5.1.1.1
Sapere cosa è un database.

Il termine database significa “base di dati”. Un database è quindi un insieme di informazioni correlate tra loro che fanno riferimento allo stesso argomento e che hanno il medesimo scopo.
Per fare alcuni esempi concreti possono definirsi database ad esempio la registrazione degli ordini dei clienti, la gestione di una raccolta musicale, un vocabolario... Quando sfogliamo la rubrica telefonica, in realtà stiamo utilizzando un archivio, una base di dati.

In un database, la ricerca di informazioni, deve essere facile e veloce. Nella nostra rubrica telefonica infatti, per agevolare la ricerca di informazioni, organizziamo i dati in ordine alfabetico.

Un’altra caratteristica delle informazioni contenute in un database è la loro omogeneità. Nessuno di noi ricercherebbe nella rubrica telefonica il significato di una parola della lingua italiana, così come non cercheremmo il significato di un termine di lingua inglese in un dizionario di lingua italiana. I dati contenuti in un database devono avere la stessa natura, il medesimo scopo.
I database informatici hanno il grande vantaggio di contenere una grande quantità di informazioni e di poterle riordinare rapidamente e in modi differenti.

5.1.1.2
Sapere come è organizzato un database in termini di tabelle, record, campi e tipi di dati, proprietà per i campi.

In un database i dati contenuti sono organizzati in Tabelle. Ogni tabella è quindi un insieme di dati relativi a un argomento specifico, ad esempio Nome, Cognome, Numero di telefono di una lista di persone.

Nelle tabelle i dati sono organizzati in colonne e righe. Le colonne rappresentano i campi: Nome, Cognome, Numero di telefono. Le righe individuano i record e contengono, nel nostro esempio, tutte le informazioni relative ad una persona.

Quando crei una tabella e definisci i campi che la compongono devi attribuire un’etichetta, cioè un nome ad ogni campo, e indicare per ogni campo il tipo di dati che è possibile memorizzare e le proprietà del campo stesso.
Ciascun campo è in grado di memorizzare dati di un solo tipo. I tipi di dati dei campi disponibili in Microsoft Access sono riepilogati nel menu a discesa.

Il Tipo dati Testo memorizza fino a 255 caratteri, va utilizzato per il testo o le combinazioni di testo e numeri, che non richiedono calcoli.

Il Tipo dati Memo memorizza fino a 65.536 caratteri e va utilizzato per testo lungo e numeri, ad esempio note o descrizioni.

Il Tipo dati Numerico memorizza i dati numerici da inserire in calcoli matematici.

Il Tipo dati Data/ora va utilizzato per la data e l'ora e memorizza 8 byte.

Il Tipo dati Valuta si utilizza per i valori di valuta e per evitare gli arrotondamenti per difetto nei calcoli. Memorizza 8 byte.

Il Tipo dati Contatore serve per i numeri univoci sequenziali. Viene utilizzato per contare automaticamente il numero di record presente in una tabella, all’inserimento di un nuovo record il numero viene incrementato.

Il Tipo dati Sì/No memorizza i dati ai quali può essere assegnato solo uno di due valori, ad esempio Sì/No, Vero/Falso, On/Off. I valori Null non sono consentiti.

Il Tipo dati Oggetto OLE consente di memorizzare dati creati con altri programmi, ad esempio un foglio di calcolo Excel, documenti di Word, immagini o effetti sonori. OLE è l’acronimo di object linking and embedding.
Si tratta di una tecnologia integrativa che consente di condividere informazioni tra programmi. Memorizza fino a 1 GB (se lo spazio disponibile sul disco è sufficiente).

Il Tipo dati Collegamento ipertestuale memorizza fino a 64.000 caratteri, si tratta generalmente di un testo colorato e sottolineato o di un immagine su cui è possibile cliccare per accedere ad un file, ad una pagina HTML disponibile sul Web o su una rete Intranet.

Se viene scelta nell’elenco dei tipi di dati l’opzione Ricerca guidata, viene avviata una procedura guidata che consente di scegliere un valore da un'altra tabella o da un altro elenco di valori tramite una casella combinata.

