5.2.1.1
Creare e salvare una tabella, specificare i campi con i relativi tipi di dati.

Prima di procedere nella creazione di una tabella è indispensabile definire i campi che sono necessari e i relativi attributi.

Nel riquadro Oggetti della finestra database, per prima cosa, seleziona l'oggetto che intendi creare, nel nostro caso Tabelle, e premi il pulsante Nuovo disponibile sulla barra degli strumenti della finestra stessa. Si apre una finestra di dialogo, attraverso la quale puoi scegliere quale metodo utilizzare per creare la nuova tabella: Visualizzazione foglio dati, Visualizzazione struttura, Creazione guidata. Fai doppio clic direttamente sul comando, oppure seleziona il metodo che intendi utilizzare e premi il tasto OK.

Gli stessi comandi sono disponibili anche nella parte destra della finestra database: Crea una tabella in visualizzazione struttura, Crea una tabella mediante una creazione guidata, Crea una tabella mediante l'immissione dei dati.

Fai doppio clic sul comando, per avviare la procedura di creazione della nuova tabella. La creazione guidata è il metodo più semplice da utilizzare. La finestra che appare ti presenta alcune Tabelle di esempio, organizzate in due diverse categorie: Ambito professionale, Ambito privato.

Dopo aver impostato una categoria di tabelle, seleziona, nel riquadro Tabelle di esempio, una tabella, per visualizzarne i relativi campi nel riquadro Campi di esempio. Seleziona il campo che desideri includere nella nuova tabella e premi il pulsante Aggiungi.
Nel riquadro Campi in nuova tabella viene presentato l'elenco di tutti i campi che decidi di includere nella nuova tabella. Premi il pulsante Rinomina campo se desideri assegnare un nuovo nome alla tabella e premi OK per confermare la tua modifica.

Il pulsante Aggiungi tutti ti permette di includere nella nuova tabella, tutti i campi della tabella di esempio senza doverli selezionare uno alla volta.
In modo analogo i pulsanti Elimina e Elimina tutti ti permettono togliere dalla nuova tabella il campo selezionato, oppure tutti i campi presenti. E' possibile includere campi da più tabelle di esempio, anche appartenenti ad una differente categoria. Scegli la nuova tabella di esempio e seleziona i campi di esempio che desideri includere nella nuova tabella. Una volta definiti tutti i campi della nuova tabella premi il pulsante Avanti per proseguire.

Digita il nome da assegnare alla nuova tabella e definisci, selezionando la relativa casella di controllo, se la Chiave primaria deve essere impostata in modo automatico o se desideri definirla personalmente. Premi il pulsante Avanti per proseguire.

Nel passaggio successivo viene mostrato il modo in cui la nuova tabella è correlata alle tabelle esistenti. Se desideri modificare una relazione, seleziona una tabella presente in elenco e premi il pulsante Relazioni. Premi il pulsante Avanti per proseguire.

Nell'ultimo passaggio puoi decidere se desideri aprire la nuova tabella per poterne modificare la struttura, aprire la nuova tabella in visualizzazione fogli dati oppure creare automaticamente una maschera per poter immettere dati nella nuova tabella. Seleziona la casella di controllo che corrisponde alle tue esigenze e premi il pulsante Fine.

Per creare una nuova tabella puoi anche immettere dati utilizzando un foglio dati.
Scegli il comando Visualizzazione foglio dati oppure fai doppio clic su Crea una tabella mediante l'immissione dei dati. Viene visualizzato un foglio dati vuoto suddiviso in dieci colonne. Ogni colonna rappresenta una campo della tabella che in modo generico è stato nominato Campo1, Campo2 e così via.

Per modificare il nome del campo e di conseguenza dell'etichetta di colonna, fai doppio clic sul nome della colonna, oppure seleziona la colonna con il tasto destro del mouse e dal menu di scelta rapida che appare scegli il comando Rinomina colonna.
In alternativa, dopo aver selezionato la colonna che intendi modificare, attiva il menu Formato e scegli il comando Rinomina colonna.
Utilizzando la tastiera tieni premuto il tasto Alt, quindi premi O per attivare il menu Formato, ed infine I. Digita il nuovo nome che intendi associare al campo e premi il tasto INVIO.

Posiziona il cursore nella prima cella e inizia ad inserire i dati. Inserisci ogni tipo di dati nella relativa colonna. In Microsoft Access, ogni colonna viene chiamata campo. Se ad esempio stai immettendo nomi e cognomi, digita il nome nella relativa colonna ed il cognome in una colonna diversa. Se stai invece immettendo date, ore o numeri, inseriscili in un formato uniforme in modo da consentire la creazione di un tipo di dati e di un formato di visualizzazione appropriati per la colonna. Per spostarti da una cella all'altra utilizza il tasto TAB oppure le frecce di direzione. Tutte le colonne lasciate vuote vengono eliminate quando si salva il foglio dati.

Terminato l'inserimento dei dati premi il pulsante Salva presente sulla barra degli strumenti Standard, oppure attiva il menu File e scegli il comando Salva. Se preferisci utilizzare la tastiera è disponibile la combinazione dei tasti MAIUSC+F12 che vanno premuti contemporaneamente. Assegna il nome alla tabella che hai creato e premi OK per confermare. Il software infine ti consiglia di creare una chiave primaria.

Premi il pulsante Sì per accettare la creazione automatica di una chiave primaria, premi il pulsante No se desideri creare successivamente la chiave primaria della tabella utilizzando la Visualizzazione struttura.

