5.4.1.1
Usare il comando di ricerca per trovare una parola, numero, data specificati in un campo.

Per compiere la ricerca di una parola, un numero o una data specificati in un campo, per prima cosa devi aprire la relativa tabella o maschera, in Visualizzazione foglio dati o in Visualizzazione maschera. Sulla barra degli strumenti è ora disponibile il pulsante Trova. In alternativa, attiva il menu Modifica e seleziona il comando Trova.

Appare una finestra di dialogo; nella casella Trova digita il termine da trovare. Utilizza il menu a discesa della casella Cerca in per definire se il termine va ricercato in un campo specifico o in tutti i campi di tutti i record.
Il campo proposto nel menu, corrisponde a quello sul quale è attiva la selezione al momento, se desideri effettuare la ricerca in un campo specifico, ricorda di posizionarti sul campo stesso prima di attivare il comando Trova.

Nella finestra sono inoltre disponibili altre opzioni di ricerca. Nella casella Confronta puoi selezionare l’opzione Parte del campo, se il termine che hai digitato corrisponde soltanto ad una parte del campo da ricercare. Selezionando l’opzione Campo intero, il termine da trovare deve corrispondere esattamente alla stringa digitata. Selezionando Inizio campo la ricerca coinvolge solo i record che iniziano con la stringa digitata nella casella Trova.

Attraverso la casella Cerca in puoi selezionare una direzione di ricerca: Su, verso il primo record, Giù verso l’ultimo record, Tutto per ricercare in tutta la tabella o maschera aperta. La casella di opzione Maiuscole/minuscole, se selezionata, ti permette di ricercare il testo che presenta le stesse lettere maiuscole e minuscole di quello specificato nella casella Trova.

La casella di opzione Cerca in campi come formattati, se selezionata, consente di ricercare i dati in base al relativo formato di visualizzazione. Ad esempio una data può essere visualizzata in un formato diverso.
Definiti i criteri, premi il pulsante Trova successivo per avviare la ricerca. Nella finestra è disponibile la scheda Sostituisci attraverso la quale è possibile ricercare un termine e sostituirlo con quello che viene indicato nel campo Sostituisci con. Facendo clic sul pulsante Sostituisci tutto il programma esegue automaticamente la ricerca e la sostituzione. Un messaggio indicherà il termine dell’operazione e richiede una ulteriore conferma prima di procedere con la sostituzione definitiva.

Ricorda che nella casella Trova, puoi inserire una stringa che contiene anche i caratteri jolly.

5.4.1.2
Applicare un filtro ad una tabella, maschera.

Per compiere la ricerca all’interno di una tabella o di una maschera, puoi applicare un Filtro. Per prima cosa devi aprire la tabella o la maschera, sulla quale intendi operare la ricerca, in Visualizzazione foglio dati o in Visualizzazione maschera. Sulla barra degli strumenti sono ora disponibili i pulsanti Filtro.

In alternativa, attiva il menu Record, quindi Filtro. Nel sottomenu trovi i comandi che rendono disponibili modalità diverse, per filtrare i dati.

Se desideri impostare più criteri contemporaneamente seleziona il comando Filtro in base a maschera. Il comando visualizza la finestra filtro in base a maschera; si tratta di una versione vuota della maschera o del foglio dati. Posizionati con il puntatore del mouse nel campo in cui desideri impostare la ricerca, quindi digita la stringa da ricercare direttamente nel campo, oppure utilizza il menu a tendina che compare per selezionare una voce presente in elenco.

Ricorda che puoi filtrare i record con valori alternativi. Dopo aver immesso un valore nella scheda Cerca, clicca sulla scheda Oppure e inserisci i valori alternativi che desideri siano inclusi. Premi il pulsante Applica filtro, oppure attiva il menu Filtro e seleziona il comando Applica filtro/ordina per avviare la ricerca. E’ possibile compiere una selezione dei record, anche in base ai dati selezionati. Seleziona un campo o una parte di campo di un foglio dati o di una maschera. Premi il pulsante Filtro in base a selezione oppure attiva il menu Record, quindi Filtro ed infine Filtro in base a selezione. Nella finestra è disponibile l’elenco dei record filtrati.