Ciascun campo, abbiamo già visto prima, possiede delle proprietà, cioè delle caratteristiche che forniscono un ulteriore livello di controllo sulla modalità di memorizzazione, immissione o visualizzazione dei dati di un campo. Le proprietà disponibili dipendono dal tipo di dati del campo specifico.

È possibile utilizzare la proprietà Dimensione campo per impostare la dimensione massima dei dati che possono essere memorizzati in un campo impostato al tipo di dati Testo, Numerico o Contatore.

La proprietà Formato consente di personalizzare il modo in cui vengono visualizzati e stampati numeri, date, ore e testo. In Microsoft Access sono disponibili formati predefiniti.

La proprietà Maschera di input viene utilizzata per semplificare e controllare l’immissione di dati.Ad esempio la maschera di input per un campo Numero telefonico indica esattamente come immettere un nuovo numero.

Tramite la proprietà Etichetta è possibile assegnare un nome diverso al campo. Se non viene specificata alcuna stringa di testo, il nome del campo viene utilizzato come etichetta.

La proprietà Valore predefinito permette di specificare un valore che viene immesso automaticamente in un campo quando si crea un nuovo record.

La proprietà Valido se permette di impostare un intervallo di validità dei dati immessi, si tratta di un espressione che limita i valori che possono essere inseriti nel campo.Quando l’utente immette un valore non consentito è possibile visualizzare un Messaggio di errore.

La proprietà Richiesto specifica se l’immissione dei dati nel campo è obbligatoria.

E’ possibile utilizzare la proprietà Consenti lunghezza zero ai campi di tipo Testo, Memo e Collegamento ipertestuale e consente di ritenere valida l’immissione di una stringa che non contiene caratteri.

Vedremo più avanti in modo più specifico cosa significa creare un campo Indicizzato.
La proprietà Compressione Unicode permette la compattazione dei dati in un campo Testo, Memo o Collegamento ipertestuale.
Se il campo memorizza un tipo di dati Numerico hai a disposizione anche la proprietà Posizione decimali attraverso la quale puoi specificare il numero di posizioni decimali utilizzate da Microsoft Access per la visualizzazione di numeri.

5.1.1.3
Sapere cosa è una chiave primaria.

In una tabella ben strutturata ogni record deve essere identificato in maniera univoca. Deve cioè essere presente un campo o un set di campi che non possa mai assumere lo stesso valore, ma identifichi in modo univoco ogni record memorizzato nella tabella. Queste informazioni vengono definite chiave primaria della tabella.

Dopo aver stabilito la chiave primaria per una tabella, è impedito l'inserimento di valori duplicati o Null nei campi chiave primaria.
In Microsoft Access è possibile definire tre tipi di chiavi primarie: Chiave primarie Contatore, Chiave primarie a campo singolo, Chiavi primarie multicampo.

Il modo più semplice per generare una chiave primaria consiste nel creare un campo di tipo Contatore per immettere automaticamente un numero sequenziale ed univoco ogni volta che viene aggiunto un record alla tabella.

Se si dispone di un campo che contiene valori univoci, quali numeri o ID, tale campo può essere definito come chiave primaria a campo singolo.

In situazioni in cui non può essere garantita l'univocità di ogni singolo campo, è possibile definire due o più campi come chiave primaria. La situazione più comune in cui può verificarsi la necessità di creare chiavi primarie multicampo è nella tabella utilizzata per correlare altre due tabelle.

5.1.1.4
Sapere cosa è un indice.

L’ indice è una funzione che velocizza la ricerca e l'ordinamento di una tabella. Utilizzando gli indici è possibile trovare e ordinare i record più rapidamente. La chiave primaria di una tabella viene indicizzata automaticamente, mentre alcuni campi non possono essere indicizzati a causa del rispettivo tipo di dati.

La proprietà di indicizzazione non riguarda solo il campo chiave primaria. In genere, si indicizzano i campi in cui vengono effettuate le ricerche più di frequente.

