4.4.1.1
Generare formule usando i riferimenti di cella e le operazioni aritmetiche (addizione, sottrazione, moltiplicazione, divisione)

Lo scopo dei fogli elettronici è quello di essere utilizzati per fare calcoli. In un foglio elettronico puoi impostare formule usando i riferimenti di cella e le operazioni aritmetiche. Vediamo insieme come procedere.

Supponiamo di voler fare, nella cella D3, la somma della celle A3+B3. Cioè facciamo riferimento ai valori contenuti rispettivamente nelle celle A3 e B3 per ottenere il totale nella cella D3. Per prima cosa seleziona la cella in cui vuoi inserire la formula.
Puoi digitare la formula nella cella stessa oppure utilizza la barra della Formula. Inserisci il segno uguale (=), che deve sempre precedere ogni formula, per evitare che Excel interpreti i caratteri digitati come del semplice testo. Clicca con il mouse sulla cella A3. Nella formula viene inserito il riferimento di cella. Digita il segno dell’addizione (+) e clicca con il mouse sulla cella B3. Premi il tasto INVIO per visualizzare il risultato.

Nella cella D3 viene visualizzato un numero, ma il contenuto della cella è una formula, che usa i riferimenti di cella e un’operazione aritmetica. Se i valori delle celle di riferimento sono cambiati, anche il risultato viene aggiornato automaticamente.

Grazie ai riferimenti di cella, in una formula è possibile utilizzare i dati contenuti in diverse parti di un foglio di lavoro oppure il valore di un’unica cella può essere utilizzato in più formule.
È inoltre possibile fare riferimento a celle di altri fogli della stessa cartella di lavoro e ad altre cartelle di lavoro.
Seguendo la stessa procedura puoi impostare le formule per eseguire una sottrazione (-), moltiplicazione (*) o divisione (/).

Osserviamo la formula appena inserita:
I riferimenti di cella, che sono evidenziati con differenti colori, sono definiti argomenti, poiché si riferiscono ai dati del calcolo. Mentre il simbolo di somma è definito operatore. Si possono utilizzare anche i numeri, oltre ai riferimenti di cella, come argomento di una formula.

Vediamo un esempio insieme.
Inseriamo nella cella A8 la seguente formula: 8-2*3.
Secondo le regole matematiche, l'applicazione calcola la formula da sinistra a destra in base a un ordine specifico per ciascun operatore della formula. Sono eseguite per prima cosa le moltiplicazioni e le divisioni, quindi le somme e le sottrazioni. Se una formula contiene operatori dotati della stessa precedenza come quelli di moltiplicazione e divisione, essi vengono calcolati rispettando l’ordine da sinistra verso destra.
Puoi comunque indicare tu un ordine specifico per eseguire i calcoli, utilizzando le parentesi tonde. Nel nostro caso (8-2)*3 , viene prima eseguita la sottrazione, poi la moltiplicazione.

In caso di formule più complesse non potrai ricorrere alle parentesi quadre e graffe, a differenza della sintassi matematica, in questi casi puoi utilizzare solo parentesi tonde, che vengono inserite le une all’interno di altre.

Facciamo un ultimo esempio.
Inseriamo nella cella C8 un valore che rappresenta il costo in Euro di un prodotto. Nella cella E8 impostiamo la formula per visualizzare il vecchio costo in lire. Inserisci per prima cosa il segno uguale (=), clicca il mouse per inserire il riferimento alla cella C8, completa la formula impostando la moltiplicazione (*) e il valore di cambio dell’euro, 1936,27. Premi invio per visualizzare il risultato.

In seguito approfondiremo come formattare correttamente le celle ed applicare il simbolo valuta.

4.4.1.2
Riconoscere e capire i messaggi di errore più comuni associati all’uso delle formule.

Digitando una formula in una cella si può compiere un errore di sintassi.
L’applicazione è in grado di riconoscere quelli più frequenti e li corregge automaticamente, in altri casi viene invece segnalato un messaggio di errore.

Un messaggio particolare, poiché non si tratta di un vero e proprio errore, ma di un problema di visualizzazione, è rappresentato da una serie di cancelletti. Questo messaggio indica che il valore del risultato è troppo esteso per essere visualizzato interamente. In questo caso è sufficiente allargare la cella.
I messaggi di errori vengono sempre preceduti dal simbolo cancelletto (#) e terminano con il punto interrogativo (?) o esclamativo (!) a seconda della gravità dell’errore.

I messaggi di errore più comuni, associati all’uso delle formule sono:
#VALORE!, (argomento o operando errato) indica che hai utilizzato un argomento o un operando errato. Succede ad esempio quando imposti un calcolo dando come riferimenti una cella contenente un numero e l’altra contenente del testo.

#DIV/0! (dividendo uguale a zero) compare quando per errore si vuole dividere un numero per zero, succede ad esempio quando si indica come divisore una cella vuota.

#NOME? (Errore Nome) E’ visualizzato quando non è riconosciuto il testo in una formula.
#N/D? (Errore Dato) segnala che il dato da utilizzare non è disponibile.