Nel sottomenu Filtro è inoltre disponibile il comando Filtro ad esclusione selezione che ti permette di filtrare i dati, escludendo i dati selezionati. Puoi utilizzare anche il comando Ordinamento/filtro avanzato per specificare i valori che stai ricercando.

La finestra che appare ti consente di creare un filtro da applicare al foglio dati o alla maschera. Seleziona con un doppio clic del mouse il campo presente nell’elenco della tabella e sul quale desideri applicare un filtro, oppure posizionati con il puntatore nella casella Campo e nel menu a discesa che appare seleziona il campo, scegliendolo dall’elenco.

Imposta l’ordinamento che intendi applicare, il Criterio da rispettare nella selezione dei dati, inserisci valori alternativi da ricercare nel campo Oppure. Nella griglia di struttura puoi impostare il filtro di ricerca su più campi contemporaneamente.

Ricorda che puoi attivare il menu Record, quindi Filtro e selezionare il comando Ordinamento/filtro avanzato anche dopo aver specificato i valori che stai ricercando utilizzando Filtro in base a selezione o Filtro in base a maschera. In questo caso, parte dei valori sono già impostati, puoi intervenire nella griglia di struttura per precisare il tipo di ordinamento da applicare o specificare espressioni da utilizzare come criteri.
Per avviare la ricerca, premi il pulsante Applica filtro, oppure attiva il menu Filtro e seleziona il comando Applica filtro/ordina.

5.4.1.3
Eliminare un filtro da una tabella, maschera.

Quando viene applicato un filtro, sullo schermo sono disponibili i record trovati, che corrispondono appunto al filtro applicato. Per eliminare un filtro, e quindi visualizzare nuovamente tutti i record presenti nella tabella o nella maschera, premi il pulsante Rimuovi filtro oppure attiva il menu Record e seleziona il comando rimuovi filtro/ordina.

Va precisato che il pulsante Applica/Rimuovi filtro svolge una doppia funzione. Può essere utilizzato per applicare un filtro e viceversa per rimuoverlo, a seconda delle impostazioni attive al momento.

5.4.2.1
Creare e salvare una query su una sola tabella, su due tabelle usando dei criteri di ricerca assegnati.

Per procedere alla creazione di una query, nel riquadro Oggetti della finestra database, per prima cosa, seleziona l’oggetto che intendi creare, nel nostro caso Query, e premi il pulsante Nuovo disponibile sulla barra degli strumenti della finestra stessa.

Si apre una finestra di dialogo, attraverso la quale puoi scegliere quale metodo utilizzare per creare la nuova query: Visualizzazione struttura, Creazione guidata Query semplice, Creazione guidata Query a campi incrociati, Creazione guidata ricerca duplicati, Creazione guidata Query ricerca dati non corrispondenti. Fai doppio clic direttamente sul comando, oppure selezionalo e premi il tasto OK.

Nella parte destra della finestra database sono invece disponibili i comandi: Crea una query in visualizzazione struttura, Crea una query mediante una creazione guidata. Fai doppio clic sul comando, per avviare la procedura di creazione della nuova query.

La creazione guidata è il metodo più semplice da utilizzare. La finestra che appare ti presenta l’elenco delle tabelle e delle query presenti nel database. Seleziona, una tabella o una query, per visualizzarne i relativi campi nel riquadro Campi disponibili. Seleziona il campo che desideri includere nella query e premi il pulsante Aggiungi. Nel riquadro Campi selezionati viene presentato l’elenco di tutti i campi che decidi di includere nella nuova query.

Il pulsante Aggiungi tutti ti permette di includere nella query, tutti i campi della tabella o della query impostata, senza doverli selezionare uno alla volta. In modo analogo i pulsanti Elimina e Elimina tutti ti permettono di togliere dalla query il campo selezionato, oppure tutti i campi presenti.

E’ possibile includere campi scegliendoli tra differenti tabelle e query. Imposta una nuova tabella o query e seleziona i campi che desideri includere nella query. Una volta definiti tutti i campi premi il pulsante Avanti per proseguire.