In Access gli indici di una tabella vengono utilizzati come gli indici di un libro: per trovare i dati, il programma ricerca la relativa posizione nell'indice. E’ possibile creare indici basati su un solo campo o su più campi. Gli indici multicampo consentono di fare distinzione tra record in cui il primo campo potrebbe contenere lo stesso valore.

Gli indici tuttavia possono rallentare l'esecuzione di alcune ricerche, perché l’associazione a indice complica la struttura del database. Per questo motivo è molto importante valutare campo per campo quale deve essere associato ad indice e quale no.
Affronteremo in seguito questo argomento in modo più approfondito.

5.1.1.5
Sapere quali sono le motivazioni per creare relazioni tra tabelle di un database.

Dopo avere impostato le diverse tabelle per ogni argomento del database di Microsoft Access, è necessario indicare il modo per ricollegare le informazioni. Occorre definire innanzitutto le relazioni tra le tabelle.

Le relazioni consentono di aggregare campi appartenenti a tabelle diverse. Vediamo insieme un esempio, nel nostro database abbiamo creato una tabella con l’elenco dei nostri Fornitori e nella tabella Prodotti possiamo associare ciascun prodotto al suo fornitore. Questa possibilità offre grandi vantaggi: evitare di ripetere più volte l’inserimento degli stessi dati, e agevola l’utente in caso di aggiornamento dei dati.

Puoi creare tre diversi tipi di relazioni: Relazione uno a molti, Relazione molti a molti, Relazione uno a uno.

Una relazione uno a molti è il tipo più comune di relazione. In una relazione uno a molti un record della tabella A può avere molti record corrispondenti nella tabella B, ma un record della tabella B non ha più di un record corrispondente nella tabella A. Nel nostro esempio, un fornitore... può fornire più di un prodotto... ma ogni prodotto è fornito da un solo fornitore.

In una relazione molti a molti un record della tabella A può avere molti record corrispondenti nella tabella B e viceversa.
Questo tipo di relazione è possibile solo definendo una terza tabella, chiamata tabella di congiunzione, la cui chiave primaria consiste di due campi, vale a dire le chiavi esterne di entrambe le tabelle A e B.

Nel nostro esempio la tabella Ordini e la tabella Prodotti hanno una relazione molti a molti definita creando due relazioni molti a molti per la tabella Dettagli ordini. Un ordine può includere molti prodotti e ciascun prodotto può apparire in molti ordini.

In una relazione uno a uno ogni record della tabella A può avere solo un record corrispondente nella tabella B e viceversa. Questo tipo di relazione non è comune, in quanto la maggior parte delle informazioni correlate viene inclusa in un’unica tabella.

5.1.1.6
Sapere qual è l’importanza di impostare delle regole per assicurare che le relazioni definite tra tabelle siano valide.

Quando vengono create delle relazioni tra tabelle è bene controllare che esse siano valide e che venga applicata l’integrità referenziale. In altre parole devono essere applicate una serie di regole al fine di preservare le relazioni definite fra le tabelle quando si immettono o eliminano record.

Potrebbe essere necessario ad esempio, impedire che venga inserito l’ordine di un cliente che non è ancora presente in archivio, o che venga cancellato il nominativo di un cliente con agganciati una serie di ordini.

Perché il tuo database risulti efficiente è indispensabile acquisire una buona padronanza nella progettazione del database stesso, nella creazione delle relazioni tra le tabelle e sui controlli che ad esse posso essere applicate.

5.1.2.1
Aprire (e chiudere) un’applicazione di database.

Esistono diversi modi per avviare Microsoft Access. Si può avviare il programma facendo doppio clic con il tasto sinistro del mouse sull’icona del programma, ammesso che sia presente sul desktop.
In alternativa clicca il pulsante Start, seleziona la voce Tutti i programmi per visualizzare l’elenco dei programmi installati, quindi clicca con il tasto sinistro sull’icona Microsoft Access.

Puoi scegliere di selezionare anche la voce Nuovo documento Office. Nella scheda Generale della finestra di dialogo che appare, seleziona con un doppio clic l’icona Database vuoto, oppure dopo averla selezionata premi il pulsante OK.
Si apre immediatamente il programma ed appare la finestra di lavoro.