Se viene chiusa una tabella, che è stata modificata, ma non ancora salvata, il programma fa apparire una finestra nella quale ti invita a salvare le modifiche al  lavoro appena realizzato. Ricorda che ad ogni campo (colonna) vengono assegnati i tipi di dati in base al tipo di dati immesso. Se desideri personalizzare ulteriormente la definizione di un campo per modificarne, ad esempio, il tipo di dati oppure definire una regola di convalida, devi intervenire in Visualizzazione struttura.

In Visualizzazione struttura, come abbiamo già visto, è possibile intervenire per modificare o personalizzare i campi di una tabella già esistente, oppure puoi utilizzare la Visualizzazione struttura per creare una nuova tabella. Digita il nome del campo nella casella Nome campo, nella casella Tipo dati, lascia il tipo di dati predefinito (Testo) oppure fai clic sul pulsante freccia e seleziona il tipo di dati appropriato. Nella colonna Descrizione, digita una descrizione delle informazioni che sono contenute nel campo. La descrizione viene visualizzata sulla barra di stato quando questo campo viene selezionato.

Tale descrizione è però opzionale. Ciascun campo possiede delle proprietà, cioè delle caratteristiche che forniscono un ulteriore livello di controllo sulla modalità di memorizzazione, immissione o visualizzazione dei dati di un campo. Le proprietà disponibili dipendono dal tipo di dati del campo specifico e sono visualizzate nella scheda Generale.

Definita la struttura della nuova tabella premi il pulsante Salva presente sulla barra degli strumenti Standard, oppure attiva il menu File e scegli il comando Salva.
Se preferisci utilizzare la tastiera è disponibile la combinazione dei tasti MAIUSC+F12 che vanno premuti contemporaneamente.

Assegna il nome alla tabella che hai creato e premi OK per confermare. Il software infine ti consiglia di creare una chiave primaria. Premi il pulsante Sì per accettare la creazione automatica di una chiave primaria, premi il pulsante No se desideri creare successivamente la chiave primaria della tabella utilizzando la Visualizzazione struttura.
Se viene chiusa una tabella, che è stata modificata, ma non ancora salvata, il programma fa apparire una finestra nella quale ti invita a salvare le modifiche al  lavoro appena realizzato.

5.2.1.2
Inserire, eliminare record in una tabella.

Abbiamo visto quali procedure utilizzare per creare una tabella e definire tutti i campi che compongono i diversi record di una tabella. La fase successiva prevede l’inserimento dei dati. Generalmente i dati vengono inseriti in una tabella, mediante l’ausilio di maschere che sono progettate in modo specifico per agevolare questo tipo di operazione.

Rimandiamo al prossimo capitolo l’analisi del modo di operare con le maschere ed analizziamo ora in modo specifico le diverse operazioni che si possono compiere con le tabelle.

Per inserire o eliminare un record in una tabella devi operare in Visualizzazione foglio dati. Fai doppio clic sulla tabella che intendi aprire, oppure, dopo averla selezionata premi il pulsante Apri presente sulla barra degli strumenti della finestra database; la tabella si apre in Visualizzazione foglio dati.

Per scorrere i dati presenti in una tabella puoi utilizzare i pulsanti di spostamento presenti in basso, sulla barra di stato della finestra. Per inserire un nuovo record premi il pulsante Nuovo record. Sulla barra degli strumenti Standard sono disponibili i pulsanti Nuovo record ed Elimina record. In alternativa per inserire un nuovo record, attiva il menu Inserisci e seleziona il comando Nuovo record, oppure se preferisci utilizzare la tastiera premi la combinazione dei tasti CTRL++.

Per cancellare un record, dopo averlo selezionato, attiva il menu Modifica e seleziona il comando Elimina record. Gli stessi comandi sono disponibili anche nel menu di scelta rapida che puoi visualizzare selezionando la riga (il record) con il tasto destro del mouse. Quando è selezionata un’intera riga premendo il tasto CANC della tastiera è possibile eliminare un record della tabella, diversamente se è selezionato solo un campo del record viene cancellato solo il contenuto del campo stesso.

5.2.1.3
Inserire un campo in una tabella esistente.

Per inserire un campo in una tabella esistente puoi operare sia in Visualizzazione foglio dati sia in Visualizzazione struttura. Fai doppio clic sulla tabella che intendi aprire, oppure, dopo averla selezionata premi il pulsante Apri presente sulla barra degli strumenti della finestra database; la tabella si apre in Visualizzazione foglio dati.

Per inserire altre colonne, e quindi altri campi, seleziona con il tasto destro del mouse la colonna a destra della quale desideri inserire una nuova colonna, dal menu di scelta rapida che appare scegli il comando Inserisci colonna. In alternativa, dopo aver selezionato la colonna, attiva il menu Inserisci e seleziona la voce Colonne.

Puoi ora procedere nella personalizzazione dell’etichetta di colonna ed associare quindi un nuovo nome al campo appena creato. Posiziona il cursore nella prima cella e inserisci i dati, in questo modo viene definito il Tipo di dati e il Formato di visualizzazione appropriato per la nuova colonna (il nuovo campo) della tabella.
Se desideri personalizzare ulteriormente la definizione di un campo modificando il Tipo di dati oppure definendo una regola di convalida, premi l’apposito pulsante per passare in Visualizzazione struttura. E’ possibile inserire un nuovo campo in una tabella esistente anche lavorando in Visualizzazione struttura. Seleziona la tabella che intendi aprire e premi il pulsante Struttura presente sulla barra degli strumenti della finestra database.