#RIF! (riferimento non valido) può capitare ad esempio quando sono state cancellate delle celle a cui fanno riferimento altre formule.

#NUM! (numero non valido) succede quando nella formula viene inserito un valore numerico non valido.

4.4.2.1
Comprendere e applicare alle formule i riferimenti relativi, misti e assoluti.

Per impostazione predefinita, quando inserisci una formula, Excel utilizza i riferimenti relativi.
Facciamo un esempio: inseriamo nella cella D3 il riferimento alla cella A3 in cui è presente un valore numerico.
Premendo il tasto invio la cella D3 mostra lo stesso valore della cella A3. Un Riferimento relativo si basa sulla posizione relativa della cella D3 che contiene la formula, e della cella A3 a cui si riferisce il riferimento. Se cambia la posizione della cella che contiene la formula, cambia anche il riferimento. Infatti se si copia il riferimento relativo dalla cella D3 alla cella D5, “=A3” cambia automaticamente in “=A5”.

La stessa cosa succede utilizzando formule più complesse.
Facciamo un esempio: nella cella D8 abbiamo inserito la formula per ottenere la somma della cella A8+B8. Se si copia la formula nelle righe adiacenti o nelle colonne sottostanti, il riferimento viene automaticamente adattato. Infatti se D8 viene copiato in D10, “=A8+B8” cambia in “=A10+B10”.

Un Riferimento assoluto di cella in una formula, si riferisce invece, sempre a una cella in una posizione specifica.
Per scrivere un riferimento assoluto devi inserire il simbolo del dollaro ($) sia davanti alla lettera che contraddistingue la colonna, sia davanti al numero che contraddistingue la riga. Facciamo un esempio: nella cella F3 inseriamo il riferimento assoluto alla cella A3.
Premendo il tasto invio la cella F3 mostra lo stesso valore della cella A3. Se cambia la posizione della cella che contiene la formula, il riferimento assoluto rimane invariato. Infatti se si copia il riferimento assoluto dalla cella F3 alla cella F5, rimane invariato in entrambe le celle. (“=$A$3”).

Un Riferimento misto contiene una colonna assoluta e una riga relativa o una riga assoluta e una colonna relativa.
Per scrivere un riferimento misto devi inserire il simbolo del dollaro ($) solo davanti alla parte che desideri rimanga assoluta.

Facciamo un esempio:
inseriamo nella casella A12 il riferimento alla colonna relativa A e alla riga assoluta 1. Trattandosi di un riferimento misto, se cambia la posizione della cella che contiene la formula, cambierà anche il riferimento relativo, ma non quello assoluto. Infatti se si copia il riferimento misto dalla cella A12 alla cella B12 viene modificato solo il riferimento relativo di colonna. (da =A$1 in =B$1)

4.4.3.1
Generare formule usando le funzioni di somma, media, massimo e conteggio.

In Excel si possono generare formule, cioè equazioni che eseguono calcoli sui valori contenuti nel foglio di lavoro.
Per semplificare e abbreviare le formule, in particolare se si eseguono calcoli lunghi e complessi, puoi utilizzare le funzioni.

Clicca sulla cella in cui desideri immettere la formula.
Premi il pulsante Inserisci funzione presente sulla barra della Formula, oppure attiva il menu Inserisci e scegli il comando Funzione.
Se preferisci utilizzare la tastiera, premi ALT, poi I, quindi Z.

Nella finestra di dialogo che appare, seleziona la funzione che intendi applicare.
È possibile immettere nella casella Cerca una funzione una domanda che descriva l'operazione da eseguire. In alternativa, è possibile sfogliare tra le categorie nella casella Oppure selezionare una categoria. Premi OK per confermare la tua scelta.

La finestra Argomenti funzione varia a seconda della funzione prescelta, ma sono sempre presenti delle caselle in cui inserire gli argomenti necessari alla formula e una breve descrizione della funzione stessa.

Premi il pulsante Comprimi finestra per nascondere temporaneamente la finestra di dialogo.
Trascinando il mouse sul foglio di lavoro seleziona le celle sulle quali intendi applicare la funzione. L’intervallo di celle selezionato compare sulla barra della Formula e nella casella Argomenti funzione. Premi Espandi finestra per visualizzare nuovamente la finestra di dialogo, quindi premi OK.

La funzione di Somma è sicuramente la più utilizzata.
Sulla barra degli strumenti Standard è presente il pulsante Somma automatica che permette di applicare la funzione in modo rapido.

Attiva la cella che si trova sotto la colonna di numeri o a destra della riga dei numeri da sommare.
Clicca sul pulsante Somma automatica, quindi premi INVIO. Il programma in modo automatico inserisce nella barra della Formula la corretta sintassi della formula, e nella cella è visualizzato il risultato del calcolo.