E’ possibile inoltre avviare Access facendo un doppio clic sull’icona di un database già esistente. Questa azione determina l’apertura del programma visualizzando il contenuto del file.

La modalità più veloce per chiudere Access è cliccare sul pulsante Chiudi (La X nell’angolo in alto a destra).
In alternativa, attiva il menu File e seleziona la voce Esci, oppure fai doppio clic sull’icona di Access presente in alto a sinistra sulla barra del Titolo.
In altro modo ancora, un clic sull’icona di Access, oppure un clic con il tasto destro del mouse sulla barra del Titolo, ti permette di visualizzare il menu di scelta rapida dal quale puoi selezionare il comando Chiudi.
Utilizzando la tastiera è possibile chiudere il programma mediante la combinazione dei tasti ALT+F4 che devono essere premuti contemporaneamente. Oppure tieni premuto ALT, quindi premi F poi C.

5.1.2.2
Aprire, collegarsi ad un database esistente.

Il modo più rapido per aprire un database esistente è fare un doppio clic sull’icona di un database già esistente. Questa azione determina l’apertura del programma visualizzando il contenuto del file.
In alternativa, se hai già aperto il programma, per collegarti ad un database esistente clicca sul pulsante Apri presente nella Barra degli Strumenti Standard.

Lo stesso comando può essere attivato mediante il menu File scegliendo la voce Apri, oppure utilizzando la tastiera con la combinazione dei tasti CTRL+F12 che vanno premuti contemporaneamente.
Se è attivo il Riquadro attività, sotto la voce Apri File hai a disposizione l’elenco dei database utilizzati più recentemente e anche il comando Altri file …

Nella finestra di dialogo che si apre dovrai individuare il file che desideri aprire; è necessario indicare il nome e il percorso in cui si trova il file. La casella di riepilogo Cerca in indica la posizione in cui si trovano i file visualizzati nella finestra. Attraverso il menu a tendina, oppure cliccando su una delle cartelle elencate nel riquadro a sinistra è comunque possibile spostarsi in un’altra parte del disco.
Individuata la corretta posizione in cui si trova il file che desideri aprire, fai doppio clic sul file stesso, oppure selezionalo e premi il pulsante Apri.

In base alle impostazioni definite, all’apertura di un file di Microsoft Access può apparire la maschera del Pannello comandi principale oppure la finestra Database.

Il Pannello comandi principale è una maschera di avvio personalizzata. Per mezzo di pulsanti, viene facilitato l’inserimento dei dati e risultano semplificati anche gli spostamenti all'interno del database.

La finestra Database rappresenta la console di gestione dei file di Access, dalla quale è possibile creare e utilizzare tutti gli oggetti nei database o nei progetti di Access. Sulla barra del Titolo viene visualizzato il nome e il formato del file del database. Sulla barra degli strumenti puoi utilizzare il pulsante Apri per aprire oggetti esistenti, il pulsante Struttura per modificare gli oggetti esistenti, il pulsante Nuovo per creare nuovi oggetti oppure il pulsante Elimina per cancellare oggetti esistenti. Una ulteriore serie di pulsanti permette di modificare la visualizzazione degli oggetti presenti in finestra.

La finestra è suddivisa in due aree: nel riquadro Oggetti sono elencati i diversi tipi di oggetti che costituiscono un database: le Tabelle, le Query, le Maschere, i Report, le Pagine, le Macro i Moduli. Seleziona un tipo di oggetto per visualizzare, nella parte destra della finestra, l'elenco degli oggetti del tipo selezionato.

5.1.2.3
Creare un nuovo database.

Per creare un nuovo database, nella sezione Nuovo del Riquadro attività è disponibile il comando Database vuoto.

Si apre la finestra di dialogo Salva nuovo database, e la prima cosa che viene richiesta è quella di procedere al salvataggio del file, assegnandogli un nome e una posizione all’interno del PC.

Sul Riquadro attività, nella sezione Nuovo da file esistente, è disponibile il comando Scegli file, che ti permette di visualizzare una finestra di dialogo attraverso la quale scegliere un file già esistente sul quale basare il nuovo database.
Per creare invece un nuovo database, basato su un altro dei modelli disponibili nel programma, occorre selezionare il comando Modelli generali.

