3.5.1.1
Comprendere il termine “stampa unione” e l’unione di un’origine di dati con un documento principale come una lettera o un’etichetta.

Con il termine “stampa unione” si intende un processo che permette di unire dati provenienti da tipi diversi di documenti: un documento principale e un’origine di dati. La “stampa unione” permette di generare una serie di documenti, per lo più uguali, nei quali cambiano solo alcuni elementi.
Nel documento generato dalla “stampa unione” è presente una parte testuale fissa e una parte variabile compilata sulla base di informazioni contenute in un’origine dati.

Questa funzione è molto utile per creare una serie di documenti standard nei quali si desidera personalizzare alcuni elementi testuali come il nome del destinatario o l’indirizzo. Ad esempio un caso frequente in cui diventa molto utile usare la stampa unione si verifica quando bisogna scrivere una lettera di invito o una comunicazione commerciale che ha il testo uguale per tutti, ma deve cambiare soltanto nell’intestazione dei destinatari.

3.5.1.2
Aprire o preparare un documento principale per inserirvi campi di dati.

Per aprire o creare un documento principale attiva il menu Strumenti, seleziona la voce Lettere e indirizzi, quindi Creazione guidata Stampa unione.
Se vuoi utilizzare la tastiera premi il tasto ALT, quindi S, poi E ed infine C.

La creazione guidata illustra sei diverse fasi del processo di stampa unione e ti guida nei diversi passaggi. I primi due passaggi ti permettono di definire il documento principale, in quelli successivi, viene completato l’intero processo di stampa unione.

Nel riquadro Stampa unione che appare seleziona il tipo di documento che intendi creare:
· Lettere
· Messaggi di posta elettronica
· Buste
· Etichette
· Elenco
Analizziamo insieme la creazione di Lettere.

Fai clic su Successivo: Documento di partenza per proseguire.

Il secondo passaggio è relativo alla scelta del documento di partenza. Puoi scegliere tra le diverse opzioni:
· Usa il documento corrente, per utilizzare il documento aperto come documento principale. Nella finestra del documento puoi iniziare ora a digitare il testo.
· Inizia da un modello, per creare un documento principale partendo da un modello; nella finestra di dialogo che appare seleziona il modello desiderato e scegli OK.
· Inizia da un documento esistente se vuoi creare il documento principale sfruttando un documento già esistente. Premi il pulsante Apri, nella finestra di dialogo individua il documento desiderato, quindi selezionalo con un doppio clic o premi Apri. Effettua la tua scelta indicando l’eventuale modello o documento esistente che intendi utilizzare e premi Successivo: Selezione destinatari.

Il terzo passaggio prevede l’apertura o la creazione di una lista di distribuzione, ma questo verrà approfondito successivamente.

3.5.1.3
Aprire o preparare una lista di distribuzione, o altri file di dati, da usare nella stampa unione.

Per aprire o preparare una lista di distribuzione, attiva il menu Strumenti, seleziona la voce Lettere e indirizzi, quindi Creazione guidata Stampa unione.
Se vuoi utilizzare la tastiera premi il tasto ALT, quindi S, poi E ed infine C.

I primi due passaggi della creazione guidata ti permettono di definire il documento principale, in quelli successivi, viene definita la lista di distribuzione e completato l’intero processo di stampa unione.

Nel terzo passaggio avviene la selezione dei destinatari.
Per preparare una nuova lista distribuzione, seleziona la voce Crea un nuovo elenco e premi il pulsante Crea. Appare la finestra di dialogo Nuovo elenco indirizzi e nella sezione Informazioni indirizzo puoi digitare le informazioni che desideri includere relative, ad esempio, al titolo, nome e indirizzo. Non è necessario riempire tutti i campi.
Completata la prima voce per passare alla successiva, fai clic su Nuova voce. Se è necessario correggere o eliminare una voce precedentemente inserita, utilizza la sezione Visualizza voci per scorrere i dati inseriti per mezzo dei pulsanti: Primo, Precedente, Successivo, Ultimo. Quando la voce da modificare o eliminare è visualizzata nella maschera, inserisci le opportune modifiche o premi il pulsante Elimina voce.

