3.6.1.1
Comprendere l’importanza del controllo di un documento, quali: verifica dell’impostazione, dell’aspetto (margini, adeguate dimensioni e formattazione dei caratteri) e dell’ortografia.

Generalmente un documento viene creato con lo scopo di renderlo disponibile in forma cartacea e poterlo distribuire a diversi utenti. Non è utile quindi stampare e distribuire un documento che contiene errori ortografici o frasi incomplete perché non rientrano nell’area di stampa.

E’ molto importante controllare il documento in ogni sua parte prima di procedere con la stampa, verificando alcune impostazioni quali i margini, l’orientamento delle pagine o l’intestazione.

Word dispone di strumenti idonei al controllo dell’impostazione generale del documento, quali l’Anteprima di stampa, che ti permette di verificare che i margini impostati siano coerenti con l’area di stampa e le dimensioni scelte per i caratteri garantiscano la leggibilità del documento.

Il Controllo ortografico automatico, ti è utile invece per controllare rapidamente il testo scritto ed evitare errori ortografici.
Si tratta di strumenti di facile e rapido utilizzo, che devono essere utilizzati abitualmente per terminare con precisione e accuratezza il tuo lavoro.

3.6.1.2
Usare gli strumenti di controllo ortografico ed eseguire le modifiche, quali correggere gli errori, cancellare le ripetizioni.

In modo predefinito Word riconosce eventuali errori ortografici e i termini che non sono presenti nel vocabolario interno al programma e li presenta sottolineati di rosso.
Quindi, se non hai modificato le impostazioni, mentre digiti il testo in un documento di Word, eventuali errori di battitura sono facilmente individuabili e li puoi correggere immediatamente durante il lavoro.
Clicca con il testo destro del mouse sulla parola che presenta la sottolineatura ondulata rossa per visualizzare il menu di scelta rapida.
Nel menu è presente l’elenco dei termini corretti da utilizzare in sostituzione dell’errore. Puoi selezionare la parola, con cui sostituire il termine errato, scegliendola tra i suggerimenti del correttore, qualora ne abbia individuato una, oppure mediante l’opzione Ignora tutto puoi scegliere di non correggere la parola in questa occasione e anche le successive volte in cui dovesse comparire nel documento.

Se decidi di rimandare la correzione al termine del tuo lavoro, per avviare il controllo ortografico su tutto il testo digitato nel documento, clicca il pulsante Controllo ortografia e grammatica presente sulla barra degli strumenti Standard. Lo stesso comando è disponibile nel menu Strumenti, oppure attraverso la tastiera premendo il tasto di scelta rapida F7.

Puoi decidere di controllare solo una porzione di testo, in questo caso per prima cosa seleziona il testo da controllare e poi seleziona Controllo ortografia e grammatica.

Viene avviato il controllo ortografico e appare la finestra di dialogo che mostra, nella casella Non nel dizionario, dove è stato rilevato l’errore. La casella Suggerimenti offre le correzioni alternative.

Per apportare le correzioni al testo puoi scegliere di intervenire direttamente nella casella Non nel dizionario, oppure di selezionare una delle correzioni proposte, quindi clicca il pulsante Ignora questa volta se ritieni che il termine inserito in quel contesto è corretto, ma desideri che il programma ti segnali nuovamente la parola se fosse presente in un’altra parte del documento.
L’opzione Ignora tutto ti permette di non correggere la parola in questa occasione e anche le successive volte in cui dovesse comparire nel documento.

In modo analogo si comportano i comandi: Cambia e Cambia tutto. Ti consentono cioè di cambiare il termine errato solo nella porzione di testo in cui è segnalato in quel momento, oppure di correggere, in tutto il documento, lo stesso errore. Nel caso il correttore trovasse una parola ripetuta due volte, il comando Cambia viene sostituito con Elimina.

Il pulsante Correzione automatica, come definisce il termine stesso, lascia al “giudizio” del correttore l’eliminazione di eventuali errori. In modo automatico il primo suggerimento tra quelli presenti nell’elenco andrà a sostituire il termine ritenuto errato.

Il pulsante Opzioni visualizza una seconda finestra di dialogo in cui puoi modificare i parametri della correzione Ortografica e grammaticale.

Per intervenire nella definizione dei parametri della correzione automatica, clicca con il testo destro del mouse sulla parola che presenta la sottolineatura ondulata rossa e dal menu di scelta rapida seleziona Correzione automatica, quindi Opzioni correzione automatica. Lo stesso comando è disponibile nel menu Strumenti.

3.6.1.3
Aggiungere nuove parole al dizionario interno al programma.

Utilizzando la funzione Controllo ortografia e grammatica capita a volte di trovare segnalato come errore un termine in realtà corretto. Capita spesso con i termini tecnici o con i cognomi. Il programma in realtà sta segnalando una parola non presente nel suo vocabolario, se desideri puoi aggiungere questo termine al dizionario e non verrà più segnalato come errore.

Clicca con il tasto destro del mouse sulla parola che presenta la sottolineatura ondulata rossa per visualizzare il menu di scelta rapida e scegli Aggiungi.