La Finestra di dialogo che si apre è suddivisa in due differenti schede che organizzano per tipologia i diversi modelli disponibili. Clicca sulla scheda Database, per ricercare il modello sul quale basare il nuovo file. Seleziona l’icona del modello per visualizzarlo in Anteprima. Compiuta la scelta e selezionato il modello da utilizzare, premi il pulsante OK oppure fai un doppio clic sul modello stesso.

Si apre la finestra di dialogo Salva nuovo database, e la prima cosa che viene richiesta è quella di procedere alla creazione del nuovo database, assegnagli un nome e una posizione all’interno del PC, e premi il pulsante Crea.

Si avvia una procedura guidata che ti consentirà di definire il nuovo database, premi direttamente il pulsante Fine, oppure premi Avanti se desideri seguire i diversi passaggi.

In ogni tabella del database puoi intervenire decidendo di includere alcuni campi opzionali. Seleziona la tabella, e nel riquadro Campi nella tabella intervieni con un clic del mouse per inserire il segno di spunta nei campi che desideri includere. Premi il pulsante Avanti per proseguire.

Nel passaggio successivo puoi intervenire definendo uno stile grafico da applicare alle diverse maschere. Prosegui premendo il pulsante Avanti. Definisci lo stile da applicare alla stampa dei report e premi il pulsante Avanti.

Assegna un nome al database e se desideri, puoi inserire l’immagine di un logo aziendale, utilizzando il pulsante Immagine. Prosegui premendo il pulsante Avanti.

Nell’ultimo passaggio ti viene chiesto se desideri aprire il database e se desideri visualizzare una Guida relativa all’utilizzo di un database. Imposta le tue scelte e premi il tasto Fine.

Devi attendere qualche momento e al termine della procedura di creazione si apre un nuovo database con le impostazioni del modello scelto.

Ricorda che se il Riquadro attività non è disponibile, puoi cliccare sul pulsante Nuovo, presente sulla barra degli strumenti Standard, oppure attiva il menu File e scegli il comando Nuovo. In alternativa con la tastiera puoi utilizzare la combinazione di tasti CTRL+N che vanno premuti contemporaneamente.

Il comando Modelli dal sito Microsoft.com permette invece di accedere alla raccolta aggiornata dei modelli di Microsoft Office disponibile sul sito Microsoft.

5.1.2.4
Salvare un database all’interno di un’unità disco.

Quando viene generato un nuovo database si apre la finestra di dialogo Salva nuovo database, e la prima cosa che viene richiesta è quella di procedere al salvataggio del file, assegnandogli un nome e una posizione all’interno del PC.

Nella casella Nome file, digita il nome da assegnare al nuovo database. In modo predefinito viene proposto il nome db (la sigla di database) seguito da un numero progressivo.

La casella Salva in indica la posizione in cui si trovano i file visualizzati nella finestra. Attraverso il menu a tendina, oppure cliccando su una delle cartelle elencate nel riquadro a sinistra è comunque possibile spostarsi in un’altra parte del disco. Il file può essere salvato in una cartella del Disco locale (C:) o all’interno di una qualsiasi altra unità disco del computer. Individuata la corretta posizione in cui desideri salvare il file, premi il pulsante Crea.

Dedichiamo ancora un po’ di attenzione alla finestra di dialogo che appare. Per impostare la corretta posizione in cui salvare il file puoi utilizzare anche il pulsante Su di un livello, che ti permette di salire di un livello alla volta, all’interno della struttura gerarchica in cui sono organizzate le cartelle e i file.

Se invece è necessario creare una Nuova cartella in cui conservare il lavoro puoi utilizzare l’apposito pulsante. Una finestra di dialogo ti richiede il nome da attribuire alla Nuova cartella e per confermare devi premere il pulsante OK. Automaticamente il programma imposta il salvataggio nella Nuova cartella.