Assegna il nome alla nuova query e decidi se desideri aprirla per visualizzare direttamente le informazioni oppure se preferisci aprirla per poterne modificare la struttura. Seleziona la casella di controllo che corrisponde alle tue esigenze e premi il pulsante Fine.

In Visualizzazione struttura, come abbiamo già visto, è possibile intervenire per modificare o personalizzare i campi di una query già esistente, oppure puoi utilizzare la Visualizzazione struttura per creare una nuova query. Fai doppio clic sul comando Crea una query in visualizzazione struttura, disponibile nella parte destra della finestra database, se desideri utilizzare questo metodo.

Sullo schermo appare la griglia di struttura della Query e la finestra Mostra tabella. Nella finestra seleziona la scheda che elenca le tabelle o le query di cui desideri utilizzare i dati. Seleziona con un doppio clic del mouse l’oggetto da includere nella query, oppure, dopo averlo selezionato premi il pulsante Aggiungi. Nel riquadro superiore della griglia di struttura della Query, compare la finestra Elenco campi, relativa alla tabella selezionata.

Ricorda che per creare una query puoi utilizzare i campi di una o più tabelle. Terminata la selezione degli oggetti da includere, premi il pulsante Chiudi.

Ora puoi scegliere i campi da includere nella query, facendo un doppio clic direttamente sul campo stesso, oppure seleziona il campo e trascinalo nella casella Campo disponibile nel riquadro inferiore della griglia di struttura. In alternativa puoi selezionare un campo direttamente dalla casella di riepilogo nella riga Campo della griglia.

Specifica il tipo di ordinamento, seleziona la casella di opzione Mostra se desideri che il campo incluso nella query venga poi anche visualizzato e imposta i criteri della ricerca. Nella casella Oppure hai la possibilità di inserire valori alternativi da ricercare.

Per visualizzare i risultati della query, clicca sul pulsante Visualizza disponibile sulla barra degli strumenti per passare in Visualizzazione foglio dati. In modo analogo clicca poi lo stesso pulsante per tornare in Visualizzazione struttura.

Definita la struttura della nuova query premi il pulsante Salva presente sulla barra degli strumenti Standard, oppure attiva il menu File e scegli il comando Salva. Se preferisci utilizzare la tastiera è disponibile la combinazione dei tasti MAIUSC+F12 che vanno premuti contemporaneamente. Nella finestra di dialogo che appare, assegna il nome alla query che hai creato e premi OK per confermare.

5.4.2.2
Aggiungere criteri ad una query utilizzando i seguenti operatori: < (minore di), <=(minore di o uguale a), > (maggiore di), >= (maggiore di o uguale a, = (uguale), <> (diverso), And, Or.

E' possibile aggiungere criteri ad una query, lavorando in Visualizzazione struttura. Nella finestra database, seleziona l'oggetto che intendi aprire e premi il pulsante Struttura.

Nella casella Criteri disponibile sulla griglia di struttura puoi specificare i criteri di filtro che desideri impostare per il campo. Invece di visualizzare tutti i prodotti, ad esempio, è possibile visualizzare soltanto i prodotti di un determinato prezzo. Per eseguire tale operazione, del campo "Prezzo Unitario", occorre specificare i criteri che limitano i risultati, ad esempio "26". I criteri sono delle limitazioni poste in una query  per identificare i record specifici con i quali si desidera lavorare.

Un criterio è un'espressione, cioè una combinazione di operatori matematici o logici, nomi di campo, funzioni e controlli, che restituisce un valore unico.

Prima di procedere nell'approfondire le procedure da utilizzare, soffermiamoci ad analizzare l'uso dei criteri di più immediata comprensione quali minore (<), maggiore (>) o uguale (=) e le diverse combinazioni che si possono ottenere abbinando questi elementi.

Il simbolo minore (<) ti permette di individuare tutti i record il cui valore è minore di quello indicato dal criterio.

Il simbolo minore uguale (<=) individua tutti i record il cui valore è minore o uguale di quello indicato dal criterio.

In modo analogo i simboli maggiore (>), maggiore uguale (>=) ti permettono di individuare tutti i record il cui valore è rispettivamente maggiore, oppure maggiore o uguale a quello indicato dal criterio.

Uguale (=) individua i record con il campo uguale al criterio impostato.