Per aggiungere un campo alla fine della tabella è sufficiente cliccare nella prima riga vuota, per inserire invece un campo all’interno della tabella, seleziona la riga al di sopra della quale desideri aggiungere il nuovo campo, quindi seleziona il pulsante Inserisci righe presente sulla barra degli strumenti Standard.
In alternativa, dopo aver selezionato la riga, attiva il menu Inserisci e scegli la voce Righe.

Ricorda che hai a disposizione anche il menu di scelta rapida; seleziona con il tasto destro del mouse la riga al di sopra della quale desideri aggiungere il nuovo campo, quindi scegli il comando Inserisci righe.

Procedi ora definendo il nome del campo, il tipo di dati e le proprietà del nuovo campo. L’aggiunta di un campo in una tabella già esistente, non modifica la struttura della tabella, e tutti i dati precedentemente inseriti restano memorizzati. Il nuovo campo appena inserito apparirà vuoto in tutti i record già presenti nella tabella.
Lavorando in Visualizzazione struttura, dopo aver inserito il nuovo campo, procedi al salvataggio delle modifiche apportate alla tabella.

5.2.1.4
Inserire, modificare dati in un record.

Per inserire o modificare i dati in un record puoi lavorare in Visualizzazione foglio dati di una tabella oppure puoi utilizzare la relativa Maschera. Fai doppio clic sulla tabella che intendi aprire, oppure, dopo averla selezionata premi il pulsante Apri presente sulla barra degli strumenti della finestra database; la tabella si apre in Visualizzazione foglio dati.

Ogni “riga” della tabella corrisponde ad un record.
Le “colonne” della tabella rappresentano i diversi campi.
La “cella” identifica il singolo campo di ogni record.
Un record è composto da diversi campi.

Posizionati con il puntatore del mouse nel campo in cui intendi inserire o modificare i dati. Quando appare il cursore lampeggiante puoi digitare le informazioni o intervenire per modificare quelle già esistenti.

Sul margine grigio della tabella è presente il selettore di record. Per mezzo di un simbolo differente viene rappresentato il record corrente, il nuovo record sul quale è possibile inserire informazioni, il record in corso di modifica. Puoi inserire o modificare i dati nel campo del record che risulta selezionato, quindi attivo.

Il metodo per inserire i dati in un campo viene definito dal progettista che ha creato il database. A seconda del Tipo di dati e delle Proprietà che sono state definite per ogni campo, alcuni campi ad esempio sono visibili, ma non modificabili, in altri è possibile inserire il testo, altri ancora appaiono come menu. Alcuni campi accettano solo un tipo di dato, ad esempio solo numeri, altri appaiono come caselle di opzione.

Per spostarti al campo successivo puoi utilizzare il tasto Tab, per tornare indietro premi contemporaneamente i tasti MAIUSC+Tab, in alternativa puoi utilizzare i tasti freccia. Per memorizzare i dati inseriti, non è necessario utilizzare il comando Salva, il programma salva automaticamente i dati inseriti appena viene completata la digitazione e si passa al campo successivo. Affronteremo più avanti in modo specifico quale procedura utilizzare per inserire o modificare dati in un record utilizzando la maschera.

5.2.1.5
Eliminare dati da un record.

Per eliminare i dati da un record puoi lavorare in Visualizzazione foglio dati di una tabella oppure puoi utilizzare la relativa Maschera. Fai doppio clic sulla tabella che intendi aprire, oppure, dopo averla selezionata premi il pulsante Apri presente sulla barra degli strumenti della finestra database; la tabella si apre in Visualizzazione foglio dati.

Posizionati con il puntatore del mouse sul bordo superiore del campo di cui intendi eliminare i dati. Quando il puntatore del mouse assume la forma di una croce, clicca il tasto sinistro del mouse per selezionare l’intero campo, quindi premi il tasto CANC. In alternativa attiva il menu Modifica e seleziona il comando Elimina.

Per eliminare, in modo parziale, dei dati da un record, posiziona il puntatore del mouse all’inizio della parola, o subito prima della lettera, che intendi cancellare e premi il tasto CANC, tante volte, quante sono le lettere che desideri eliminare. Il puntatore del mouse avanza verso destra cancellando le lettere una alla volta. In alternativa, se ti posizioni con il puntatore del mouse alla fine della parola, o subito dopo la lettera, che intendi eliminare devi premere il tasto BACKSPACE, tante volte, quante sono le lettere che desideri cancellare. Il puntatore del mouse si sposta verso sinistra cancellando le lettere una alla volta.
Affronteremo più avanti in modo specifico quale procedura utilizzare per eliminare dati da un record utilizzando una maschera.

5.2.1.6
Usare il comando Annulla.

Abbiamo già visto che lavorando in Visualizzazione foglio dati di una tabella, per memorizzare i dati inseriti, non è necessario utilizzare il comando Salva, il programma salva automaticamente i dati appena viene completata la digitazione e si passa al campo successivo.

Tuttavia in caso di errore puoi utilizzare il pulsante Annulla digitazione presente sulla barra degli strumenti Standard, lo stesso comando è disponibile attivando il menu Modifica. Se preferisci utilizzare la tastiera puoi utilizzare la combinazione dei tasti CTRL+Z che vanno premuti contemporaneamente.

Ricorda che in Visualizzazione foglio dati è possibile annullare solo l’ultima modifica apportata. Se le modifiche apportate al record corrente sono già state salvate o se ti sei spostato su un altro record, il comando disponibile nel menu Modifica è Annulla record salvato.
Nel momento in cui si inizia a modificare un altro record, si applica o si rimuove un filtro oppure si passa ad un'altra finestra, non è più possibile utilizzare questi metodi per correggere le modifiche apportate.