Se desideri ricercare una voce in particolare, clicca Trova voce. Se invece i campi proposti non soddisfano pienamente le tue esigenze, premi il pulsante Personalizza. Nella finestra di dialogo che appare puoi aggiungere, eliminare o rinominare un campo. Ti è inoltre possibile variare l’ordine con cui si presentano i campi attraverso i pulsanti Sposta su, Sposta giù.

Terminate le personalizzazioni premi OK per tornare alla finestra di dialogo Nuovo elenco indirizzi.
Quando hai inserito tutte le voci di indirizzo desiderate, scegli Chiudi.

Nella finestra di dialogo Salva elenco indirizzi digita il nome, nella casella Nome file, da assegnare all'elenco indirizzi, quindi seleziona la cartella in cui memorizzare l'elenco.
L'elenco viene salvato, in modo predefinito, nella cartella Origini dati utente. Non spostare l'elenco da questa posizione perché nella stessa cartella predefinita verranno cercate le origini dati e non sarà quindi necessario scorrere tutti i file e le cartelle per individuarlo. Fai clic su Salva. Tutti i contatti del nuovo elenco sono visualizzati nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione, dove è possibile selezionare l'elenco dei destinatari da includere nell'unione.

Seleziona Usa elenco esistente e premi Sfoglia per utilizzare una lista distribuzione già esistente. Nella finestra di dialogo Seleziona origine dati che appare, individua e seleziona l'origine dati desiderata. In base all'impostazione predefinita, viene aperta la cartella Origini dati utente.
Se la fonte di origine dei dati è costituita da un file Excel, Access, rtf, ecc … seleziona dal menu a discesa Tipo file il tipo di documento e quindi seleziona il file e premi Apri.
A seconda del tipo di origine dati selezionato, possono apparire altre finestre di dialogo nelle quali sono richieste delle informazioni specifiche. Se, ad esempio, l’origine dati selezionata è un foglio di lavoro di Microsoft Excel in cui le informazioni sono divise tra più fogli, è necessario innanzitutto selezionare il foglio contenente le informazioni desiderate, quindi scegliere OK.

Se disponi di un server SQL seleziona Nuova connessione a SQL server per avviare la creazione guidata per connetterti al server del database. Se il database di cui disponi è Oracle o altro tipo seleziona Connetti a nuova origine di dati oppure premi il pulsante Nuova origine … posto in basso sulla destra della casella Nome file.

L’opzione Seleziona dai contatti di Outlook ti permette di utilizzare come lista di distribuzione i contatti presenti nella rubrica di Outlook. Clicca Scegli cartella Contatti e nella finestra di dialogo seleziona l'elenco di contatti desiderato, quindi scegli OK.
Tutti i contatti del nuovo elenco vengono visualizzati nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione, dove è possibile selezionare l'elenco dei destinatari da includere nell'unione. Terminato questo passaggio viene indicato l’elenco appena creato come un file esistente, procedi premendo Successivo: Composizione lettera.

Nel quarto passaggio, la creazione guidata ti invita, se non l’hai già fatto in precedenza, a digitare il testo del documento principale che desideri visualizzare in ciascuna lettera tipo. Occorre inoltre inserire nel testo i campi unione, nomi, indirizzi e altri dati provenienti dall'origine dati. Analizzeremo in seguito questa procedura per terminare il processo di stampa unione.

3.5.1.4
Unire una lista di distribuzione a una lettera o a un documento di etichette.

Per unire una lista di distribuzione a una lettera, attiva il menu Strumenti, seleziona la voce Lettere e indirizzi, quindi Creazione guidata Stampa unione.
Se vuoi utilizzare la tastiera premi il tasto ALT, quindi S, poi E ed infine C.

I primi passaggi della creazione guidata, che abbiamo già analizzato, ti permettono di impostare il documento principale e definire la lista di distribuzione. Completiamo ora l’intero processo di stampa unione unendo questi due elementi.