Il tasto Annulla o il pulsante Chiudi (la X in alto a destra) ti permettono di uscire dalla finestra senza compiere alcun salvataggio. Dopo aver premuto il pulsante Crea, sulla barra del titolo della finestra database, compare il nome assegnato durante il salvataggio.

Da questo momento non ti devi più preoccupare di salvare il tuo lavoro, in Access le modifiche apportate ai dati vengono salvate automaticamente. Se vengono apportate modifiche alla struttura di un oggetto di database, è il programma che attraverso una finestra di dialogo ti invita a salvare, ogni volta, le modifiche effettuate.

5.1.2.5
Usare la funzione di guida in linea (help) del programma

Sulla Barra dei menu è disponibile il menu Guida in linea di Microsoft che risulta essere un valido ed efficace strumento da utilizzare per risolvere difficoltà che si possono presentare quando si lavora. Anche sulla Barra degli Strumenti Standard è presente il pulsante che permette di accedere in modo rapido alla funzione di guida in linea.
Utilizzando la tastiera per attivare la guida dovrai premere il tasto funzione F1. Oppure tieni premuto ALT, e contemporaneamente il tasto MAIUSC con ? (il punto di domanda).
Se è attivo il Riquadro attività avrai a disposizione anche il comando Guida in linea di Microsoft posto in basso a destra.

La finestra della Guida contiene due riquadri, quello a sinistra serve per spostarsi da un argomento all’altro, quello a destra presenta la visualizzazione degli argomenti. Il riquadro di spostamento offre tre modi differenti per ricercare le informazioni. Nella scheda Sommario tutti gli argomenti presenti nella Guida sono organizzati e ricercabili attraverso un indice. Ogni argomento è rappresentato da un’icona libro che una volta selezionata può essere aperta per visualizzare i sotto-argomenti in essa contenuti. E’ sufficiente fare doppio clic con il mouse o premere il tasto INVIO.

Nella scheda Ricerca libera è disponibile la casella “Come procedere?” in cui puoi inserire una domanda. Dopo aver premuto il pulsante Cerca o il tasto INVIO, nel riquadro si visualizzano tutti gli argomenti correlati alla domanda che hai inserito.

La scheda Indice permette di cercare parole specifiche o di effettuare una scelta dall’elenco delle parole chiave per restringere la ricerca a un numero limitato di argomenti. Puoi digitare una o più parole chiave nella casella Digitare le parole chiave presente nella parte superiore della finestra. A questo punto compaiono un elenco di parole chiave correlate nella casella sottostante dal titolo Oppure selezionarle dall’elenco.
Un doppio clic su una parola o un clic sul pulsante Cerca dopo averla selezionata, fa apparire un elenco di argomenti nella terza casella in basso dal titolo Selezionare un argomento.

Trovato l’argomento che desideri approfondire, per visualizzarlo nel riquadro a destra della finestra, clicca con il tasto sinistro del mouse per selezionarlo.

Nella Guida sotto la Barra del Titolo sono disponibili dei pulsanti utili per:
Affiancare la guida al file sul quale stai lavorando, Nascondere o Mostrare il riquadro di spostamento, i pulsanti freccia Indietro e Avanti ti saranno utili per ripercorrere gli argomenti visualizzati durante una sessione di ricerca, attraverso il pulsante Stampa potrai scegliere di stampare solo l’argomento appena selezionato oppure tutti gli argomenti relativi all’intestazione selezionata, il menu Opzioni ripropone alcuni dei comandi appena analizzati.

Attraverso il menu Guida in linea di Microsoft potrai scegliere di attivare l’Assistente attraverso il comando Mostra l’Assistente di Office.
L'Assistente fornisce automaticamente gli argomenti della Guida e i suggerimenti sulle azioni intraprese prima ancora che venga formulata una domanda. Per disattivare l’Assistente nel menu Guida in linea dovrai scegliere la voce Nascondi l’Assistente di Office.

E’ disponibile anche la funzione Guida rapida molto utile per visualizzare sullo schermo un chiarimento relativo a un comando di menu, un pulsante della barra degli strumenti o una parte dello schermo. Dopo aver scelto la funzione Guida rapida, l’icona di un punto interrogativo compare a lato del puntatore del mouse. A questo punto clicca sull’elemento di cui desideri ottenere informazioni. Access visualizzerà il testo della guida in linea associato a quel particolare argomento.

