello originale.
Nella finestra di dialogo che appare, assegna il nome al report e premi OK per confermare.

Se invece devi chiudere un report che hai aperto in Visualizzazione Anteprima premi il pulsante Chiudi (la X in alto a destra) presente sulla finestra, oppure attiva il menu File e scegli il comando Chiudi.
In alternativa fai doppio clic sull’icona che rappresenta il report, presente a destra sulla barra del titolo, oppure clicca la medesima icona, con un solo clic del mouse, e dal menu di scelta rapida che appare seleziona il comando Chiudi.