In Visualizzazione struttura di una tabella invece il menu disponibile cliccando sulla freccia a destra del pulsante Annulla permette di visualizzare l’elenco delle ultime 20 azioni che è possibile annullare. Seleziona l'azione che desideri annullare. Quando si annulla un'azione, si annullano anche quelle che la precedono nell'elenco.

Utilizza il comando Ripristina se successivamente desideri ripristinare l’azione annullata.

5.2.1.7
Navigare in una tabella al record successivo, precedente, primo, ultimo e su un record specifico.

Per navigare all’interno di una tabella in Visualizzazione foglio dati puoi utilizzare i pulsanti di spostamento, disponibili in basso, sulla barra di stato della finestra.

Se conosci il numero del record sul quale devi posizionarti, posizionati con il puntatore nella casella del record, inserisci il valore e premi il tasto INVIO. Per posizionarti nella casella del record utilizzando la tastiera premi il tasto F5.
Premi invece il pulsante record Precedente o record Successivo per scorrere i record uno alla volta in avanti o indietro. Utilizza i pulsanti Primo record o Ultimo Record per posizionarti in modo rapido, rispettivamente sul primo o ultimo record della tabella.

In alternativa, attiva il menu Modifica, seleziona la voce Vai a, quindi nel sottomenu che appare scegli il record sul quale desideri posizionarti. Mentre si inseriscono i dati in una tabella o in una maschera, per spostarsi tra i campi, molto spesso è più comodo utilizzare la tastiera anziché il mouse.

Utilizza il tasto Tab oppure il tasto Freccia destra per spostarti al campo successivo, la combinazione dei tasti MAIUSC+Tab oppure il tasto Freccia sinistra ti permette invece di tornare al campo precedente.
Il tasto Home è utile per spostarsi sul primo campo del record corrente, il tasto Fine invece, per spostarsi sull’ultimo campo del record corrente.

La combinazione dei tasti CTRL+Home e CTRL+Fine permettono di spostarsi rispettivamente al primo campo del primo record, e all’ultimo campo dell’ultimo record.

I tasti Freccia su e Freccia giù permettono di spostarsi rispettivamente al campo corrente del record precedente e al campo corrente del record successivo.

La combinazione dei tasti CTRL+ Freccia su e CTRL+Freccia giù permettono di spostarsi rispettivamente al campo corrente del primo record e al campo corrente dell’ultimo record.

5.2.1.8
Cancellare una tabella.

Per cancellare una tabella, nella finestra database, per prima cosa devi selezionare la tabella, poi premi il tasto CANC, oppure clicca sul pulsante Elimina disponibile sulla barra degli strumenti della finestra database.
Lo stesso comando è disponibile anche attivando il menu Modifica. In alternativa dopo selezionato la tabella con il tasto destro del mouse, nel menu di scelta rapida che appare seleziona il comando Elimina.

Qualsiasi sia la procedura utilizzata per eliminare una tabella, appare una finestra di dialogo per richiedere una tua conferma prima di procedere all’eliminazione della tabella. Premi il pulsante Sì per confermare, No per annullare l’operazione.
Ricorda in caso di errore che hai a disposizione il comando Annulla che ti permette di annullare l’ultima operazione fatta.

Se nella tabella che desideri cancellare sono impostate delle relazioni con altre tabelle, il sistema ti impedisce di eliminarla, potrai procedere alla cancellazione della tabella solo dopo aver eliminato le relazioni attive.

5.2.1.9
Salvare e chiudere una tabella.

Abbiamo già visto che il programma salva automaticamente i dati inseriti appena viene completata la digitazione e si passa al campo successivo. Non è quindi necessario utilizzare il comando Salva prima di chiudere una tabella.
Per chiudere una tabella premi il pulsante Chiudi (la X in alto a destra), oppure attiva il menu File e scegli il comando Chiudi.
In alternativa fai doppio clic sull’icona che rappresenta la tabella, presente a sinistra sulla barra del titolo, oppure clicca la medesima icona, con un solo clic del mouse, e dal menu di scelta rapida che appare seleziona il comando Chiudi.

In Visualizzazione foglio dati è necessario salvare il proprio lavoro, quando si modifica il layout della tabella. Premi il pulsante Salva presente sulla barra degli strumenti Standard, oppure attiva il menu File e scegli il comando Salva. Se preferisci utilizzare la tastiera è disponibile la combinazione dei tasti MAIUSC+F12 che vanno premuti contemporaneamente.

Se viene chiusa una tabella, della quale è stato modificato il layout, ma non ancora salvato, il programma fa apparire una finestra nella quale ti invita a salvare le modifiche apportate. Anche se stai lavorando in Visualizzazione struttura, prima di chiudere la tabella devi procedere con il salvataggio. Premi il pulsante Salva presente sulla barra degli strumenti Standard, oppure attiva il menu File e scegli il comando Salva.
Se preferisci utilizzare la tastiera è disponibile la combinazione dei tasti MAIUSC+F12 che vanno premuti contemporaneamente. Se viene chiusa una tabella, della quale è stata modificata la struttura, ma non ancora salvata, il programma fa apparire una finestra nella quale ti invita a salvare le modifiche apportate.

5.2.2.1
Definire una chiave primaria.

Per definire una chiave primaria, apri la tabella in Visualizzazione struttura. Si presenta l’elenco dei campi che compongono la tabella. Utilizza il selettore di riga per selezionare e posizionarti sul campo che deve rappresentare la Chiave primaria. Premi il pulsante Chiave primaria disponibile sulla barra degli strumenti Struttura tabella, oppure attiva il menu Modifica e seleziona la voce Chiave primaria.
In alternativa clicca con il tasto destro del mouse sul selettore di riga, dal menu di scelta rapida che appare scegli Chiave primaria.