Altre funzioni di uso frequente, possono essere inserite premendo la freccia posta sul lato destro del pulsante Somma automatica.
Puoi operare in modo analogo per generare le funzioni di Media, Conteggio, Massimo e Minimo

Attiva la cella che si trova sotto la colonna di numeri o a destra della riga dei numeri a cui intendi applicare la funzione. Scegliendo Media, la formula restituisce come risultato la media aritmetica degli argomenti coinvolti nel calcolo.

Scegliendo Conteggio, la funzione conta il numero di celle contenenti numeri, quindi i numeri presenti nell'elenco degli argomenti.

Le funzioni Massimo e Minimo restituiscono rispettivamente come risultato il valore maggiore o minore di un insieme di valori.

4.4.3.2
Generare formule usando la funzione logica “se”.

La funzione logica SE è una formula condizionale che specifica un testo logico da eseguire.
Restituisce un valore se la condizione specificata ha valore VERO e un altro valore se essa ha valore FALSO.
Puoi utilizzare la funzione SE per eseguire dei test condizionali su valori e formule.

Clicca sulla cella in cui desideri immettere la formula. Premi il pulsante Inserisci funzione presente sulla barra della Formula, oppure attiva il menu Inserisci e scegli il comando Funzione.
Se preferisci utilizzare la tastiera, premi ALT, poi I, quindi Z.

Nella finestra di dialogo che appare, nella casella Oppure selezionare una categoria, scegli la categoria Logiche. Nell’area Selezionare una funzione seleziona la funzione SE presente nella lista che compare. Premi OK per confermare la tua scelta.

La finestra Argomenti funzione che compare ti aiuta a impostare la funzione.
Nella casella Test, digita la condizione che deve essere valutata. Nelle caselle Se_vero e Se_falso inserisci rispettivamente il risultato che deve essere restituito nel caso la condizione risulti vera o falsa.

Il pulsante Comprimi finestra può esserti utile per nascondere temporaneamente la finestra di dialogo e poter selezionare sul foglio di lavoro le celle da includere nella funzione.
La funzione compare sulla barra della Formula e nella casella Argomenti funzione.
Premi Espandi finestra per visualizzare nuovamente la finestra di dialogo, premi OK al termine dell’inserimento per confermare la funzione da eseguire. Osserva la corretta sintassi della formula.

Facciamo insieme qualche esempio.
Nella cella A7 abbiamo calcolato la somma delle celle comprese nell’intervallo A1 e A5 (A1:A5).
Inseriamo nella cella C7 la funzione logica SE, che deve restituire il valore “Nel budget”, se è vero che il risultato è inferiore a mille (1.000) e il valore “Fuori budget”, se è falso che il risultato è inferiore a mille (1.000).

Premi il pulsante Inserisci funzione presente sulla barra della Formula.
Nella finestra di dialogo che appare, nella casella Oppure selezionare una categoria, scegli la categoria Logiche, quindi seleziona la funzione SE e premi OK.Appare la finestra Argomenti funzione, nella casella Test, devi digitare la condizione da valutare.
Clicca sulla casella C7 che deve essere inclusa nella funzione. Ricorda che se occorre hai a disposizione il pulsante Comprimi finestra per nascondere temporaneamente la finestra di dialogo.
Completa la casella Test digitando il simbolo di minore (<) e uguale (=) seguito dalla cifra 1.000 (mille)

Nella casella Se_vero inserisci la dicitura “Nel budget”, mentre nella casella Se_falso digita “Fuori budget”.
Premi il OK per confermare.
Nella cella A7 compare immediatamente il risultato della funzione impostata. Proviamo a modificare il valore di una delle celle coinvolte nella somma per ottenere un risultato superiore a mille, viene di conseguenza aggiornato anche il risultato della cella A7.

Un altro esempio.
Impostiamo una funzione che controlli il risultato ottenuto in due celle distinte e restituisca il valore “Attenzione, spese impreviste!” se è vero che la somma delle spese effettive supera quelle delle spese previste, se è falso restituisca invece il valore “Come previsto!” .

Attiva la cella F8 e premi il pulsante Inserisci funzione presente sulla barra della Formula.
Scegli la categoria Logiche, quindi seleziona la funzione SE e premi OK.
Per inserire la condizione da valutare nella casella Test, clicca la cella B8, inserisci il simbolo maggiore (>), clicca la cella D8.

Nella casella Se_vero inserisci la dicitura “Attenzione, spese impreviste!”, mentre nella casella Se_falso digita “Come previsto!”. Premi il OK per confermare.

È possibile nidificare fino a sette funzioni SE come argomenti se_vero e se_falso in modo da creare test più elaborati.
In questo ultimo esempio vengono raccolti i risultati di un test. Nelle celle D3 - D4 - D5 - D6 e D7 è impostata la funzione logica SE che restituisce un valore differente a secondo del punteggio ottenuto rispettivamente nelle celle B3 - B4 - B5 - B6 - B7.
Osserva la corretta sintassi della funzione. La seconda istruzione SE è anche l'argomento se_falso della prima istruzione SE. Analogamente, la terza istruzione SE è l’argomento se_falso della seconda istruzione SE e così via.