Il quarto passaggio, della creazione guidata ti invita, se non l’hai già fatto in precedenza, a digitare il testo del documento principale che desideri visualizzare in ciascuna lettera tipo. Occorre inoltre inserire nel testo i campi unione, nomi, indirizzi e altri dati provenienti dall'origine dati. Nel documento principale posiziona il cursore nel punto in cui desideri inserire il campo, quindi scegli uno degli elementi proposti:

· Blocco indirizzi ti consente attraverso una finestra di dialogo, di selezionare gli elementi dell'indirizzo che desideri includere, permettendoti in modo rapido di specificare il tipo di visualizzazione degli elementi, proponendoli in un area anteprima. Scegli OK per confermare la tua impostazione.



· Formula di apertura prevede la possibilità di selezionare il formato di una formula di esordio che include il saluto, il formato del nome e la punteggiatura che segue. E’ possibile anche selezionare il testo da visualizzare al posto del nome del destinatario nel caso in cui questo non fosse presente nell’origine dati.

· Clicca Altro per effettuare una selezione, da campi indirizzi o campi database, che verranno automaticamente associati ai campi corrispondenti nell'origine dati. Termina la stesura del documento principale completo dei campi unione avendo cura di inserire eventuali ritorni a capo, spaziature, punteggiatura, ed infine clicca Successivo: Anteprima lettere.

Il quinto passaggio prevede l’anteprima delle lettere.
Attraverso i pulsanti freccia posti a destra e a sinistra della voce Destinatario puoi visualizzare in sequenza tutti i documenti ottenuti. Per individuare e visualizzare in anteprima una voce particolare, clicca su Trova destinatario, quindi specifica i criteri di ricerca nella finestra di dialogo Trova voce. Se è necessario ridefinire l’elenco dei destinatari puoi intervenire escludendo il destinatario visualizzato nel documento in anteprima oppure modificare l’intero elenco dei destinatari cliccando su Modifica elenco destinatari.
Completate le operazioni nell’anteprima clicca Successivo: Completamento unione.

L’ultimo passaggio prevede la possibilità di stampare i documenti creati con la stampa unione, oppure di intervenire nei singoli documenti per personalizzare con le opportune modifiche.

Se possiedi familiarità con il processo di stampa unione e preferisci non servirti della creazione guidata, puoi utilizzare i pulsanti disponibili sulla barra degli strumenti Stampa unione. I comandi sono disposti sulla barra in sequenza da sinistra verso destra. Clicca il pulsante Impostazioni documento principale per definire il tipo di documento che vuoi impostare, ad esempio Etichette.
Nella finestra di dialogo che appare seleziona le informazioni per impostare il formato , clicca il pulsante Nuova etichetta se desideri creare una etichetta personalizzata definendo le specifiche misure.

Prosegui definendo l’origine dei dati, cliccando il pulsante Apri origine dati.

Per gestire la lista distribuzione, utilizza il pulsante Destinatari Stampa unione. Per inserire nuovi record premi il pulsante Modifica e quindi Nuovo. Digita in ciascun campo le informazioni relative ai nuovi dati, clicca il pulsante Chiudi al termine dell’inserimento. I nuovi dati vengono visualizzati nell’elenco, premi OK per confermare la lista dei destinatari.

Puoi cominciare ora il processo di inserimento dei campi: posiziona il puntatore nel punto in cui desideri inserire il campo e premi il pulsante Inserisci campo unione.
Nella finestra che appare, seleziona il campo dell’origine dei Dati e premi Inserisci, o fai doppio clic. Ripeti questa operazione per ogni campo unione che desideri venga riportato nell’etichetta, avendo cura di inserire eventuali ritorni a capo, spazi, punteggiatura. Si presume che le etichette riportino gli stessi campi, per questo, una volta inseriti i campi nella prima etichetta Word permette di riportarli automaticamente sulle altre utilizzando il pulsante Diffondi etichette.

Terminato l’inserimento dei campi premi Unisci in nuovo documento per procedere alla creazione delle singole etichette. Se prima di procedere preferisci controllare il risultato ottenuto, premi Visualizza dati uniti. A questo punto utilizza i pulsanti di spostamento, per visualizzare le singole etichette.

Per terminare e stampare il tuo lavoro, premi il pulsante Unisci alla stampante.