Compare il simbolo di una chiave; in questo modo il campo che rappresenta la Chiave primaria della tabella è facilmente individuabile. Affinché un campo possa essere utilizzato come chiave primaria, ricorda che deve essere Indicizzato e che non possono essere ammessi duplicati.

La chiave primaria può essere costituita da due campi della tabella, quando un solo campo non è sufficiente a garantire la condizione di non duplicazione. Il modo di procedere è identico, per prima cosa devi però procedere alla selezione dei campi che concorrono a questo ruolo. Se i campi da selezionare non fossero contigui, seleziona il primo campo, tieni premuto il tasto CTRL della tastiera e procedi alla selezione dell’altro campo. In questo caso viene garantita la non duplicazione della coppia di dati.

In fase di creazione di una tabella, la chiave primaria, se non viene definita, può essere generata automaticamente dal sistema. In questo caso viene utilizzato un campo di tipo contatore che assegna una numerazione progressiva ai record.

5.2.2.2
Indicizzare un campo con, senza duplicati.

Per indicizzare un campo, apri la tabella in Visualizzazione struttura. Si presenta l’elenco dei campi che compongono la tabella. Utilizza il selettore di riga per selezionare e posizionarti sul campo che deve essere Indicizzato.
Nella scheda Generale delle proprietà dei campi, utilizza il menu a discesa per assegnare se l’indice ammette duplicati oppure no.

Ricorda che si utilizzano i campi indicizzati per trovare e ordinare i record più rapidamente, per questo motivo si indicizzano i campi sui quali vengono effettuate le ricerche più di frequente. La proprietà Indicizzato (Sì, Duplicati ammessi) ti permette di associare il campo ad un indice e ti consente di inserire valori ripetuti. Questa proprietà velocizza il processo di ricerca, senza porre dei limiti nell’inserimento dei dati.

Quando invece, viene impostata la proprietà Indicizzato (Si, Duplicati non ammessi) il sistema controlla che nel campo non vengano inseriti dei valori già presenti in altri record, in questo caso ne impedisce l’inserimento avvertendoti con una messaggio.

Quando un campo viene impostato come chiave primaria, automaticamente assume anche la proprietà Indicizzato (Si, Duplicati non ammessi).

5.2.3.1
Modificare gli attributi di formato di un campo, quali: dimensioni, formato numerico, formato data.

Se desideri modificare gli attributi assegnati ad un campo, apri la tabella in Visualizzazione struttura.
Si presenta l’elenco dei campi che compongono la tabella. Utilizza il selettore di riga per selezionare e posizionarti sul campo che devi modificare.

Nella colonna Tipo di dati puoi utilizzare il menu a discesa per modificare gli attributi di formato di un campo, quali: il formato numerico o il formato data. Nella scheda Generale delle proprietà dei campi, puoi intervenire nella casella Dimensione campo per modificare la dimensione del campo stesso. Terminate le modifiche premi il pulsante Salva presente sulla barra degli strumenti.

Se la conversione del tipo di dati provoca la perdita di alcuni valori, prima che siano salvate le modifiche, verrà visualizzato un messaggio che indica gli errori che si sono verificati durante la conversione. Scegliere No per annullare le modifiche. Scegliere SI per continuare e salvare comunque le modifiche.

Le procedure indicate sono semplici da eseguire, tuttavia si sconsiglia di apportare modifiche ai campi di un database, quando nel database i dati sono già presenti.

5.2.3.2
Sapere quali conseguenze si ottengono modificando gli attributi di dimensioni dei campi di una tabella.

Se desideri modificare gli attributi di dimensioni dei campi di una tabella è bene valutarne le conseguenze, prima di procedere nell’operazione.
Se il campo che viene modificato è di tipo Testo o Memo e la Dimensione campo viene aumentata, non esistono conseguenze negative. I dati presenti nel database vengono mantenuti, negli inserimenti successivi avrai a disposizione un campo di testo più lungo. Una conseguenza negativa potresti averla, se invece desideri diminuire la grandezza del campo, i dati già presenti che non possono essere contenuti nel campo che hai ridimensionato andranno persi.

Per i campi con il tipo di dati Numerico, l'impostazione della proprietà Dimensione campo determina il tipo di numero specifico: Byte, Intero, Intero lungo, Precisione singola, Precisione doppia, ID replica o Decimale.

Se si modifica l'impostazione di Dimensione campo da una dimensione maggiore, ad esempio Precisione doppia, a una minore, ad esempio Intero, è necessario controllare che i valori memorizzati nel campo siano appropriati per le nuove dimensioni.
Se il nuovo valore impostato per la proprietà Dimensione campo non consente l'inserimento del numero di posizioni decimali dei valori correnti, i numeri verranno arrotondati. Se, ad esempio, un campo viene modificato da Precisione doppia in Intero lungo, i decimali verranno arrotondati al numero intero più prossimo.
Inoltre, se si tenta di salvare una tabella contenente valori troppo grandi per essere memorizzati nella nuova dimensione, verrà visualizzato un messaggio che informa che, se si procede, tali valori saranno eliminati e sostituiti con valori Null.

5.2.3.3
Creare una semplice regola di validazione per numeri, testo, data/ora, valuta.

Per creare semplici regole di validazione per numeri, testo, valuta, data e ora, devi aprire la tabella in Visualizzazione struttura.

Abbiamo già visto che un primo controllo dei dati che possono essere immessi in un campo viene determinato dall’impostazione del tipo di dato. Ad un campo, ad esempio, che deve contenere una data, non viene associato un campo di tipo Testo o Memo, ma è bene associare il tipo di dato Data/ora, per il quale è già previsto un controllo sull’immissione dei dati.