Diverso (<>) ti permette di estrarre invece tutti i record il cui campo contiene un valore diverso dal criterio.

Ricorda che se utilizzi il simbolo maggiore o minore nel caso di dati di tipo testo, gli operatori assumono il significato di successivo o precedente in ordine alfabetico.

Abbiamo già visto che è possibile immettere criteri aggiuntivi per lo stesso campo o per campi diversi. Quando si digitano delle espressioni in più celle Criteri, in Microsoft Access queste vengono combinate con l'operatore And  oppure Or. Le celle diverse sono legate dall'operatore And (e) se i vincoli sono riportati sulla stessa riga, sono invece legate dall'operatore Or (o) se si trovano su righe diverse.

Analizziamo insieme alcuni esempi che illustrano l'utilizzo di criteri con l'operatore And o con l'operatore Or.
Digitiamo nella casella Criteri del campo "NomeProdotto" la stringa maggiore m (>m), per ricercare solo i record che hanno il nome prodotto che inizia con una lettera dell'alfabeto superiore alla lettera emme (m).

Nella casella Criteri del campo "PrezzoUnitario" inseriamo invece la stringa maggiore uguale 26 (>=26) per ricercare solo quei prodotti che hanno un prezzo maggiore o uguale a 26. Premi il pulsante Esegui  disponibile sulla barra dei pulsanti standard per visualizzare il risultato della query.

Poiché i criteri impostati sono riportati sulla stessa riga, questi vengono combinati con l'operatore And (e) infatti nell'elenco vengono visualizzati solo i record che soddisfano entrambe i criteri: sono prodotti che iniziano con una lettera dell'alfabeto superiore alla lettera emme (m) e che, hanno un prezzo maggiore oppure uguale a 26.

Proviamo ora ad inserire la stringa maggiore uguale 26 (>=26) nella casella Oppure del campo "PrezzoUnitario". In questo secondo caso i criteri impostati si trovano su due righe differenti, vengono combinati con l'operatore Or (o). Premi il pulsante Esegui  disponibile sulla barra dei pulsanti standard per visualizzare il risultato della query.

Nell'elenco vengono visualizzati i record che soddisfano uno dei criteri impostati, o sono prodotti che iniziano con una lettera dell'alfabeto superiore alla lettera emme (m), oppure hanno un prezzo maggiore o uguale a 26. A differenza dell'esempio precedente, troviamo dei prodotti che iniziano con la lettera "A". Questi prodotti infatti soddisfano il secondo dei criteri impostati, cioè hanno un prezzo maggiore o uguale a 26. Gli operatori And, Or possono essere anche utilizzati per impostare criteri in un solo campo.

Proviamo ad inserire la stringa maggiore uguale 26 (>=26) minore 100 (<100) nella casella Oppure del campo "PrezzoUnitario".

Premi il pulsante Esegui disponibile sulla barra dei pulsanti standard per visualizzare il risultato della query. L'elenco dei prodotti è chiaramente differente rispetto agli esempi precedenti; in questo caso sono visualizzati i prodotti che iniziano con una lettera dell'alfabeto superiore alla lettera emme (m) oppure che hanno un prezzo maggiore o uguale a 26 e inferiore a 100.

Per produrre il risultato desiderato, è possibile creare un'espressione più complessa utilizzando il Generatore di espressioni.

Per visualizzare il Generatore di espressioni, posiziona il puntatore del mouse nel campo Criteri e clicca il pulsante Genera presente sulla barra degli strumenti, oppure clicca con il pulsante destro del mouse sulla cella Criteri, quindi dal menu di scelta rapida scegli Genera.
La finestra che appare è organizzata in diverse sezioni: nel primo riquadro in alto, nella casella dell'espressione, viene visualizzata l'espressione così come è stata creata, subito sotto sono disponibili i pulsanti degli operatori più comuni.

Per ottenere un elenco completo degli operatori utilizzabili nelle espressioni, seleziona, nella casella inferiore a sinistra, la cartella Operatori e la categoria di operatori appropriata nella casella centrale. Nella casella di destra è disponibile un elenco di tutti gli operatori della categoria selezionata.