Nel menu Guida in linea di Microsoft è disponibile la voce Office sul Web che ti permette di attivare una connessione al sito web di Microsoft in cui puoi trovare disponibili informazioni sempre aggiornate.

Per accedere velocemente alla Guida in Linea hai a disposizione anche la casella Ricerca Libera presente in alto a destra. In questa casella potrai inserire il testo della domanda, premendo il tasto INVIO attiverai la ricerca degli argomenti disponibili all’interno della Guida e che rispondono alla domanda inserita.

5.1.2.6
Chiudere un database.

Per chiudere un database clicca sul pulsante Chiudi presente sulla barra del titolo della finestra database, oppure fai doppio clic sull’icona della finestra database, disponibile sul lato sinistro. In alternativa puoi cliccare sull’icona della finestra database, e dal menu di controllo che appare, seleziona il comando Chiudi. In altro modo ancora, attiva il menu File e scegli Chiudi.

Se vuoi utilizzare la tastiera tieni premuto ALT, quindi premi F poi H.

In Access, i dati inseriti e le modifiche apportate alla struttura dei diversi oggetti, vengono salvati al momento della chiusura di ogni singola finestra, è molto probabile quindi che il programma si chiuda automaticamente, senza visualizzare alcuna finestra di dialogo per chiederti salvare il lavoro eseguito.

5.1.3.1
Cambiare le modalità di visualizzazione di una tabella, maschera, report.

La Finestra Database contiene tutti gli oggetti del database, tra questi le Tabelle, le Maschere, i Report.
Per accedere alle diverse categorie clicca con il mouse un tipo di oggetto, nella parte destra della finestra, viene visualizzato l'elenco degli oggetti corrispondenti al tipo selezionato. Clicca il pulsante Nuovo oggetto presente sulla barra degli strumenti database, oppure attiva il menu Visualizza e scegli la voce Oggetti database. Nel sottomenu che compare seleziona il tipo di oggetto che intendi visualizzare.

Nel menu Visualizza sono inoltre disponibili una serie di pulsanti: Icone grandi, Icone piccole, Elenco, Dettagli che ti consentono di modificare la visualizzazione degli oggetti presenti in finestra. Gli stessi comandi sono disponibili sulla barra degli strumenti della finestra database. Il comando Disponi icone, permette invece di ordinare gli oggetti, applicando uno dei criteri presente nel sottomenu: Per nome, Per Tipo, Per data creazione, Per data modifica.

E’ necessario cambiare la modalità di visualizzazione di un oggetto per poter intervenire sull’oggetto stesso. I diversi modi di Visualizzazione variano, per tipo e numero, a seconda dell’oggetto aperto. Fai doppio clic direttamente sull’oggetto che intendi aprire, oppure dopo aver selezionato l’oggetto premi il pulsante Apri, disponibile sulla barra degli strumenti della finestra database.

Quando è aperto un oggetto, sulla barra degli strumenti Standard è disponibile il pulsante Visualizza.
Clicca sul pulsante freccia presente sul lato destro per aprire il menu a discesa sul quale sono elencate le diverse modalità di visualizzazione. Il riquadro attorno all’icona, indica la visualizzazione attiva al momento. Gli stessi comandi, quando l’oggetto è aperto, sono disponibili nel menu Visualizza.

In una Tabella è disponibile la Visualizzazione struttura, la Visualizzazione Foglio dati, la Visualizzazione Tabella pivot, la Visualizzazione Grafico pivot.

In Visualizzazione struttura di una Tabella è possibile creare un'intera tabella da zero oppure aggiungere, eliminare o personalizzare i campi di una tabella già esistente.
In Visualizzazione Foglio dati invece è possibile aggiungere, modificare, eliminare i dati oppure eseguire ricerche.
In Visualizzazione Tabella pivot, è possibile visualizzare i dati in forma dettagliata o di riepilogo in base alla disposizione dei campi specificata per le aree dei filtri, delle righe, delle colonne o nella sezione Corpo.
In Visualizzazione Grafico pivot, è possibile visualizzare i dati in tipi di grafici diversi oppure disporre i campi in base alle specifiche esigenze nelle aree dei filtri, delle serie, delle categorie e dei dati.