Se desideri impostare un maggior controllo anche sui valori che possono essere immessi in altri tipi di campi puoi utilizzare le Proprietà del campo. Per tutti i tipi di campo, ad esclusione solo per quelli di tipo Contatore, puoi definire se l’immissione del dato è Richiesta oppure no.

Per tutti i tipi di campo, ad esclusione solo per quelli di tipo Oggetto OLE, puoi impedire che vengano immessi valori duplicati.

Per i campi di tipo Testo e Numerico, puoi impostare la dimensione del campo. Puoi determinare così, il numero massimo dei caratteri che può contenere un campo di tipo Testo, oppure definire la dimensione e il tipo di numeri consentiti in un campo di tipo Numerico.

Oltre alle proprietà appena elencate Microsoft Access ti permette di impostare delle regole per avere un controllo ancora più preciso sui dati immessi in ogni campo. Queste regole sono applicabili mediante la casella Maschera di input oppure Valido se.

La Maschera di input è uno strumento che indica esattamente come deve essere immesso un valore nel campo. Se l’utente nell’immissione dei dati non rispetta la regola imposta dalla Maschera di input viene visualizzato un messaggio che permette di comprendere e quindi correggere l’errore fatto.

Nella casella Valido se è invece possibile digitare delle regole di convalida per il campo.
L’espressione può essere digitata direttamente, o se preferisci puoi utilizzare il pulsante dei generatori disponibile nella casella ed attivare il Generatore di espressioni.

La finestra che appare è organizzata in diverse sezioni: nel primo riquadro in alto, nella casella dell’espressione, viene visualizzata l’espressione così come è stata creata, subito sotto sono disponibili i pulsanti degli operatori più comuni. Per ottenere un elenco completo degli operatori utilizzabili nelle espressioni, seleziona, nella casella inferiore a sinistra, la cartella Operatori e la categoria di operatori appropriata nella casella centrale. Nella casella di destra è disponibile un elenco di tutti gli operatori della categoria selezionata.

Nel nostro esempio, la regola impostata prevede che nel campo Quantità venga inserito un valore maggiore oppure uguale a zero. Nella casella Messaggio errore puoi inserire il messaggio da visualizzare in caso di errore durante l’immissione dei dati.

In una tabella è anche possibile inserire una regola di convalida per il record. Clicca il pulsante Proprietà disponibile sulla barra degli strumenti, oppure attiva il menu Visualizza e scegli il comando Proprietà. In alternativa, posiziona il puntatore del mouse sulla barra del Titolo della finestra della tabella e clicca il tasto destro del mouse; nel menu di scelta rapida che appare seleziona la voce Proprietà. Viene visualizzata la finestra delle Proprietà tabella.

In modo analogo a quanto analizzato finora, nella casella Valido se puoi inserire la regola di convalida, nel campo Messaggio errore digita il messaggio da visualizzare nel caso non venga rispettata tale regola.

La regola di convalida dei record consente di verificare la correttezza dei dati inseriti in un intero record, permettendoti di confrontare dati contenuti in campi distinti. Nel nostro esempio impostiamo l’espressione che ci consente di controllare che la data dell’ordine sia minore oppure uguale alla data di consegna e digitiamo il messaggio di errore da visualizzare in caso di errore durante l’immissione dei dati.

Se stai modificando una tabella già esistente, per non rischiare di perdere i dati già inseriti, puoi verificare la compatibilità tra i dati inseriti e la nuova regola, prima di applicarla. Clicca il tasto destro del mouse sulla barra del titolo della finestra struttura tabella, nel menu di scelta rapida che appare scegli il comando Verifica regole convalida. Lo stesso comando è disponibile anche attivando il menu Modifica. Un messaggio finale garantisce se tutti i dati, soddisfano tutte le regole di convalida inserite.

5.2.3.4
Cambiare l’ampiezza delle colonne di una tabella.

Per cambiare l’ampiezza delle colonne di una tabella devi lavorare in Visualizzazione Foglio dati. Seleziona la tabella che intendi aprire e premi il pulsante Apri disponibile sulla barra degli strumenti della finestra database, oppure fai direttamente un doppio clic sulla tabella.

Attiva il menu Formato e seleziona Altezza righe se intendi impostare una misura identica a tutte le righe (i record) che compongono la tabella. In alternativa seleziona la riga con il tasto destro del mouse, e dal menu di scelta rapida che appare seleziona Altezza righe. Nella finestra di dialogo che appare, inserisci il valore che corrisponde all’altezza che desideri impostare e premi OK per confermare. Clicca sulla casella di opzione Altezza standard se desideri impostare una altezza predefinita.

Per modificare l’altezza di una riga puoi utilizzare anche il mouse. Posiziona il puntatore sul bordo della riga da ridimensionare, quando il puntatore assume la forma di una doppia freccia orizzontale, premi il tasto sinistro del mouse e mantenendolo premuto trascinalo fino ad ottenere l’altezza desiderata.

Se desideri modificare la larghezza di una, o più colonne, per prima cosa devi selezionare le colonne che intendi modificare, attiva il menu Formato e seleziona Larghezza colonne. In alternativa seleziona la colonna con il tasto destro del mouse, e dal menu di scelta rapida che appare seleziona Larghezza colonne.
Nella finestra di dialogo che appare, inserisci il valore che corrisponde alla larghezza che desideri impostare e premi OK per confermare. Clicca sulla casella di opzione Larghezza standard se desideri impostare una misura predefinita, oppure clicca il pulsante Adatta se desideri adattare la larghezza della colonna al suo contenuto.