Per visualizzare la finestra di dialogo Ortografia e grammatica dal menu di scelta rapida scegli Controllo ortografia.
In alternativa sulla barra degli strumenti Standard hai a disposizione il pulsante Controllo ortografia e grammatica. Lo stesso comando è disponibile nel menu Strumenti, oppure attraverso la tastiera premendo il tasto di scelta rapida F7.

Viene avviato il controllo ortografico e appare la finestra di dialogo che mostra, nella casella Non nel dizionario, il termine sconosciuto. Premi il pulsante Aggiungi al dizionario. La parola viene inserita nel dizionario interno al programma e non verrà più segnalata come errore.

3.6.1.4
Visualizzare l’anteprima di un documento.

Per visualizzare l’anteprima di stampa di un documento clicca il pulsante Anteprima di stampa presente sulla barra degli strumenti Standard, oppure seleziona la voce omonima nel menu File.
Se utilizzi la tastiera premi il tasto ALT, quindi F ed infine M.

L’anteprima di stampa ti permette di controllare che l’aspetto della stampa corrisponde alle tue aspettative. In modo immediato puoi verificare l’aspetto del tuo documento, i margini e l’adeguata dimensione e formattazione dei caratteri.

Attraverso la pulsantiera, disponibile subito sotto la barra dei menu, puoi intervenire modificando la percentuale di ingrandimento. Con percentuali sufficientemente basse puoi visualizzare diverse pagine. Questa visualizzazione è particolarmente utile quando si vuole avere un’idea immediata della posizione di titoli, grafici, tabelle all’interno del documento.

Un altro comando utile è Riduci di una pagina. Quando l’ultima pagina del documento su cui stai lavorando è composta solo da poche righe, questo comando ti permette di intervenire leggermente sulla dimensione del carattere utilizzato per il testo, in modo da ridurre di un’unità le pagine dell’intero documento.
Per uscire dall’anteprima di stampa premi il tasto ESC della tastiera oppure richiama dal menu File la voce Anteprima di stampa, o in alternativa clicca il pulsante Chiudi.

3.6.2.1
Scegliere opzioni di stampa, quali: documento intero, pagine specifiche, numero di copie.

Per visualizzare le opzioni di stampa, seleziona nel menu File la voce Stampa, oppure utilizza i tasti di scelta rapida CTRL+MAIUSC+F12.

Le opzioni presenti nella finestra di dialogo che appare sono relative alla Stampante, alle Pagine da stampare, alle Copie e allo Zoom.
Nel riquadro Pagine da stampare stabilisci quali sono gli elementi da stampare:Seleziona Tutte, per stampare tutte le pagine che compongono il documento. Scegli Pagina corrente, per stampare solo la pagina in cui è posizionato il cursore al momento della stampa.

Seleziona Pagine, per specificare le pagine o un intervallo di pagine da stampare. Per stampare solo una pagina, diversa da quella corrente, o pagine specifiche, inserisci il numero di pagina intervallato dal punto e virgola. Per impostare la stampa di un intervallo di pagine, inserisci il trattino tra il numero della prima pagina e il numero dell’ultima.

Nel riquadro Copie nella casella Numero di copie inserisci il numero di copie che desideri stampare, oppure utilizza i pulsanti freccia per incrementare o diminuire il valore impostato. L’opzione Fascicola è utile nel caso della stampa di più copie, perché permette di stampare le intere copie del documento, e non prima tutte le pagine 1, poi 2, poi 3, ecc …

Nella casella Nome del riquadro Stampante appare la stampante predefinita.
Se hai configurato diverse stampanti puoi scegliere quale utilizzare agendo sul menu a tendina.
Premi il pulsante OK per procedere con la stampa.

Esiste anche un’opzione denominata Stampa su file che permette di salvare il documento in un formato che può essere utilizzato anche da un'altra stampante. La stampa su file consente inoltre di mantenere intatte informazioni quali le interruzioni di pagina e di riga e la spaziatura dei caratteri. Seleziona la casella di controllo Stampa su file, quindi fai clic su OK.

Nella casella Nome file della finestra di dialogo Stampa su file digita il nome del file al quale viene associato il formato “.prn”

3.6.2.2
Stampare un documento su una stampante predefinita usando le proprie opzioni o le impostazioni predefinite.

Per stampare un documento aperto, su una stampante predefinita, clicca il pulsante Stampa presente sulla barra degli strumenti Standard. Lo stesso pulsante è disponibile anche in Anteprima di stampa.

E’ possibile stampare un documento senza necessariamente doverlo aprire e visualizzare, ad esempio nel caso di una ristampa di un documento già esistente.

Individua la corretta posizione in cui si trova il file che desideri aprire, selezionalo cliccando il tasto destro del mouse. Dal menu di scelta rapida scegli Stampa. Procedi in modo analogo se desideri stampare contemporaneamente più documenti. Prima di attivare il menu si scelta rapida devi selezionare tutti i documenti che intendi stampare.