Nella sezione inferiore del generatore sono presenti tre caselle: la casella di sinistra contiene le cartelle che forniscono un elenco degli oggetti di database relativi a tabelle, query, maschere e report, delle funzioni incorporate e definite dall'utente, delle costanti, degli operatori e delle espressioni comuni.

La casella centrale fornisce un elenco di elementi specifici o di categorie di elementi per la cartella selezionata nella casella di sinistra.

La casella di destra fornisce un elenco di valori, qualora ve ne siano, per gli elementi selezionati nella casella centrale e di sinistra.

5.4.2.3
Modificare una query inserendo, eliminando criteri.

In qualsiasi momento è possibile modificare una query inserendo o eliminando criteri. Le modifiche possono essere apportate lavorando in Visualizzazione struttura. Nella finestra database, seleziona l’oggetto che intendi aprire e premi il pulsante Struttura. Sulla griglia di struttura posiziona il puntatore del mouse nel campo Criteri che intendi aggiungere, digita il nuovo criterio e premi il tasto INVIO per confermare la tua modifica.

Ricorda che puoi verificare il risultato delle tue impostazioni premendo il pulsante Esegui, presente sulla barra degli strumenti, oppure cliccare il pulsante Visualizza, per passare alla Visualizzazione foglio dati. Viceversa, clicca il pulsante Visualizza, per ritornare in Visualizzazione struttura e continuare nelle tue modifiche.

Se invece desideri cancellare un criterio impostato, selezionalo e premi il tasto CANC, oppure dopo aver compiuto la selezione, attiva il menu Modifica e scegli il comando Elimina.

Le modifiche apportate ad una query non vengono salvate automaticamente. E’ importante valutare se è possibile salvare le modifiche apportate utilizzando il comando Salva, sovrascrivendo in questo modo le nuove impostazioni a quelle precedenti, oppure se è più utile invece utilizzare il comando Salva con nome. In questo secondo caso ti è possibile assegnare un nuovo nome alla query lasciando inalterata quella di origine.

5.4.2.4
Modificare una query: aggiungere, eliminare, spostare, nascondere, mostrare campi.

In qualsiasi momento è possibile modificare una query inserendo o eliminando criteri. Le modifiche possono essere apportate lavorando in Visualizzazione struttura. Nella finestra database, seleziona l’oggetto che intendi aprire e premi il pulsante Struttura.

Se desideri aggiungere un campo, presente nelle tabelle o query già incluse, è sufficiente fare doppio clic sul campo stesso per visualizzarlo nella griglia di struttura della Query e poter quindi intervenire nell’impostazione di eventuali criteri di ricerca.

Per poter modificare una query aggiungendo dei campi presenti in tabelle o query non ancora incluse è necessario utilizzare gli strumenti disponibili nella finestra Mostra tabella.

Per attivare la finestra Mostra tabella, premi il rispettivo pulsante presente sulla barra degli strumenti, oppure posiziona il puntatore del mouse sulla griglia di struttura e clicca il tasto destro del mouse, dal menu di scelta rapida che appare seleziona Mostra tabella. In alternativa, attiva il menu Query e seleziona il comando Mostra tabella. Compare la finestra con l’elenco delle tabelle e query presenti nel database.
Seleziona con un doppio clic del mouse la tabella da includere nella query, oppure, dopo averla selezionata premi il pulsante Aggiungi. Nel riquadro superiore della griglia di struttura della Query, compare la finestra Elenco campi, relativa alla tabella selezionata.

Ricorda che per creare una query puoi utilizzare i campi di una o più tabelle. Terminata la selezione degli oggetti da includere, premi il pulsante Chiudi.

Ora puoi scegliere i campi da aggiungere nella query, facendo un doppio clic direttamente sul campo stesso, oppure seleziona il campo e trascinalo nella casella Campo disponibile nel riquadro inferiore della griglia di struttura. In alternativa seleziona il campo direttamente dalla casella di riepilogo nella riga Campo della griglia.

Se desideri eliminare un campo presente nelle query, selezionalo facendo clic sul relativo selettore di colonna , quindi premi il tasto CANC. In alternativa dopo aver compiuto la selezione, attiva il menu Modifica e scegli il comando Elimina.