Per impostare una larghezza specifica di una colonna, puoi anche agire direttamente con il mouse. Posiziona il puntatore sul bordo della colonna da ridimensionare, quando il puntatore assume la forma di una doppia freccia orizzontale, premi il tasto sinistro del mouse e mantenendolo premuto trascinalo fino a ottenere la larghezza desiderata.

Per adattare la larghezza della colonna ai dati in essa contenuti, fai doppio clic sul bordo destro della relativa intestazione.
Premi il pulsante Salva per memorizzare le modifiche apportate. Ricorda che non è possibile annullare le modifiche apportate alla larghezza delle colonne utilizzando il comando Annulla del menu Modifica. Per annullare le modifiche, devi chiudere il foglio dati e quindi scegliere No quando viene richiesto se si desidera salvare le modifiche apportate al layout del foglio dati. In questo modo verranno annullate tutte le modifiche apportate al layout.

5.2.3.5
Spostare una colonna all’interno di una tabella.

Per modificare la posizione di una colonna all’interno di una tabella devi lavorare in Visualizzazione Foglio dati.

Per prima cosa devi selezionare la colonna che intendi spostare, posizionati con il puntatore sul selettore di campi relativo a tale colonna e clicca il tasto sinistro del mouse; clicca nuovamente il tasto sinistro e mantenendolo premuto trascina la colonna nella nuova posizione, quindi rilascia il mouse. E’ possibile spostare anche un insieme di colonne adiacenti. Per selezionarle clicca con il mouse sul selettore di campi della prima colonna, quindi senza rilasciare il pulsante del mouse trascinalo per estendere la selezione. Prosegui poi con il trascinamento.

Se al momento del rilascio del mouse, le colonne non si spostano, è probabile che siano Bloccate. Posizionati con il puntatore del mouse sul selettore di colonna e clicca il tasto destro del mouse. Nel menu di scelta rapida che appare seleziona il comando Sblocca tutte le colonne. In alternativa, attiva il menu Formato e seleziona Sblocca tutte le colonne.

Per completare l’argomento relativo alla definizione e impostazione di una tabella, è utile sapere che in Visualizzazione Foglio dati è possibile nascondere le colonne di una tabella. Seleziona la colonna che desideri nascondere con il tasto destro del mouse e nel menu di scelta rapida che appare seleziona il comando Nascondi colonna, in alternativa, dopo aver selezionato la colonna, attiva il menu Formato e seleziona Nascondi colonna. La colonna selezionata non è più visibile.

Per mostrare le colonne nascoste in precedenza, attiva il menu Formato e seleziona Scopri colonne. Nella finestra di dialogo le colonne visibili hanno il relativo segno di spunta, clicca con il mouse sulla casella di opzione della colonna che intendi scoprire e premi il pulsante Chiudi. La colonna è ora visibile nella tabella.

Premi il pulsante Salva per memorizzare le modifiche apportate. Ricorda che non è possibile annullare lo spostamento delle colonne utilizzando il comando Annulla del menu Modifica. Per annullare le modifiche, devi chiudere il foglio dati e quindi scegliere No quando viene richiesto se si desidera salvare le modifiche apportate al layout del foglio dati. In questo modo verranno annullate tutte le modifiche apportate al layout.

5.2.4.1
Creare una relazione uno-a-uno, uno-a-molti tra tabelle.

Per creare una relazione uno-a-uno oppure uno-a-molti tra tabelle, per prima cosa controlla che tutte le tabelle siano chiuse. Non è infatti possibile creare o modificare le relazioni tra tabelle aperte. Clicca sul pulsante Relazioni presente sulla barra degli strumenti Database, oppure attiva il menu Strumenti e seleziona il comando Relazioni.
Se nel database non sono ancora state definite delle relazioni, si apre la finestra Relazioni e viene automaticamente visualizzata la finestra di dialogo Mostra tabella.

Se invece nel database sono già state definite delle relazioni ed intendi modificare quelle esistenti, si apre la finestra Relazioni e per visualizzare la finestra di dialogo Mostra tabella, posiziona il puntatore del mouse in un’area libera della finestra stessa, clicca il tasto destro del mouse e dal menu di scelta rapida scegli la voce Mostra tabella.
In alternativa, clicca il pulsante Mostra tabella disponibile sulla barra degli strumenti Relazione, oppure attiva il menu Relazioni e seleziona il comando Mostra tabella.

Nella finestra che appare, gli oggetti presenti nel database sono suddivisi in schede. Seleziona con un doppio clic del mouse la tabella che desideri correlare, oppure dopo averla selezionata premi il pulsante Aggiungi. La finestra, con l’elenco dei campi della tabella scelta, appare nella finestra Relazioni.

Trascina il campo che vuoi correlare da una tabella, sul campo correlato nell’altra tabella. Per trascinare più campi, premi il tasto CTRL e fai clic su ogni campo desiderato, quindi esegui il trascinamento. Nella maggior parte dei casi si trascina il campo chiave primaria (visualizzato in grassetto) da una tabella, su un campo simile (spesso con lo stesso nome), detto chiave esterna nell'altra tabella.

Quando viene rilasciato il mouse appare la finestra Modifica relazioni, attraverso la quale puoi verificare se i nomi dei campi visualizzati nelle due colonne, siano effettivamente quelli desiderati.
Se è necessario, puoi modificarli. Clicca sul campo da modificare e attraverso il menu a discesa imposta il nuovo campo. Premi il pulsante Crea per confermare la creazione della relazione uno-a-molti appena impostata.