In una Maschera è disponibile la Visualizzazione struttura, la Visualizzazione Maschera, la Visualizzazione Foglio dati, la Visualizzazione Tabella pivot, la Visualizzazione Grafico pivot.

In Visualizzazione struttura di una Maschera è possibile creare una maschera oppure aggiungere, eliminare o personalizzare i campi di una maschera già esistente.
In Visualizzazione Maschera è possibile visualizzare un solo record alla volta per aggiungere, modificare, eliminare i dati.
In Visualizzazione Foglio dati, è possibile visualizzare i record nel formato in righe e colonne e quindi visualizzare contemporaneamente un numero elevato di record.

In un Report è disponibile la Visualizzazione struttura, l’ Anteprima di stampa, l’Anteprima di layout.

In Visualizzazione struttura di un Report è possibile creare da zero, oppure aggiungere, eliminare o personalizzare i campi di un report già esistente. La visualizzazione di un report in anteprima consente di verificarne l'aspetto per la stampa. In anteprima di layout è possibile verificare rapidamente il layout, in quanto viene visualizzato solo un campione dei dati del report e non i dati effettivi contenuti nel report.

In una Query è disponibile la Visualizzazione struttura, la Visualizzazione Foglio dati, la Visualizzazione SQL, la Visualizzazione Tabella pivot, la Visualizzazione Grafico pivot.

In modo analogo a quanto finora descritto, in visualizzazione Struttura è possibile creare una nuova query oppure modificare una query già esistente, in Visualizzazione Foglio dati è possibile aggiungere, modificare, eliminare i dati oppure eseguire ricerche, mentre la Visualizzazione SQL permette di creare, modificare, o semplicemente visualizzare una query, utilizzando il linguaggio SQL (Structured Query language).

5.1.3.2
Mostrare, nascondere le barre degli strumenti.

Il modo più rapido per mostrare o nascondere una barra degli strumenti è cliccare con il pulsante destro del mouse su una barra degli strumenti, quindi selezionare dal menu di scelta rapida che compare la barra degli strumenti che si desidera visualizzare o nascondere, clicca con il tasto sinistro per confermare la tua scelta. Nel menu di scelta rapida le barre già visualizzate sono distinte dal segno di spunta che compare sulla sinistra.
Se sul menu di scelta rapida non è visualizzata la barra degli strumenti desiderata, clicca sulla freccia Opzioni barra degli strumenti, scegli Aggiungi o rimuovi pulsanti, quindi Personalizza. Fai clic sulla scheda Barre degli strumenti, quindi nell'elenco Barre degli strumenti fai clic sulla barra desiderata.

In alternativa, utilizzando il menu Visualizza seleziona la voce Barre degli strumenti per visualizzare l’elenco delle barre disponibili. Clicca con il tasto sinistro sulla barra che desideri nascondere o mostrare.
Con la tastiera tieni premuto il tasto ALT, quindi premi V per aprire il menu Visualizza, poi la lettera B.
Per scorrere l’elenco e posizionarti sulla barra da selezionare utilizza le frecce delle tastiera e premi il tasto INVIO per confermare la tua scelta.

Utilizzando il menu Strumenti seleziona la voce Personalizza e posizionati nella scheda Barre degli strumenti. Clicca con il tasto sinistro nella casella di opzione relativa alla barra degli strumenti che intendi nascondere o mostrare, immediatamente il programma eseguirà il comando impostato.

Per nascondere rapidamente una barra degli strumenti mobile, fai clic sul pulsante Chiudi della barra stessa.

Ricorda che in Access, le barre degli strumenti a disposizione nel menu Visualizza, variano e si adattano all’ambiente in cui stai lavorando. Ad esempio in Visualizzazione foglio dati di una tabella le barre degli strumenti disponibili sono differenti da quelle disponibili in Visualizzazione Grafico pivot, e così via …