Ricorda che quando rimuovi un campo dalla griglia di struttura, il campo viene eliminato dalla struttura delle query, non viene eliminato il campo e i dati in esso contenuti nella tabella a cui fa riferimento.

Se la modifica da apportare alla query consiste nello spostamento di un campo, seleziona la colonna che corrisponde al campo da spostare facendo clic sul relativo selettore di colonna. Per selezionare più colonne adiacenti, clicca sul selettore di colonna, e tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, trascinalo sui selettori di colonna adiacenti. Fai di nuovo clic sul selettore di una delle colonne selezionate, vicino al puntatore compare il simbolo di un rettangolo, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse trascina il campo o i campi nella nuova posizione.

Per nascondere o mostrare i campi inseriti in una query, utilizza la casella di opzione Mostra. Il segno di spunta indica che il campo viene mostrato, viceversa se il segno di spunta viene tolto con un clic del mouse, il campo non viene visualizzato nel risultato della query.
E’ bene precisare che le operazioni di cancellare e nascondere un campo, non sono equivalenti. Per impostare un criterio di ricerca, può essere infatti necessario dover includere un campo che tuttavia non ha alcun senso venga poi visualizzato nel risultato della query.

Nella query relativa agli ordini ricevuti nell’anno 1997, ad esempio, viene incluso il campo “DataOrdine”, perché è necessario utilizzarlo per impostare il criterio di selezione della data, ma non ha alcun senso visualizzarlo nel risultato della query, che è relativa appunto agli ordini ricevuti solo nell’anno 1997.

5.4.2.5
Eseguire una query.

Per eseguire una query è sufficiente aprirla in Visualizzazione foglio dati. Nella finestra database, seleziona, con un doppio clic del mouse, l’oggetto che intendi aprire, oppure selezionalo con un solo clic e premi il pulsante Apri.
Tuttavia abbiamo già visto in precedenza che a volte può essere necessario eseguire una query per controllare il risultato delle impostazioni applicate, mentre si sta lavorando in Visualizzazione struttura.

In questo caso premi il pulsante Esegui, presente sulla barra degli strumenti, oppure attiva il menu Query e scegli il comando Esegui.

Viceversa, clicca il pulsante Visualizza, per ritornare in Visualizzazione struttura e continuare nelle tue modifiche.

5.4.2.6
Cancellare una query.

Per cancellare una query, nella finestra database, per prima cosa devi selezionare la query, poi premi il tasto CANC, oppure clicca sul pulsante Elimina disponibile sulla barra degli strumenti della finestra database. Lo stesso comando è disponibile anche attivando il menu Modifica.
In alternativa dopo aver selezionato la query con il tasto destro del mouse, nel menu di scelta rapida che appare seleziona il comando Elimina.

Qualsiasi sia la procedura utilizzata per eliminare una query, appare una finestra di dialogo per richiedere una tua conferma prima di procedere alla definitiva eliminazione. Premi il pulsante Sì per confermare, No per annullare l’operazione. Ricorda in caso di errore non sarà più possibile annullare l’operazione.

Se la query che desideri cancellare è al momento aperta, il sistema ti impedisce di eliminarla, potrai procedere alla cancellazione della query solo dopo averla chiusa.

5.4.2.7
Salvare e chiudere una query.

Se stai lavorando in Visualizzazione struttura di una query, prima di chiuderla devi procedere con il salvataggio. Premi il pulsante Salva presente sulla barra degli strumenti Standard, oppure attiva il menu File e scegli il comando Salva.
Se preferisci utilizzare la tastiera è disponibile la combinazione dei tasti MAIUSC+F12 che vanno premuti contemporaneamente.

Se viene chiusa una query, della quale è stata modificata la struttura, ma non ancora salvata, il programma fa apparire una finestra nella quale ti invita a salvare le modifiche apportate.

Ricorda che puoi utilizzare il comando Salva con nome, disponibile nel menu File, se desideri salvare le modifiche apportate alla query generando una nuova query e lasciando inalterata quella originale. Nella finestra di dialogo che appare, assegna il nome alla query e premi OK per confermare.