Il procedimento appena analizzato lo puoi ripetere per ogni coppia di tabelle da correlare. Per creare una relazione nell'ambito della stessa tabella, devi aggiungere due volte la tabella. Trascina il campo che vuoi correlare da una tabella, sul campo correlato nell’ altra tabella e rilascia il mouse. Appare la finestra Modifica relazioni, premi il pulsante Crea per confermare la creazione della relazione di tipo uno-a-uno appena impostata.

Ricorda che quando crei una relazione tra tabelle, non è necessario che i campi correlati abbiano lo stesso nome, ma devono però includere lo stesso tipo di dati. E’ possibile creare una corrispondenza tra un campo di tipo Contatore e uno di tipo Numerico solo se la proprietà Dimensione campo di entrambi è uguale. Anche per correlare tra loro due campi di tipo Numerico la proprietà Dimensione campo di entrambi deve essere uguale.

5.2.4.2
Cancellare relazioni tra tabelle.

Per cancellare una relazione tra tabelle, per prima cosa controlla che tutte le tabelle siano chiuse. Non è infatti possibile cancellare le relazioni tra tabelle aperte. Clicca sul pulsante Relazioni presente sulla barra degli strumenti Database, oppure attiva il menu Strumenti e seleziona il comando Relazioni. Si apre la finestra Relazioni e vengono visualizzate tutte le relazioni esistenti tra le tabelle e le query. Fai clic sulla linea della relazione che desideri eliminare. Quando è selezionata, la linea apparirà in grassetto, quindi premere il tasto CANC.
In alternativa puoi selezionare la linea di relazione con il tasto destro del mouse, e dal menu di scelta rapida che appare seleziona il comando Elimina, oppure attiva il menu Modifica e seleziona il comando Elimina.

5.2.4.3
Applicare una o più regole ad una relazione tali che i campi coinvolti nella relazione non possano essere cancellati finché esistono dati che collegano le tabelle.

Per impedire che i campi coinvolti in una relazione, possano essere per errore cancellati, è possibile applicare delle regole alle relazioni stesse. L'Integrità referenziale è, infatti, un sistema di regole utilizzate per assicurare che le relazioni tra i record delle tabelle correlate siano valide e che non vengano eliminati o modificati per errore i dati correlati.

Nella finestra Modifica relazioni, che appare quando rilasci il mouse dopo aver correlato i campi di due tabelle è disponibile la casella di opzione Applica integrità referenziale.
Seleziona questa casella solo se il campo corrispondente della tabella primaria è una chiave primaria o ha un indice univoco, entrambe le tabelle sono memorizzate nello stesso database, ed infine, se i campi correlati contengono lo stesso tipo di dati ad eccezione di un campo di tipo Contatore che può essere correlato ad un campo di tipo Numerico solo se entrambe hanno la proprietà dimensione campo uguale a a Intero lungo oppure a ID replica.

Per poter utilizzare l’ Integrità referenziale devi rispettare le seguenti regole:non puoi inserire un valore nel campo chiave esterna della tabella correlata che non esiste nella chiave primaria della tabella primaria.
Un ordine ad esempio non può essere assegnato a un cliente che non esiste, ma può essere assegnato a un cliente indefinito immettendo un valore Null nel campo ID cliente.
Non è possibile eliminare un record da una tabella primaria, se esistono record corrispondenti in una tabella correlata. Non è possibile ad esempio eliminare un record relativo a un impiegato della tabella Impiegati se ci sono ordini assegnati a quell'impiegato nella tabella Ordini.

Non è possibile modificare un valore chiave primaria nella tabella primaria, se quel record dispone di record correlati. Non è possibile ad esempio modificare un ID di un impiegato nella tabella Impiegati se ci sono ordini assegnati a quell'impiegato nella tabella Ordini.

Per le relazioni alle quali è applicata l'integrità referenziale, è possibile specificare se si desidera utilizzare automaticamente le opzioni di aggiornamento a catena e di eliminazione a catena per i record correlati. Se si impostano queste opzioni, le operazioni di eliminazione e di aggiornamento, che di solito sarebbero impedite dalle regole sull'integrità referenziale, vengono consentite.

Se si seleziona la casella di controllo Aggiorna campi correlati a catena quando si definisce una relazione, ogni volta che si modifica la chiave primaria di un record nella tabella primaria, la chiave primaria verrà automaticamente aggiornata al nuovo valore in tutti i record correlati.
Se ad esempio si modifica un ID di un cliente nella tabella Clienti, il campo ID cliente nella tabella Ordini verrà automaticamente aggiornato per tutti gli ordini di quel cliente in modo da non interrompere la relazione. Gli aggiornamenti verranno eseguiti in successione senza visualizzare alcun messaggio.
Se la chiave primaria della tabella primaria è un campo di tipo Contatore, la selezione della casella di controllo Aggiorna campi correlati a catena non avrà alcun effetto poiché non è possibile modificare il valore di un campo Contatore.

Se si seleziona la casella di controllo Elimina record correlati a catena quando si definisce una relazione, ogni volta che si eliminano dei record nella tabella primaria verranno automaticamente eliminati i record correlati nella tabella correlata. Se ad esempio si elimina un record relativo a un cliente dalla tabella Clienti, tutti gli ordini di quel cliente verranno automaticamente eliminati dalla tabella Ordini.

Quando si eliminano record da una maschera o da un foglio dati con la casella di controllo Elimina record correlati a catena selezionata, verrà visualizzato un messaggio di avviso che indica che è possibile che vengano eliminati anche i record correlati. Quando tuttavia si eliminano dei record utilizzando una query di eliminazione, questi verranno automaticamente eliminati nelle tabelle correlate senza visualizzare un messaggio di avviso.