Se invece devi chiudere una query che hai aperto in Visualizzazione foglio dati premi il pulsante Chiudi (la X in alto a destra) presente sulla finestra, oppure attiva il menu File e scegli il comando Chiudi.
In alternativa fai doppio clic sull’icona che rappresenta la query, oppure clicca la medesima icona, con un solo clic del mouse, e dal menu di scelta rapida che appare seleziona il comando Chiudi.

5.4.3.1
Riordinare i dati in una tabella, maschera, risultato di una query, in ordine numerico crescente, decrescente e in ordine alfabetico.

I dati contenuti in una tabella possono essere riordinati lavorando in Visualizzazione foglio dati. Nel riquadro Oggetti della finestra database, per prima cosa, seleziona il tipo di oggetto: Tabelle. Fai doppio clic sulla tabella che intendi aprire, oppure, dopo averla selezionata premi il pulsante Apri presente sulla barra degli strumenti della finestra database; la tabella si apre in Visualizzazione foglio dati.

Per prima cosa, utilizza il selettore di colonna per selezionare il campo al quale desideri applicare l’ordinamento, quindi clicca il pulsante Ordinamento crescente oppure Ordinamento decrescente, disponibile ora sulla barra degli strumenti.
In alternativa, dopo aver compiuto la selezione, attiva il menu Record, scegli il comando Ordina, quindi seleziona il tipo di ordinamento che intendi applicare. Puoi impostare l’ordinamento anche facendo clic con il tasto destro del mouse in un campo presente in tabella; nel menu di scelta rapida che appare, imposta l’ordinamento che desideri. L’ordinamento viene applicato alla colonna corrispondente al campo selezionato.

Il risultato dell’ordinamento è subito disponibile in finestra. Ricorda che quando salvi una tabella, salvi anche l’ordinamento impostato.

In modo analogo puoi procedere per riordinare i dati in una maschera. Nel riquadro Oggetti della finestra database, seleziona il tipo di oggetto: Maschere. Fai doppio clic sulla maschera che intendi aprire, oppure, dopo averla selezionata premi il pulsante Apri presente sulla barra degli strumenti della finestra database; la maschera si apre in Visualizzazione maschera.

Per prima cosa, seleziona il campo al quale desideri applicare l’ordinamento, quindi clicca il pulsante Ordinamento crescente oppure Ordinamento decrescente, disponibile ora sulla barra degli strumenti.
In alternativa, dopo aver compiuto la selezione, attiva il menu Record, scegli il comando Ordina, quindi seleziona il tipo di ordinamento che intendi applicare. Puoi impostare l’ordinamento anche facendo clic con il tasto destro del mouse in un campo presente sulla maschera; nel menu di scelta rapida che appare, imposta l’ordinamento che desideri.

Il risultato dell’ordinamento è subito disponibile in finestra. La maschera visualizza il primo record che corrisponde all’ordinamento impostato, puoi utilizzare gli appositi pulsanti per scorrere all’interno dell’archivio dei dati. Ricorda che quando chiudi una maschera, salvi anche l’ordinamento impostato.

L’ordinamento di una maschera può essere applicato anche in Visualizzazione foglio dati. In questo caso il modo di procedere è identico a quello analizzato per la tabella.

Allo stesso modo procedi se desideri riordinare i dati che sono il risultato di una query. Nel riquadro Oggetti della finestra database, seleziona il tipo di oggetto: Query. Fai doppio clic sulla query che intendi aprire, oppure, dopo averla selezionata premi il pulsante Apri presente sulla barra degli strumenti della finestra database; la query si apre in Visualizzazione foglio dati. Il modo di procedere è identico a quello già analizzato per la tabella.

Ricorda che è possibile impostare l’ordinamento dei dati di una query anche in Visualizzazione struttura.

Nella Griglia di struttura, infatti, è disponibile la casella Ordinamento. Utilizza il menu a tendina per impostare un ordinamento Crescente oppure Decrescente. Se in una query viene impostato l’ordinamento su più campi contemporaneamente, l’ordine di priorità è dato dalla posizione del campo, da sinistra verso destra.
Per eseguire, ad esempio, un ordinamento prima in base al campo Cognome e quindi in base al campo Nome, nella griglia di struttura il campo Cognome deve trovarsi a sinistra del campo Nome.